E-Mailings - gesetzliche Regelung
E-Mailings sind nach wie vor ein besonders kostengünstiges und topaktuelles Werbe-Medium - einfacher und schneller lassen sich große Empfängerkreise kaum erreichnen. Doch der E-Mailing Versand ist kein rechtsfreier Raum - vielmehr gibt es strenge rechtliche Rahmenbedingungen. Worauf Sie achten sollten, finden Sie im Folgenden.
Einverständnis ist Pflicht
Bei jeder irgendwie gearteten E-Mail-Werbung ist das ausdrückliche Einverständnis des Empfängers Pflicht. Und das muss im Zweifelsfall auch durch den Werbenden nachgewiesen werden - ein einfaches "Single-Opt-In", also die reine Eintragung einer Mail-Adresse auf der Webseite ist dafür nicht ausreichend: Zu einfach könnte es zu Missbrauch durch Dritte kommen. Daher reicht vor Gericht eine Bestätigung per Single-Opt-In als Nachweis nicht aus.
Diese Regelung gitl nicht nur für "reine alleinestehende Werbemails": der Gesetzgeber wertet auch Werbung innerhalb notwendiger Mail-Kommunikation (Bestätigungsmails, Rechnungsversadn u.ä.) als solche. Damit ist auch hier das Einverständnis Pflicht.
Eine Ausnahme stellt die Bestandskundenwerbung dar, die unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne explizites Einverständnis erlaubt ist - dazu später mehr.
Tipps zum Einholen eines Einverständnisses
Wichtig ist, dass die Einwilligung absichtlich und eindeutig getätigt wurde - und von Ihnen nachgewiesen werden kann. Prinzipiell kann dies auch persönlich auf einem Messestand oder am Telefon erfolgen. (Der Nachweis wird hier nur schwieriger - im Zweifelsfall hilft hier aber eine kurze Bestätigung per Mail nach dem Gespräch.)
Üblicherweise erfolgt die Einwilligung über ein Formular auf Ihrer Webseite, in dem die gewünschten Daten inklusive Mail-Adresse abgefragt werden. Nur die Mail-Adresse sollte dabei ein Pflichtfeld sein.
Zum Nachweis für Sie empfiehlt sich das "Double-Opt-In-Verfahren": nach Absenden des Formulars wird automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an die eingetragene Mail-Adresse geschickt. Nur wenn der Bestätigungslink geklickt wird, erfolgt die Eintragung. So schließen Sie Missbrauch durch Dritte aus - und vermeiden so ggf. Ärger mit fälschlich eingetragenen Empfängern.
Machen Sie gleich bei der Eintragung dabei deutlich, dass (und am besten auch wie) der Empfänger sich jederzeit aus dem Verteiler auch wieder austragen kann.
Ausnahme: Bestandskunden
E-Mail-Werbung an Bestandskunden ist unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne ausdrückliche Einwilligung zulässig. Allerdings nur bei einer bestehenden Geschäftsbeziehung und nur dann, wenn der Kunde Ihnen die betroffene Mail-Adresse selbst gegeben hat - bspw. bei Vertragsabschluss oder Anlegen eines Kundenkontos. Sie dürfen die Mail-Adresse nicht aus anderen Quellen beziehen.
Die Werbung darf nur für gleiche bzw. ähnliche Produkte bzw. Dienstleistungen von Ihnen selbst erfolgen - bzw. für Zubehör / Zusatzleistungen zum bereits erworbenen Produkt.
Wichtig ist, dass der Kunde von Anfang an darauf deutlich hingewiesen wird, dass er dem Erhalt jederzeit widersprechen kann. Und auch in jeder weiteren Werbemail sollte die Austragungsmöglichkeit für den Kunden klar und deutlich bestehen - bspw. über einen Abmedelink. Das macht die Handhabung für Sie einfach - und vermeidet Ärger mit dem Kunden.
Und selbstverständlich: sobald ein Kunde dem Erhalt widersprochen hat, müssen Sie ihn zuverlässig aus allen Ihren Mailinglisten entfernen
Voraussetzungen
- Bestehende Kundenbeziehung
- Mail-Adresse vom Kunden selbst erhalten
- Werbung nur für eigene ähnliche Waren / Leistungen bzw. Zubehör
- Deutlicher Hinweis auf das Widerspruchsrecht des Kunden
- Kunde hat dem Erhalt nicht widersprochen
Rechtskonforme Gestaltung
Pflichtangaben E-Mail
Für externe E-Mails gelten in DE diese Pflichtangaben:
- Firmenname mit Rechtsform
- Geschäftssitz
- zuständiges Registergericht & Handelsregisternummer
- Angabe der Verwantwortlichen:
GmbH: Geschäftsführer
AG: Vorstände - ggf.: Aufsichtsratsvors.
Aufbau Werbe-Mails
Speziell für Werbemails gelten diese Vorgaben:
- Absender erkennbar
- Im Betreff ist ersichtlich, dass es eine
Werbe-Mail ist - Vermerk, dass das Mailing nur an Empfänger mit Erlaubnis geht
- Einfache Austragung möglich (Abmeldelink)
- Impressum
Datenschutzerklärung
Auf Ihrer Webseite müssen Sie Ihre Datenschutzerklärung veröffentlichen. Hier führen Sie auf, an wen Sie personenbezogene Daten übermitteln und zu welchem Zweck. Beim Versand über GTC sollte die Datenschutzerklärung somit den Hinweis enthalten, dass Sie beispielsweise die E-Mail-Adresse, Fax- oder Mobilnummer und eventuell noch zusätzliche (zur Personalisierung notwendige) Daten an GTC übermitteln, um an diese Ihren Newsletter versenden zu lassen. Die Datenschutzerklärung sollte auf Ihrer Webseite zugänglich sein, so dass der Nutzer stets über den Verbleib seiner - wie auch immer erhobenen - Daten informiert ist.
Hier sehen Sie als Beispiel die Datenschutzerklärung von GTC.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Sie sind verpflichtet, auch bei der Auswahl von Dienstleistern, die an die Sie Daten zur Bearbeitung übergeben, entsprechende Sorgfalt walten zu lassen. Unter anderem muss sichergestellt sein, dass die Daten immer in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder einem Drittstaat, für den ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, bleiben.
Vertraglich festgelegt wird dies in einem Auftragsverarbeitungsvertrag, den jedes Unternehmen abschließen muss, das personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten lässt. Sie benötigen diesen Vertrag somit auch mit GTC, wenn Sie Mailings über uns versenden. Wir haben einen entsprechenden Vertrag schon für Sie vorbereitet - Sie finden ihn hier: Auftragsverarbeitungsvertrag. Bitte füllen Sie ihn aus und senden ihn uns – Sie erhalten ein gegengezeichnetes Exemplar von uns zurück.
Widerruf / Austragung
In jeder E-Mail bzw. jedem Fax müssen Sie dem Empfänger auf einfache Art und Weise und ohne Zusatzkosten die Möglichkeit geben, sich wieder aus dem Newsletter auszutragen. Bei einem E-Mailing muss dies durch einen Klick möglich sein. Das lässt sich das am einfachsten mit einem Abmeldelink realisieren: jeder Empfänger, der auf diesen Link klickt, wird automatisch auf Ihre Kundensperrliste bei uns gesetzt und dauerhaft und sicher vom Versand ausgeschlossen. Bei einem Telefax empfiehlt sich ein Ankreuzfeld mit einer normalen Rücksendefaxnummer, mit dem der Empfänger sich per Rückfax mit möglichst wenig Aufwand austragen lassen kann.
So sollten Sie mit Austragungen umgehen
Austragungen des Empfängers müssen respektiert werden, indem bei jeder weiteren Aussendung zwingend die ausgetragenen Empfänger herausgefiltert werden.
Unser Tipp:
Durch die Verwendung des GTC-Abmeldelinks oder bei der Arbeit mit der bei GTC geführten Datenbank läuft die Abmeldung vollkommen automatisch und absolut zuverlässig. Empfänger werden bei Klick auf den integrierten Abmeldelink in einer E-Mail automatisch für kommende Aussendungen gesperrt. Bei Verwendung der GTC-Datenbank kann der Empfänger außerdem seine Daten jederzeit selbständig ändern.
Alle Angaben ohne Gewähr!
