E-Mailings - gesetzliche Regelung
E-Mailings sind nach wie vor ein besonders schnelles und kostengünstiges Werbe-Medium - einfacher und schneller lassen sich große Empfängerkreise kaum erreichen. Doch der E-Mailing Versand ist kein rechtsfreier Raum - vielmehr gibt es strenge rechtliche Rahmenbedingungen.
Einverständnis ist Pflicht
Bei jeder irgendwie gearteten E-Mail-Werbung ist das ausdrückliche Einverständnis des Empfängers Pflicht. Und das muss im Zweifelsfall auch nachgewiesen werden - ein einfaches "Single-Opt-In", also die reine Eintragung einer Mail-Adresse auf der Webseite ist dafür nicht ausreichend: Zu einfach könnte es zu Missbrauch durch Dritte kommen. Daher reicht das vor Gericht als Nachweis nicht aus.
Wichtig: Diese Regelung gilt nicht nur für "alleinstehende Werbemails", sondern auch für Werbung innerhalb notwendiger Mail-Kommunikation (Bestätigungsmails, Rechnungsversand u.ä.).
Eine Ausnahme ist die Bestandskundenwerbung. Unter bestimmten Voraussetzungen ist die auch ohne explizites Einverständnis erlaubt.
Tipps zum Einholen eines Einverständnisses
Wichtig ist, dass die Einwilligung absichtlich und eindeutig getätigt wurde - und von Ihnen nachgewiesen werden kann. Prinzipiell kann dies auch persönlich auf einem Messestand oder am Telefon erfolgen (Der Nachweis wird hier nur schwieriger - im Zweifelsfall hilft hier aber eine kurze Bestätigung per Mail nach dem Gespräch).
Üblicherweise erfolgt die Einwilligung über ein Formular auf Ihrer Webseite, in dem die gewünschten Daten inklusive Mail-Adresse abgefragt werden. Nur die Mail-Adresse sollte dabei ein Pflichtfeld sein.
Zum Nachweis für Sie empfiehlt sich das "Double-Opt-In-Verfahren": nach Absenden des Formulars wird automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an die eingetragene Mail-Adresse geschickt. Nur wenn der Bestätigungslink geklickt wird, erfolgt die Eintragung. So schließen Sie Missbrauch durch Dritte aus - und vermeiden so ggf. Ärger mit fälschlich eingetragenen Empfängern.
Machen Sie gleich bei der Eintragung deutlich, dass (und am besten auch wie) der Empfänger sich jederzeit aus dem Verteiler auch wieder austragen kann.
Sonderfall: Bestandskunden
E-Mail-Werbung an Bestandskunden ist unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne ausdrückliche Einwilligung zulässig. Allerdings nur bei einer bestehenden Geschäftsbeziehung und nur, wenn der Kunde Ihnen die Mail-Adresse selbst gegeben hat - bspw. bei Vertragsabschluss oder Anlegen eines Kundenkontos. Sie dürfen die Mail-Adresse nicht aus anderen Quellen beziehen.
Die Werbung darf nur für gleiche bzw. ähnliche Produkte bzw. Dienstleistungen von Ihnen selbst erfolgen - bzw. für Zubehör / Zusatzleistungen zum bereits erworbenen Produkt.
Wichtig ist, dass der Kunde von Anfang an darauf deutlich hingewiesen wird, dass er dem Erhalt jederzeit widersprechen kann. In jeder einzelnen Mail muss dann eine einfache, klar erkennbare und kostenlose Austragungsmöglichkeit bestehen - bspw. über einen Abmedelink. Das macht die Handhabung für Sie einfach - und vermeidet Ärger.
Und selbstverständlich: sobald ein Kunde dem Erhalt widersprochen hat, müssen Sie ihn zuverlässig aus allen Ihren Mailinglisten entfernen
Voraussetzungen
- Bestehende Kundenbeziehung zwischen Absender und Empfänger
- Mail-Adresse vom Kunden selbst erhalten
- Werbung nur für eigene ähnliche Waren, Dienstleistungen bzw. Zubehör
- Deutlicher Hinweis auf das Widerspruchsrecht des Kunden
- Kunde hat dem Erhalt nicht widersprochen
Pflichtangaben in einer E-Mail
Ganz gleich ob Auftragsbestätigung oder Werbe-Mailing: Für externe E-Mails gelten für Unternehmen in Deutschland Pflichtangaben, die die E-Mail enthalten muss.
Es reicht dabei nicht, einfach auf ein Impressum zu verlinken. Vielmehr muss die E-Mail selbst bestimmte Pflichtangaben enthalten:
- Firmenname mit Rechtsform
- Geschäftssitz
- zuständiges Registergericht & Handelsregisternummer
- Angabe der Verwantwortlichen, also in der GmbH: Geschäftsführer, in der AG: Vorstände
Speziell für Werbemails ist zusätzlich wichtig:
- der Absender muss klar erkennbar sein
- Im Betreff ist ersichtlich, dass es eine Werbe-Mail ist
- ein Vermerk, dass das Mailing nur an Empfänger mit Erlaubnis geht
- eine einfache Austragung muss möglich sein
Widerruf / Austragung
In jeder E-Mail bzw. jedem Fax müssen Sie dem Empfänger auf einfache Art und Weise und ohne Zusatzkosten die Möglichkeit geben, sich aus dem Newsletter auszutragen. Bei einem E-Mailing muss dies durch einen Klick möglich sein. Das lässt sich am einfachsten mit einem Abmeldelink realisieren: jeder Empfänger, der auf diesen Link klickt, wird automatisch auf Ihre Kundensperrliste bei uns gesetzt und dauerhaft und sicher vom Versand ausgeschlossen.
Wichtig: Gehen Sie besonders sorgfältig mit Abmeldungen um. Austragungen des Empfängers müssen immer respektiert werden. Stellen Sie sicher, dass keine weitere E-Mail an die betroffene E-Mail-Adresse gesandt wird.
Unser Tipp:
Durch die Verwendung des GTC-Abmeldelinks oder bei der Arbeit mit der bei GTC geführten Datenbank läuft die Abmeldung vollkommen automatisch und absolut zuverlässig. Empfänger werden bei Klick auf den integrierten Abmeldelink in einer E-Mail automatisch für kommende Aussendungen gesperrt. Bei Verwendung der GTC-Datenbank kann der Empfänger außerdem seine Daten jederzeit selbständig ändern.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Sie sind verpflichtet, auch bei der Auswahl von Dienstleistern, an die Sie Daten zur Bearbeitung übergeben, entsprechende Sorgfalt walten zu lassen. Unter anderem muss sichergestellt sein, dass die Daten in der EU oder einem entsprechend von der EU autorisierten Drittstaat bleiben.
Vertraglich festgelegt wird dies in einem Auftragsverarbeitungsvertrag, den jedes Unternehmen abschließen muss, das personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten lässt. Sie benötigen diesen Vertrag somit auch mit GTC, wenn Sie Mailings über uns versenden.
Unseren Auftragsverarbeitungsvertrag finden Sie hier: Auftragsverarbeitungsvertrag. Bitte füllen Sie ihn aus und senden ihn uns – Sie erhalten ein gegengezeichnetes Exemplar von uns zurück.
Aufnahme in die Datenschutzerklärung
Auf Ihrer Webseite müssen Sie Ihre Datenschutzerklärung veröffentlichen. Hier führen Sie auf, an wen Sie personenbezogene Daten übermitteln und zu welchem Zweck. Beim Versand über GTC sollte die Datenschutzerklärung somit den Hinweis enthalten, dass Sie die E-Mail-Adresse und eventuell noch zusätzliche (zur Personalisierung notwendige) Daten an GTC übermitteln, um an diese Ihren Newsletter versenden zu lassen. Die Datenschutzerklärung sollte auf Ihrer Webseite zugänglich sein, so dass der Nutzer stets über den Verbleib seiner - wie auch immer erhobenen - Daten informiert ist.
Hier sehen Sie als Beispiel die Datenschutzerklärung von GTC.
Fazit
E-Mail-Werbung ist ein kostengünstiges, schnelles und effizientes Medium, um Ihre Zielgruppe zu erreichen. Voraussetzung dafür ist immer das Einverständnis des Empfängers bzw. eine bestehende Kundenbeziehung unter gewissen Voraussetzungen. Das ist nicht nur rechtlich einwandfrei - es vermeidet auch unnötige Arbeit mit verärgerten Empfängern und ein schlechtes Image.
Der Kauf von E-Mail-Adressen ist keine gute Idee. Nicht nur, weil die Adressen in der Regel so "abgenutzt sind", dass Ihre E-Mail vermutlich nur im Spam-Filter landet bzw. ungelesen gelöscht wird. Sie selbst benötigen als Absender das Einverständnis des Empfängers - und das kann bei gekauften Adressen nicht vorliegen. Dies kann nicht nur dazu führen, dass diese Mails nicht den gewünschten Erfolg haben: vielmehr kann es passieren, dass Ihre Absenderdomain als Spam-Absender abgewertet wird und auch Ihre erwünschten Mails nicht mehr ihr Ziel erreichen. Daher sollten Sie nur auf Ihre eigenen Adressen setzen.
Alle Angaben ohne Gewähr!
