So hat Ihr Fax-Mailing Erfolg
18.12.2024
10 Tipps für das optimale Fax-Mailing
Sie denken bei Fax an ein verstaubtes Thermofaxgerät? Weit gefehlt: heutzutage wird ein Großteil der Faxe online versandt und empfangen. Das „Fax“ ist ein Übertragungsweg und nicht zwingend mit „Papier“ verbunden.
Nicht ohne Grund setzt man vielfach wieder auf das Fax: denn ein Fax bleibt nicht im Spam-Filter hängen – und der erste Augenschein ist ihm sicher: erst dann lässt sich die Relevanz einschätzen. Zudem ist ein Fax sicherer als eine E-Mail. Denn ein Fax abzufangen ist zwar theoretisch möglich – aber der Aufwand wäre immens hoch.
So vereint das Fax die Schnelligkeit und Kosteneffizienz einer E-Mail – und nutzt dabei sein Nischendasein geschickt. Ganz gleich ob Angebote, Umzugsinfos oder Einladungen: hierauf sollten Sie achten:
Tipp 1: Rechtlich einwandfrei faxen
a) Nicht ohne Einverständnis:
Ganz gleich ob E-Mail, SMS/WhatsApp, Telefon oder Fax: Sie benötigen bei diesen elektronischen Formen des Direktmarketings die Einwilligung des Empfängers.
Die Einwilligung kann im Rahmen eines Ankreuzfeldes auf einem Bestellformular erfolgen, auf Ihrer Webseite oder auch telefonisch oder persönlich. Dokumentation ist allerdings wichtig: denken Sie daran, dass Sie das Einverständnis im Zweifelsfall auch nachweisen können sollten.
Eine Ausnahme stellen bestehende Kunden dar: diesen dürfen Sie ähnliche Waren und Dienstleistungen anbieten, wenn Sie den Kunden beim Kauf darauf hingewiesen haben, die Adressdaten ggf. dafür zu nutzen.
b) Abbestellung möglich machen:
Die Abbestellung Ihrer Information müssen Sie dem Empfänger bei jedem Versand ermöglichen – und das ohne hohe Kosten, also bspw. per Rückfax an eine Festnetznummer oder auch per Mail. Integrieren Sie bspw. am Ende des Faxes ein Ankreuzfeld „Bitte streichen Sie mich aus ihrem Fax-Verteiler“ - verbunden mit der Rückfaxnummer. Dies ist nicht nur rechtlich erforderlich – es erspart Ihnen Aufwand mit verärgerten Empfängern, die Sie beschwichtigen müssen.
c) Impressum/Absender:
Der Absender des Faxes sollte klar erkennbar sein – am besten Sie verwenden hier die gleichen Angaben wie auf Ihrem normalen Briefbogen als eine Art Impressum. Das schafft Transparenz und ist seriös. Geben Sie Ihre eigene Faxnummer als Fax-ID an - diese wird beim Versand dem Empfänger meist angezeigt. Die Leitungskennung des Fax-Kanals an sich betrifft dies allerdings nicht. Die meisten Fax-Empfangssysteme werten die mitgesandte Fax-ID aus.
d) Auftragsverarbeitungsvertrag:
Wenn Sie über Dritte versenden, benötigen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit demjenigen, der die Daten verarbeitet und versendet. Hier finden Sie unseren Auftragsverarbeitungsvertrag.
Zudem sollten Sie in Ihrer Datenschutzerklärung aufführen, dass Sie die Daten für den Versand an einen Dienstleister übergeben. So kommen Sie Ihren Pflichten nach – und der Kunde weiß über den Verbleib seiner Daten Bescheid.
Tipp 2: So gewinnen Sie Adressen
a) Einverständnis bei jedem Kontakt:
Erfragen Sie das Einverständnis zum Versand von Faxen oder auch E-Mails bei jeder Gelegenheit: bspw. bei Bestellungen, in Gewinnspielen, auf dem Kontaktformular Ihrer Webseite oder auch im persönlichen Gespräch.
Indem Sie einen Vorteil anbieten (bspw. Rabatte oder die Zustellung exklusiver Sonderangebote), erhöhen Sie die Bereitschaft, Ihre Informationen zu "abonnieren".
Denken Sie nur daran, dass Sie das Einverständnis im Zweifelsfall später auch nachweisen können sollten – daher empfiehlt es sich, mündliche Einverständnisse noch mal kurz z.B. per Mail zu bestätigen.
b) Sonderfall Bestandskunden:
Die Information von Bestandskunden und selbst die Zustellung zusätzlicher Sonderangebote an diese, ist per Fax ganz einfach möglich. Die Kundenbeziehung lebt letztendlich ja von regelmäßigen Kontakten. Integrieren Sie dafür in Ihre Abläufe, Ihre Kunden bereits im Kaufprozess darüber zu informieren, dass Sie Informationen und Angebote z.B. auch per Fax versenden und sie dem natürlich jederzeit widersprechen können.
Tipp 3: Content is King!
a) Relevanz des Inhalts:
Damit Ihr Fax den nötigen Effekt erzielt, ist der Inhalt wichtig: achten Sie daher auf die Relevanz des Inhaltes für den Empfänger. Im Zweifelsfall kann das auch einfach ein zusätzlicher, zeitlich beschränkter Rabatt sein oder ein kleines Geschenk bei Bestelleingang. Wer verzichtet schon freiwillig auf ein Geschenk!
b) Weniger ist manchmal mehr:
Das Fax ist – im Gegensatz zur E-Mail – auf die Seitenstruktur „beschränkt“: und ganz gleich ob am Bildschirm oder auf Papier: wer liest schon gerne unzählige Seiten? Daher sollten Sie sich i.d.R. auf maximal 3 Seiten beschränken. Informationsschreiben, Bestellformulare, Sonderangebote, Einladungen: all dies eignet sich gut für den Fax-Versand. Umfangreiche Newsletter-Themen mit Verlinkungen hingegen sind dann doch eher ein E-Mail-Thema.
c) Klare Struktur und nicht zuviel Text:
Damit der Empfänger den Inhalt gut erfassen kann, achten Sie auf eine klare Struktur und vermeiden Sie Textwüsten. Fettschrift kann das Auge gut leiten. Und wie so oft im Leben gilt auch hier: weniger ist mehr. Überfordern Sie den Empfänger nicht mit zu viel Text, sondern machen Sie ihn lieber neugierig.
Tipp 4: Gestaltung - so kommt Ihr Fax gut an!
a) Es muss nicht immer Farbe sein:
Das Fax lebt von seinem reduzierten Schwarz-Weiß-Charakter, der ihm eine gewisse „Dringlichkeit“ verleiht. Das hat allerdings auch Auswirkungen auf den Gestaltungsspielraum: auf Farbe und aufwendige Grafiken sollte man lieber verzichten. Da die Faxübertragung immer auf Basis eingesetzter schwarzer Pixel erfolgt, erfolgt die Darstellung auch von farbigen Elementen immer auf der Basis von „weißen und schwarzen Punkten“ – ggf. mit erheblichen Abstrichen in der Qualität und auch Lesbarkeit.
b) Die richtige Schrift macht´s:
Setzen Sie daher von Anfang an auf schwarze Schrift und einfache (Schwarz-Weiß-)Grafiken und vermeiden Sie Grau-Flächen: denn ein flächiges Grau wird durch eine unzählige Anzahl von schwarzen Punkten dargestellt, die die Übertragungszeit auch beim Empfänger erheblich verlangsamen – und optisch gesehen kein Highlight darstellen.
Aufgrund der „Punkt-Darstellung“ auf dem Fax, empfiehlt es sich, auf klare, gut sichtbare Elemente zu setzen: Eine serifenlose Schrift (bspw. Arial) kommt auf einem Fax besser heraus als eine filigrane Serifenschrift. Für die Lesbarkeit auch wichtig: die Schriftgröße. Wählen Sie eine Schriftgröße von mind. 12 Punkt – das erleichtert es dem Empfänger, Ihr Fax zu lesen.
Tipp:
Die normale Faxübertragung erfolgt „normalauflösend“: streng genommen wird dabei nur jede zweite Zeile übertragen, was der Lesbarkeit i.d.R. keinen großen Abbruch tut. Alternativ können Sie die Übertragung aber auch hochauflösend vornehmen: dabei wir JEDE Zeile übertragen. Dies verdoppelt zwar sozusagen die reine Übertragungszeit – kann aber bei filigranen Darstellungen zu sehr guten Ergebnissen führen.
Tipp 5: Personalisieren für mehr Emotion
Personalisierung (also individuelle Inhalte je Empfänger) kann emotionale Nähe schaffen und die individuellen Vorlieben für den Kaufanreiz nutzen. Bauen Sie beliebig viele Serienbrieffelder in Ihr Fax ein, die dann je Empfänger automatisch mit individuellen Inhalten gefüllt werden. So sprechen Sie die Empfänger zielgenau an – und erzielen mehr Rücklauf.
Schon einfache Personalisierungen bringen Sie näher zum Ziel, z.B.:
- Firmierung und Adresse - auch wenn für die Zustellung nicht notwendig, gibt es dem Schreiben einen individuellen Touch
- die Anrede - nichts hört der Mensch lieber als seinen eigenen Namen.
- individuelle Gutscheincodes - jeder bekommt gerne etwas geschenkt.
- individuelle Preise, Bestellmengen, Rabatte, Termine, Ansprechpartner u.v.m. - für die individuellen Bedürfnisse des Kunden.
Auch die Kopfzeile oberhalb des Faxes können Sie personalisieren und z.B. mit dem Namen des Empfängers versehen („Bitte weiterleiten an….“) – so finden auch allgemeine Preislisten ihren Weg zum richtigen Ansprechpartner, ohne dass Sie Platz einbüßen würden.
Voraussetzung für die Personalisierung ist, dass die entsprechenden Informationen in Ihrem Verteiler enthalten sind. Der jeweilige Spaltenname wird dabei als Serienbrieffeld im Dokument eingebunden - und beim Versand werden die individuellen Inhalte je Empfänger automatisch eingefügt.
Tipp 6: Reaktionsmöglichkeiten bieten
Kundenbeziehungen leben von der zweiseitigen Kommunikation und Marketingaktionen vom Rücklauf. Bieten Sie daher klare Reaktionsmöglichkeiten - wie z.B.
- Rückfax: ein vorgefertigter Coupon, den der Empfänger nur ausfüllen / unterschreiben und zurückfaxen muss - der klassische und einfachste Weg - ohne Medienbruch. So kann Ihr Kunde ohne Zugangsdaten, Passwort und Kreditkartendaten direkt bestellen.
- Landingpage: für weitergehende Informationen können Sie eine einfach aufgebaute, kurze Webadresse nennen.
- Telefonnummer: nennen Sie Ihre Telefonnummer für Rückfragen.
Denken Sie daran, die Kommunikationsmöglichkeiten - so auch die Rückfaxnummer - gross und gut lesbar zu integrieren. So machen Sie dem Empfänger die Antwort einfach und erhöhen dadurch den Rücklauf.
Tipp 7: Optimale Versandzeit
a) Tagsüber oder nachts?
Aus technischer Sicht ist es sinnvoll, ein Fax besser tagsüber zu versenden – denn so vermeidet man, dass ein Faxanschluss ausgeschaltet oder aufgrund eines unerkannten technischen Defekts / Papierstaus nicht erreichbar ist. Und tagsüber sehen die Empfänger Ihr Fax natürlich auch direkt. Ein nachts versandtes Fax erwartet hingegen den Empfänger gleich als erstes am nächsten Morgen.
b) Genaue Versandzeit?
Unter Marketinggesichtspunkten ist es wichtig, dass der Empfänger für den Inhalt aufnahmebereit ist. Die optimale Versandzeit variiert dabei je nach Zielgruppe: kleine Handwerksbetriebe beispielsweise sind eher morgens und am Spätnachmittag im Büro anzutreffen.Wählen Sie eine Versandzeit, in der Ihre Zielgruppe vermutlich im Büro / am Rechner ist – und nicht schon oder wieder im Freizeitmodus nicht aufnahmebereit für Ihre Botschaften. Dienstag und Mittwoch zwischen 8 und 11 oder 14 und 16 Uhr wären im Bürobereich beispielsweise solche Zeiten.
Tipp:
Sind Sie nicht sicher, wie Ihre Zielgruppe tickt? Dann machen Sie doch den Test mit 2 identischen Aktionen zu unterschiedlichen Zeiten. Das Ergebnis wird Ihnen zeigen, wann Ihre Zielgruppe am reaktionsfreudigsten ist.
Tipp 8: Maximale Zustellquoten
Auch wenn die Faxnummer korrekt ist – manchmal geht das Fax einfach beim ersten Mal nicht durch: denn Faxnummern können besetzt, wegen eines vorübergehenden technischen Problems (Papierstau) nicht erreichbar oder aber auch einfach nachts ausgeschaltet sein.
- Wiederanwahlen:
Um auch Empfänger zu erreichen, deren Faxgerät gerade belegt ist, bieten sich automatische Wiederanwahlen an. Sinnvoll ist es, diese mit gewissem zeitlichen Abstand vorzunehmen - und nicht direkt im Anschluss an den ersten Versuch. Das erhöht die Zustellquote. - Nachsendungen:
Zusätzlich sind Nachsendungen – also die erneute Anwahl aller nicht erreichten Faxnummern – ein gutes Mittel, um möglichst alle Empfänger zu erreichen. Indem Sie bspw. alle Empfänger, die in einer Nacht nicht erreicht wurden, am nächsten Tag noch einmal anwählen, erreichen Sie die maximale Anwahl Ihrer Empfänger und lassen keinen Kontakt ungenutzt. So erhält Ihre Aktion mehr Erfolg.
Tipp 9: Die Nachbearbeitung
Denken Sie daran, dass Sie Rückfaxe auch zeitnah bearbeiten sollten. Denn die schönste Marketingaktion verpufft, wenn Sie auf Bestellungen oder Antworten des Kunden zu spät reagieren.
Das Fax bietet dabei die Möglichkeit, Antworten oder Bestellungen auch handgeschrieben vorzunehmen: das geht schnell und ist einfach. Aber es birgt auch die Gefahr, dass Teile eventuell schwer lesbar sind. Schade, wenn Sie dann nicht wissen, wer der Absender ist.
Abhilfe schaffen Sie, indem Sie im Rückfaxbereich die Kundennummer oder andere Identifikationsmerkmale mit abdrucken – dann können Sie den Rückläufer immer leicht zuordnen – und im Fall von Fragen kontaktieren.
Noch einfacher wird es durch Integration eines QR-Codes: dadurch erhalten Sie alle Rückläufer-Daten mit einem Scan. Gerade bei großen Aktionen kann dies die Abläufe beschleunigen und Arbeit sparen.
Tipp:
Mit einem einzigen Faxanschluss kann es vor allem bei großem Rücklauf zu Besetztsituationen kommen - und Rückläufer damit nicht ankommenn. Buchen Sie für diese Aktionen eine Faxempfangsnummer - durch einen großen Leitungspool kommen auch viele gleichzeitige Rückläufer dadurch an. Informationen Faxempfang.
Tipp 10: Fax-Mailings auswerten
Um Ihr Fax-Marketing Schritt für Schritt zu optimieren, ist die Auswertung wichtig.
a) Zustellquoten
Da ein Fax nicht im Spam-Filter hängen bleibt, entspricht die Anzahl der zugestellten Faxe auch wirklich die Anzahl der erreichten Empfänger und gibt Aufschluss auf die Adressqualität. Eine Zustellquote von über 90% ist erstrebenswert.
b) Protokoll
Im Protokoll finden Sie alle Zeilen Ihres Verteilers - angereichert mit den Versandinformationen, also wann Ihr Fax zugestellt wurde bzw. warum nicht. Alle Empfänger-Fax-Nummern, die gemäß Protokoll nicht erreichbar waren, sollten Sie vor der nächsten Aktion aktualisieren. Häufig finden Sie aktuelle Faxnummern auf der Homepage des jeweiligen Empfängers.
Stimmt die Faxnummer, aber Ihr Fax konnte trotzdem nicht zugestellt werden, kann es sich um ein temporäres Problem handeln – oder auch um ein ausgeschaltetes Faxgerät. Eine Nachsendung tagsüber oder 1-2 Tage später kann hier sinnvoll sein.
Übrigens:
In Ihrem Kundenbereich finden Sie alle Informationen zu Ihrem Fax-Mailing: Versanddetails, Statistiken und Protokolle zum Versand.
Fazit
Per Fax erreichen Sie Ihre Empfänger, ohne im Spam-Filter hängenzubleiben oder in der E-Mail-Flut unterzugehen. Die reduzierte Schwarz-Weiß-Darstellung auf begrenztem Raum suggeriert dabei eine gewisse Dringlichkeit und persönliche Ansprache.
Gerade für Informationen, bei denen es wichtig ist, dass sie gelesen werden, eignet sich das Fax - Adressänderungen, Ansprechpartnerwechsel, Schließzeiten, Systemausfälle. Denn dem Fax ist der erste Augenschein sicher. Wenn Sie auf die Eigenheiten der Fax-Kommunikation achten, lässt es sich gewinnbringend in den Marketing-Mix integrieren - denn auf einem Angebotsfax kann man ohne Passwort und Angabe von Kreditkartendaten direkt ganz einfach bestellen.
Probieren Sie es aus! Und wenn Sie Fragen haben: wir sind gerne für Sie da!
Hier finden Sie nähere Infos zum Fax-Versand über GTC
