So vermeiden Sie, dass Ihre E-Mails im Spam-Filter landen
10.6.2026
Spam-Filter sollen uns vor unerwünschten, betrügerischen E-Mails schützen. Sie werden dank KI und maschinellem Lernen immer besser. Doch nicht selten erwischen sie dabei auch seriöse, erwünschte E-Mails.
Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie vermeiden, dass Ihre erwünschten E-Mails nicht im Spam-Fiter hängen bleiben.
Kurzum
- Text, Bild und Links seriös gestalten
- SPF-Records und DMARC richtig setzen
- Versand mit DKIM
- Absenderadresse richtig verwenden
Achten Sie hierauf bei Inhalt und Gestaltung Ihrer E-Mail
- Seriöser Gesamtinhalt: Spam-Filter arbeiten vermehrt mit KI – und diese bewertet den Inhalt von Mails als Ganzes. Vermeiden Sie einen zu werblichen/reißerischen Auftritt und verzichten Sie auf künstliche Dringlichkeit („Handeln Sie sofort“, „Überprüfen Sie dringend…“).
- Wort-/Zeichenwahl: Verzichten Sie in Betreff und Text auf eine Häufung von Großbuchstaben und Sonderzeichen (z.B. GEWINN, G R A T I S, !!!, $$$) – also auf alle Darstellungen, die man in seriösen Texten nicht verwenden würde.
- Kein versteckter Text: Schrift in der Hintergrundfarbe oder besonders klein, ist für den Empfänger unsichtbar – Spammer können dies einsetzen, um der Mail durch einen großen Anteil von normalem Text einen seriösen Anstrich zu geben. Verzichten Sie darauf.
- Individuell statt standardisiert: Vermeiden Sie leere Phrasen und beliebig austauschbare Texte – diese wirken nicht nur auf den Leser langweilig, sondern erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass der Spam-Filter darin das typische Muster unerwünschter Massenmails wiederfindet.
- Text-Bild-Verhältnis: Achten Sie auf ein ausgewogenes Text-Bild-Verhältnis von Maximal 60:40 (mind. 60% Text). Zu viel Bild wird als Spam-Anzeichen gewertet, da vor allem früher gerne Spam-Text in Bildern, die nicht gescannt werden konnten, „versteckt“ wurde.
- Seriöse Links: Verwenden Sie seriöse Link-Ziele – keine Webseiten mit dubiosen Domains. Vermeiden Sie die Verlinkung zu reinen IP-Adressen und Link-Shortener. Link-Texte sollten immer dem dahinterliegenden Link entsprechen und nicht irreführen. Verbergen Sie Ihre Links nicht – weder durch Farbgebung oder Größe noch technisch gesehen in Javascript. Überfrachten Sie die Mail nicht unnatürlich mit Links und achten Sie darauf, dass alle Links auch funktionieren.
- Anhänge: Verlinken Sie am besten zu weiterführenden Informationen. Wenn Sie Anhänge mitsenden möchten, dann versenden Sie diese im pdf-Format und versuchen Sie sie aus Dateigrößensicht klein zu halten.
Achten Sie darauf bei der Absenderadresse und dem Versand Ihrer E-Mails
- Seriöser Absender: Arbeiten Sie mit Absenderadressen mit eigener Versanddomain und nicht mit Free-Mail-Adressen (…@gmail.com o.ä.). Arbeiten Sie lieber mit Absenderadressen, die der Empfänger bereits kennt (und vielleicht schon in seinem Adressbuch gespeichert hat) als mit kreativen, aber dem Empfänger unbekannten Adressen
Tipp: Bitten Sie die Empfänger, Ihre Absender-Adresse ins Adressbuch aufzunehmen. E-Mails von Adressbuch-Adressen werden meist vom SPAM-Verdacht freigesprochen.
- Reputation der Absenderadresse: Wählen Sie eine Absenderadresse, die die Empfänger möglichst kennen bzw. optimalerweise bereits bei sich abgespeichert haben. Dies schafft Vertrauen und führt zu mehr Öffnungen.
Die Absenderdomain sollte natürlich nicht auf einer Blacklist eingetragen sein. Sehr junge, noch unbekannte Domains werden häufig skeptisch betrachtet und führen nicht selten zu einer Spam-Einschätzung.
- Abmeldemöglichkeit: Eine klar sichtbare Möglichkeit, sich aus Ihrem Verteiler abzumelden, ist nicht nur rechtlich vorgeschrieben: Sie spielt auch eine Rolle bei der Zustellbarkeit. Denn ohne Abmeldemöglichkeit wird Ihre Mail von verärgerten Empfängern leichter im Posteingang einfach als Spam markiert. Für den Spam-Filter heißt das: diese Mails sind immer Spam.
- SPF-Records, DKIM-Verschlüsselung und DMARC-Eintrag: Achten Sie darauf, dass die SPF-Records für Ihre Absenderdomain korrekt gesetzt sind und auch die IP-Adressen/Server Ihres Versand-Dienstleister mit aufgeführt wird. Denn damit kann der Empfänger überprüfen, dass die Nachricht auch mit Ihrem Absender versendet werden durfte.
Versenden Sie DKIM-verschlüsselt und hinterlegen Sie den dazu passenden öffentlichen Schlüssel für Ihre Domain.
Einen DMARC-Eintrag, in dem Sie für Ihre Domain hinterlegen, was gemacht werden soll, wenn es Fehler bei SPF-Records oder DKIM gab, setzen eigene Empfangsserver voraus.
- Sauberes HTML: Spamfilter reagieren auf Rechtschreib- und Programmierfehler. Verzichten Sie auch auf Javascript, komplexe Tabellenstrukturen und auffällige Farbgebung.
Übrigens: Bei der Nutzung unseres Template-Editors ist dies automatisch der Fall.
- Abmeldemöglichkeit: Geben Sie dem Empfänger in jeder E-Mail die Möglichkeit, Ihren Newsletter abzubestellen. Das vermeidet, dass er Ihre Mail der Einfachheit halber einfach bei sich als Spam markiert.
- Ungültige E-Mail-Adressen: Überarbeiten Sie regelmäßig Ihren E-Mail-Verteiler. Wer regelmäßig eine größere Anzahl ungültiger E-Mail-Adressen anmailt, landet schnell auf
Provider-Blacklists.
So erkennen Sie, ob Ihre E-Mails als Spam eingestuft werden
Spam-Filter passen Ihre Kriterien für das Aussortieren nicht zuletzt dank KI immer wieder an. Damit Sie vermeiden, dass Ihre E-Mail trotz aller Maßnahmen unbemerkt im Spam-Filter landet, ist es daher wichtig, Ihre E-Mail vor dem Versand zu testen und den Versand nachher nachbearbeiten:
Vorab-Tests:
- Versenden Sie im Vorfeld Ihre E-Mail an mehrere Empfänger (z.B. bei unterschiedlichen Providern). Hier können Sie erkennen, ob einzelne Provider Ihre E-Mail als Spam einstufen.
- Beim Versand über viele Dienstleister ist ein Testversand an mehrere Empfänger kostenlos.
Status der Versandprotokolle:
- Wenn Sie vom eigenen System aus versenden, erhalten Sie Fehlermeldugnen in der Regel direkt im eigenen System zurück: überarbeiten Sie diese Adressen auf jeden Fall.
- Der Versand über einen Dienstleüber erfolgt i.d.R. mit Bounce-Management. D.h. vor der Zustellung jeder E-Mail prüft das Versandsystem, ob die E-Mail vom Empfänger angenommen wird oder nicht.
- Sämtliche Unzustellbarkeitsmeldungen erhalten Sie ausführlich im Protokoll. Soft-Bounces zeigen an, dass die Mail-Adresse an sich zwar korrekt war – Ihre E-Mail aber nicht angenommen wurde. Häufig ist eine Spam-Einschätzung auf Empfängerseite hieran Schuld.
- Viele Dienstleister überachen zudem automatisch die Versandquoten aller Aussendungen. Ein guter Dienstleister wird Sie dann proaktiv kontaktieren.
Vergleich der Öffnungsraten:
- Die Messung der Öffnungsrate zeigt Ihnen, wie viele Empfänger Ihre E-Mail geöffnet haben. Nur, wer Ihre E-Mail erhalten hat, kann diese auch öffnen. Daher kann eine niedrige Öffnungsrate darauf hindeuten, dass Ihre E-Mail von einem Spam-Filter abgefangen wurde.
- Der Vergleich mehrere Aktionen gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob Ihre E-Mails häufiger im Vorfeld ausgefiltert wurden, da nicht jeder Empfänger unbedingt Grafiken nachlädt – doch erst durch das Nachladen die Öffnung festgestellt werden kann. Daher empfiehlt es sich, die Öffnungsrate vor allem im Vergleich zu anderen Aktionen an den gleichen Empfängerkreis zu beurteilen.
Fazit
Auch erwünschte E-Mails landen häufig unbemerkt im Spam-Filter. Das muss nicht sein: Sie können einige Maßnahmen ergreifen, damit Ihren E-Mails das nicht passiert.
Achten Sie auf einen seriösen Auftritt, ein ordentlich aufgesetztes Angebot und einen sauberen Verteiler - fehlerhafte Adressen sollten Sie spätestens nach dem Versand aussortieren. Transparenz ist wichtig: verschleiern Sie keine Links oder und arbeiten Sie möglichst mit bekannten Absenderadressen.
SPF-Records müssen für den Versand zwingend korrekt hinterlegt sein - und es empfiehlt sich, auch einen DMARC-Eintrag anzulegen. Der Versand mit DKIM wird immer mehr vorausgesetzt, damit E-Mails ohne Spam-Verdacht angenommen werden - der dazugehörige öffentliche Schüssel sollte korrekt für Ihre Domain hinterlegt sein. Versenden Sie eine sauber programmierte HTML-Vorlage - und achten Sie darauf, dass die Versand-IP-Adressen nicht unwissentlich auf einer Blacklist stehen.
Wenn Sie über einen E-Mailing Versand-Dienstleister versenden, sind die über die angebotenen Template-Editoren erstellten HTML-Dateien in der Regel sauber programmiert, alternative Antwortadressen lassen sich einrichten (damit die Absenderadresse bekannt ist, die Nachbearbeitung aber zentral erfolgen kann), der Versand erfolgt DKIM verschlüsselt und die IP-Adressen werden regelmäßig daraufhin überprüft, dass sie nicht ungerechtfertigter Weise auf Blacklists landen.
Haben Sie Fragen? Gerne beraten wir Sie und unterstützen Sie auch beim Erstellen und Versenden Ihrer E-Mailings. Rufen Sie uns an unter Tel.: +49-(0)7 11-4 90 90-82 oder kontaktieren Sie uns.
