E-Mailings - gesetzliche Regelung
Der E-Mailing Versand als günstiges und topaktuelles Werbe-Medium hat in Deutschland eine Grundvoraussetzung: Das Einholen von Einverständnissen der Empfänger (s. § 7 UWG). Auch muss der Empfänger stets die Möglichkeit haben, sich ohne besonderen Kostenaufwand gegen den Empfang eines solchen E-Mailing auszusprechen (z.B. durch Mail-Antwort).
Vor dem ersten E-Mail Versand ist somit folgendes zu prüfen: Handelt es sich bei dem Versand um E-Mail-Werbung? Wenn ja: Liegt das Einverständnis des Empfängers vor? Einzige Ausnahme sind bestehende Geschäftsbeziehungen. Die E-Mail-Adressen sollten Sie dabei vom Kunden selbst erhalten haben. Aber auch Ihren Kunden sollten Sie nur E-Mail-Werbung senden, wenn diese erwünscht ist.
Tipps zum Einholen eines Einverständnisses
Wichtig ist, dass die Einwilligung absichtlich und eindeutig getätigt wurde. Eine Möglichkeit zur Adressgewinnung ist die Einrichtung eines Formulars auf einem Angebot oder auf der Webseite, mit dem man sich z.B. für den Erhalt des Newsletters oder Sonderangebote schriftlich oder per E-Mail anmelden kann. Mit diesem Formular werden die gewünschten Adressdaten inkl. E-Mail-Adresse abgefragt. Dabei ist darauf zu achten, dass die Erlaubnis protokolliert und jederzeit abrufbar ist. Ein übliches Verfahren für die elektronische Einwilligungsgewinnung ist das Double Opt-In. Hier wird dem Adressinhaber nach der ersten Anmeldung eine Bestätigungsmail mit einem Bestätigungslink zugesandt. Erst mit dem Klick auf diesen Link wird der Adressat in den Abonnentenpool aufgenommen.
Rechtskonforme Gestaltung
Pflichtangaben E-Mail
Für externe E-Mails gelten in DE diese Pflichtangaben:
- Firmenname mit Rechtsform
- Geschäftssitz
- zuständiges Registergericht & Handelsregisternummer
- Angabe der Verwantwortlichen:
GmbH: Geschäftsführer
AG: Vorstände - ggf.: Aufsichtsratsvors.
Aufbau Werbe-Mails
Speziell für Werbemails gelten diese Vorgaben:
- Absender erkennbar
- Im Betreff ist ersichtlich, dass es eine
Werbe-Mail ist - Vermerk, dass das Mailing nur an Empfänger mit Erlaubnis geht
- Einfache Austragung möglich (Abmeldelink)
- Impressum
So sollten Sie mit Austragungen umgehen
Austragungen des Empfängers müssen respektiert werden, indem bei jeder weiteren Aussendung zwingend die ausgetragenen Empfänger herausgefiltert werden.
Unser Tipp:
Durch die Verwendung des GTC-Abmeldelinks oder bei der Arbeit mit der bei GTC geführten Datenbank läuft die Abmeldung vollkommen automatisch und absolut zuverlässig. Empfänger werden bei Klick auf den integrierten Abmeldelink in einer E-Mail automatisch für kommende Aussendungen gesperrt. Bei Verwendung der GTC-Datenbank kann der Empfänger außerdem seine Daten jederzeit selbständig ändern.
Rechnungsversand
Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail von Unternehmen zu Unternehmen versendet werden, die digitale Signatur ist nicht mehr verpflichtend.
Die elektronische Rechnung ist einfach zu organisieren und spart Porto, Druckkosten und Postlaufzeit.
Abgesehen von der Aufbewahrungsfrist bleiben alle geltenden Gesetze zur Rechnungserstellung bestehen.
Möglichkeiten
So können Sie elektronische Rechnungen an Ihre Kunden übermitteln:
- als PDF per E-Mail
- als Download auf einer Website -
mit Direktlink (per Mail versandt) - per Übertragung durch ein Computer-Fax
Anforderungen
- Zustimmung: Einverständnis für die elektron. Rechnung muss nicht extra eingeholt werden. Aufnahme in AGBs reicht. Zahlung gilt im Nachhinein als Zustimmung.
- Gleiche Inhaltsvorgaben wie bei gedruckten Rechnungen.
- Gleiche Aufbewahrungsfrist für Empfänger: 10 Jahre im Format, in dem sie eingegangen sind.
Alle Angaben ohne Gewähr!
