E-Mailings


Rechtlich einwandfrei
versenden

E-Mailings - gesetzliche Regelung

Der E-Mailing Versand als günstiges und topaktuelles Werbe-Medium hat in Deutschland eine Grundvoraussetzung: Das Einholen von Einverständnissen der Empfänger (s. § 7 UWG). Auch muss der Empfänger stets die Möglichkeit haben, sich ohne besonderen Kostenaufwand gegen den Empfang eines solchen E-Mailing auszusprechen (z.B. durch Mail-Antwort).

 


Vor dem ersten E-Mail Versand ist somit folgendes zu prüfen:  Handelt es sich bei dem Versand um E-Mail-Werbung? Wenn ja: Liegt das Einverständnis des Empfängers vor? Einzige Ausnahme sind bestehende Geschäftsbeziehungen. Die E-Mail-Adressen sollten Sie dabei vom Kunden selbst erhalten haben. Aber auch Ihren Kunden sollten Sie nur E-Mail-Werbung senden, wenn diese erwünscht ist.

Tipps zum Einholen eines Einverständnisses

Wichtig ist, dass die Einwilligung absichtlich und eindeutig getätigt wurde. Eine Möglichkeit zur Adressgewinnung ist die Einrichtung eines Formulars auf einem Angebot oder auf der Webseite, mit dem man sich z.B. für den Erhalt des Newsletters oder Sonderangebote schriftlich oder per E-Mail anmelden kann. Mit diesem Formular werden die gewünschten Adressdaten inkl. E-Mail-Adresse abgefragt. Dabei ist darauf zu achten, dass die Erlaubnis protokolliert und jederzeit abrufbar ist. Ein übliches Verfahren für die elektronische Einwilligungsgewinnung ist das Double Opt-In. Hier wird dem Adressinhaber nach der ersten Anmeldung eine Bestätigungsmail mit einem Bestätigungslink zugesandt. Erst mit dem Klick auf diesen Link wird der Adressat in den Abonnentenpool aufgenommen.

Rechtskonforme Gestaltung

Pflichtangaben E-Mail

Für externe E-Mails gelten in DE diese Pflichtangaben:

  • Firmenname mit Rechtsform
  • Geschäftssitz
  • zuständiges Registergericht & Handelsregisternummer
  • Angabe der Verwantwortlichen:
    GmbH: Geschäftsführer 
    AG: Vorstände 
  • ggf.: Aufsichtsratsvors.

 

Infos des Justizministeriums:
BJMV

Aufbau Werbe-Mails

Speziell für Werbemails gelten diese Vorgaben:

  • Absender erkennbar
  • Im Betreff ist ersichtlich, dass es eine Werbe-Mail ist
  • Vermerk, dass das Mailing nur an Empfänger mit Erlaubnis geht
  • Einfache Austragung möglich (z.B. Abmeldelink)
  • Impressum

 

Gesetzestext:
Telemediengesetz

So sollten Sie mit Austragungen umgehen

Austragungen des Empfängers müssen respektiert werden, indem bei jeder weiteren Aussendung zwingend die ausgetragenen Empfänger herausgefiltert werden.

 

Unser Tipp:

 

Durch die Verwendung des GTC-Abmeldelinks oder bei der Arbeit mit der bei GTC geführten Datenbank läuft die Abmeldung vollkommen automatisch und absolut zuverlässig. Empfänger werden bei Klick auf den integrierten Abmeldelink in einer E-Mail automatisch für kommende Aussendungen gesperrt. Bei Verwendung der GTC-Datenbank kann der Empfänger außerdem seine Daten jederzeit selbständig ändern.

Rechnungsversand

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail von Unternehmen zu Unternehmen versendet werden, die digitale Signatur ist nicht mehr verpflichtend.

 

Die elektronische Rechnung ist einfach zu organisieren und spart Porto, Druckkosten und Postlaufzeit.

Abgesehen von der Aufbewahrungsfrist bleiben alle geltenden Gesetze zur Rechnungserstellung bestehen.

Möglichkeiten

So können Sie elektronische Rechnungen übermitteln:

 

  • als PDF per E-Mail
  • als Download auf einer Website -
    mit Direktlink, den der Kunde per E-Mail erhält
  • per Übertragung durch ein Computer-Fax

Anforderungen

  • Zustimmung: Einverständnis für die elektron. Rechnung muss nicht extra eingeholt werden. Aufnahme in AGBs reicht. Zahlung gilt im Nachhinein als Zustimmung.
  • Gleiche Inhaltsvorgaben wie bei gedruckten Rechnungen.
  • Gleiche Aufbewahrungsfrist für Empfänger: 10 Jahre im Format, in dem sie eingegangen sind.

Alle Angaben ohne Gewähr!

Landscape

Martina Assenmacher

Ingram Micro Pan Europe GmbH

"Den E-Mail Versand unserer Newsletters erledigen wir in nur wenigen Minuten - und trotzdem super-professionell. Wir brauchen keine zusätzliche Software und müssen uns nicht langfristig binden. So bleiben wir flexibel. Zudem schätzen wir den Support der aufmerksamen GTC-Mitarbeiter."

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Uwe Streb

Festina Uhren GmbH

"Der Kundenservice hat uns super beraten. Jetzt holen wir viel mehr aus unseren Aktionen heraus, können Kampagnenvergleiche machen und erreichen genau, was wir wollen."

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Jürgen Klein

DATEV eG

"GTC ist unser langjähriger Partner für den SMS- und E-Mail-Versand und super zuverlässig. Daumen hoch."

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Bettina Holz

X-PERION Consulting AG

"Unsere Mitarbeiter sind in ganz Deutschland unterwegs, teilweise sogar europaweit. Eine regelmäßige Abstimmung ist hierbei unerlässlich. Mit GTC central-meeting sind wir völlig unabhängig: jeder wählt sich einfach per Telefon ein. Da spielt es keine Rolle, wo der Kollege gerade ist. Über internationale Einwahlnummern erfolgt die Einwahl auch aus dem Ausland zu geringen Kosten."

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Edgar Augel

Stadtmobil carsharing AG

"Mit dem Template-Editor erstellte E-Mailings sehen super aus. Außerdem passen sich unsere Mailings jetzt mit Responsive Design immer an die Größe der Empfangsgeräte an. Toll."

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Roland M. Rupp

Schweizerischer KMU Verband

"Der Service bei GTC lässt keine Wünsche offen. Auch die einfache Bedienung, die Auswertung und die mehrsprachige Menüführung sind top."

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Christof Korr

CreditPlus Bank AG

"Eine SMS wird nicht übersehen. Deshalb ist ein SMS-Mailing unsere Wahl, wenn es darauf ankommt. Mit GTC haben wir dazu einen Profi gefunden, mit dem alles super läuft. Und was uns besonders wichtig ist: Alle Daten bleiben in Deutschland."

Zu unseren zufriedenen Kunden zählen
+49 (0)7 11 - 4 90 90-0