E-Mailings - per Outlook versenden?
09.02.2026
E-Mail ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im Geschäftsleben – von der kurzen Abstimmung mit Kollegen über Angebote an Kunden bis hin zur Klärung von Fragen mit Lieferanten: alles geht heute per E-Mail!
Outlook ist bei vielen Unternehmen für den Einzelversand das Versandtool der ersten Wahl. Für einzelne Nachrichten - aber etwas anders verhält es sich beim Versand von E-Mailings an mehrere Empfänger. Welche Tücken der Einsatz von Outlook hier birgt und was Sie beachten sollten, zeigen wir Ihnen hier.
Zustellung - das A und O
Nur, wenn Ihre E-Mail auch ankommt, kann sie die gewünschte Wirkung entfalten. Daher sollte die Zustellung den höchsten Stellenwert bei Ihren Überlegungen haben.
Outlook ist für den persönlichen E-Mail-Verkehr entwickelt – nicht für den Versand von E-Mailings. Beim Versand einer Mail an viele Empfänger gleichzeitig entstehen technische Muster, die von Spam-Filtern häufig negativ bewertet werden.
- „Massenversand-Muster“ als Spam-Indikator
Outlook versendet eine identische E-Mail an alle Empfänger einfach gleichzeitig. Das widerspricht der normalen 1:1-Kommunikation mit vollkommen individuellem Inhalt – für die Empfangsserver ein typisches Spam-Signal. Dabei spielt es für den Empfangsserver auch keine Rolle, ob alle Empfänger BCC gesetzt werden.
- Sicherheitseinstellungen – wichtig für die Zustellung
SPF, DKIM und DMARC müssen korrekt hinterlegt und aktiviert werden. Ist das nicht der Fall, werden Mails von Empfangsservern häufig abgelehnt. Nicht jeder Outlook-Versand ist darauf vorbereitet – checken Sie dies vorab mit Ihrem Systemadministrator ab.
- Keine Versandlogik für größere Volumen
Outlook verschickt alle E-Mails einfach unkontrolliert in kurzer Zeit. Doch Empfangsserver sind hier sensibel: Ab einer gewissen Anzahl gleichlautender Mails landen die Mails nur noch im Spam-Filter - nicht selten unbemerkt.
- Keine Kontrolle über Zustellung und Spam-Bewertung
Inaktive Empfänger, Hard-Bounces und Abmelder / „Spam-Beschwerer“ werden nicht unbedingt erkannt - und können dann nicht aktualisiert oder aussortiert werden. Im Laufe der Zeit wird der Verteiler dann schlechter. Zudem: eine große Anzahl ist ein klares Zeichen für den Spam-Versand und führt – nicht selten unbemerkt – zur Sperrung der Absender-Domain.
- Keine Erfolgskontrolle möglich
Per Outlook kann man nur versenden – man sieht nicht, ob E-Mails ankommen, geöffnet werden oder auch blockiert werden. Dadurch fällt die Erfolgseinschätzung nicht nur schwer: Probleme mit Empfangsadressen bleiben so unerkannt und treten immer wieder auf.
Ein professioneller Versender versendet Mails i.d.R. zeitlich etwas versetzt, mit bestimmten Versandvolumina je Provider und teilt Ihnen vorher die nötigen Sicherheitseinstellungen dezidiert mit. Sie protokollieren jede Kontaktaufnahme mit dem Empfangsserver genau und geben die Versandinformationen im Rahmen eines Protokolls detailliert zurück. Über Feed-Back-Loops werden Spam-Beschwerden von Empfängern automatisch ausgewertet und diese Empfänger automatisiert gesperrt. So können Sperrungen der eigenen Absender-Domain vermieden werden. Die Zustellquote verbessert dies, Verteiler können gepflegt und der Erfolg objektiv überprüft werden.
Versandlimits - nicht alles geht
Der Versand via Outlook erfolgt in der Regel über Microsoft 365 und somit einen Exchange Online Mailserver. Um Spam zu vermeiden, setzt Microsoft auf eigene Versandlimits, Anti-Spam-Regeln und Anti-Abuse-Mechanismen. Dies ist prinzipiell sinnvoll, um den Versand Ihrer einzelnen Mails sicherzustellen - führt beim Massenversand aber ggf. zu einer Limitierung.
Die zulässige Empfängeranzahl definiert sich in der Regel nach der Anzahl der Lizenzen, die Sie haben. Mail-Volumina, die über die zulässige Anzahl hinaus gehen, werden einfach abgelehnt. Große oder zeitkritische Mail-Aktionen können damit schwierig werden. Informieren Sie sich vorab über das entsprechende Limit in Ihrem Fall.
Rechtliche Vorgaben - Abmelden mit einem Klick
Jede Massenmail muss eine Abmeldemöglichkeit haben – einfach und unverzüglich umgesetzt. Üblicherweise erfolgt dies über einen Abmeldelink vollautomatisch. Allerdings ist dies keine Funktion, die Outlook anbietet.
Es bleibt somit die Möglichkeit einer Abmeldung per Mail-to-Link. Für den Empfänger bedeutet dies: Öffnen des Mail-Programms, Verfassen einer Mail und Absenden. Dies ist deutlich aufwendiger als Abmeldung per Klick - und führt dadurch bereits zu mehr Beschwerden durch Empfänger, die im Rahmen so einer Mail gleich ggf. ihrer Verärgerung Luft machen.
Jede Abmeldung muss dann manuell bearbeitet werden - und sichergestellt werden, dass keine weitere Mail an den Absender gesandt wird. D.h. eine gesetzlich geforderte unverzügliche Umsetzung ist quasi nicht möglich – und es bleibt ein Fehlerrisiko. Ganz zu schweigen vom Datenschutzaspekt: denn jede Abmeldung muss datenschutzkonform verarbeitet und dokumentiert werden. Mail-to-Links sind somit mindestens abmahngefährdet.
Ein professioneller E-Mail-Dienstleister bietet in der Regel mehrere Möglichkeiten an:
- Abmeldlink in der Mail: jeder Absender, der klickt, wird direkt gesperrt
- Datenbank (alternativ zum Abmeldelink): Die Pflege einer eigenen Datenbank mit den Kundendaten – so dass Empfänger Ihre Daten per Klick komplett ändern können
- List-Unsubscribe-Links (zusätzlich zu beiden o.g. Optionen): Links, die im technischen Kopf der E-Mail ohne Öffnen der Mail angezeigt werden bei Mailprogrammen wie Gmail oder GMX. Dies führt zu weniger Spam-Beschwerden und einer höheren Zustellquote bei diesen Providern
So kommen Ihre E-Mailings an
Die Vorlage - nicht alles sieht gleich aus
E-Mail-Programme sind keine normalen Browser – jedes Mail-Programm und jedes Gerät interpretieren HTML-Vorlagen vielmehr auf ihre eigene Art. Ältere Mail-Programme erkennen z.B. modernere Gestaltungselemente nicht, manche Mail-Programme blockieren aus Sicherheitsgründen bestimmte Features oder Formatierungen, manche ändern Schriftgrößen, Abstände oder Farben nach eigenen Vorgaben – und letztendlich sind es auch die Endgeräte, die je nach Bildschirmgröße zu einer anderen Darstellung führen können.
Schnell kann es dann passieren, dass die schicke HTML-Mail beim Empfänger plötzlich verschoben, zerhackt oder unschön formatiert ankommt – obwohl die gleiche Mail versandt wurde, kommt sie bei den Empfängern ggf. unterschiedlich an.
E-Mailing-Versender arbeiten i.d.R. mit eigenen Template-Editoren: sie ermöglichen die Erstellung von professionellen E-Mailings mit wenigen Klicks und berücksichtigen die Stolperfallen unterschiedlicher Mail-Programme.
Empfängeradresse – von der Stange oder doch lieber individuell?
Da Outlook nicht für den Massen-Versand vorgesehen ist, wird der Versand üblicherweise über den Versand per „BCC“ umgesetzt: eine (eigene) Empfängeradresse wird angegeben – und alle anderen erhalten die Mail nur als „blind Copy“, damit die Empfänger sich nicht gegenseitig sehen (was nicht nur unschön wäre, sondern auch ein Datenschutzproblem darstellen würde). Der Empfänger sieht als Empfänger daher nur die eine Adresse, die Sie selbst definiert hatten – anstatt, wie es normal wäre, seine. Für den Empfänger kann das verwirrend wirken, in jedem Fall ist es aber ein untrügliches Zeichen für ein Massenmailing an viele Empfänger. Der individuelle Charakter einer Mail ist damit dahin.
Bei einem professionellen Mail-Versender hingegen erscheint natürlich bei jedem Empfänger nur seine eigene Adresse als Empfangsadresse – so wie es bei jeder individuellen Mail auch der Fall wäre.
Ansprache: Alle gleich - oder besser persönlich?
Persönliche Ansprache schafft Nähe – die individuelle Ansprache ist damit der erste Schlüssel zum Kunden, und auch mit Informationen wie dem Wohnort kann man zusätzliche Nähe erzeugen („Heute versandkostenfrei zu Ihnen nach Stuttgart“). Die Kundennummer bspw. kann außerdem die Kontaktaufnahme durch den Kunden erleichtern, wenn er sie gerade nicht zur Hand hat.
All diese Daten lassen sich bei Outlook leider nicht individuell einfügen – bei einem professionellen Dienstleister hingegen schon. Bei Outlook ist nur der Versand einer standardisierten Mail ohne individuelle Inhalte möglich im Stil eines „Liebe Kunden,“.
Fazit
Per Outlook lassen sich über den Umweg „BCC“ auch Mailings an mehrere Empfänger versenden. Dies kann bei großen Empfängermengen oder mehreren Zielgruppen durchaus aufwendig sein. Beim Empfänger kommen die Mails mit einer anderen Empfangsadresse (als der eigenen) an, ohne Personalisierung - und es je nach HTML-Vorlage kann es zu unerwünschten Darstellungsproblemen kommen. In der Summe kann dies beim Empfänger unprofessionell ankommen.
Auch die Zustellquote bleibt – trotz korrekter Mail-Adressen – bleibt meist deutlich hinter den Möglichkeiten zurück. Und es kann im schlimmsten Fall leicht dazu kommen, dass die eigenen IP-Adressen auch für den Versand regulärer Mails gesperrt werden - wenn unbemerkt Spamfilter-Mechanismen einsetzen, z.B. weil im Laufe der Zeit (aus Sicht der Provider) zu viele Mail-Adressen ungültig sind.
Einfacher und sauberer funktioniert der Versand über einen professionellen Mail-Versender. Über einen eigenen Zugang lassen sich hier mit wenigen Klicks professionelle Vorlagen erstellen, die überall gut ankommen, personalisieren und der Versand zuverlässig realisieren. Bei voller Transparenz und Erfolgskontrolle. Neben günstigen Monatspaketen gibt es Anbieter, bei denen man nur für den Versand zahlt - die Kosten hierzu sind oft überschaubar. Und mit einem Support lässt sich auch in kurzer Zeit professionell ein Mailing realisieren.
Nähere Informationen zu den E-Mailings über GTC finden Sie hier: E-Mailings.
