Warum Protokolle so wichtig sind
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wieso Ihr Mailing so viele Empfänger hat, aber so wenig Resonanz bekommt? Es könnte an Ihrem Verteiler liegen, der im Nu mittels Auswertung des Versandprotokolls aktualisiert und erfolgversprechend aufbereitet werden kann.
Elektronische Adressdaten wie Fax- und Handynummern und E-Mailadressen ändern sich im Vergleich zu Postanschriften sehr viel öfter. Der Erfolg Ihres Mailings hängt aber nicht nur von Adressänderungen ab. Das Versandprotokoll gibt Aufschluss darüber, was Sie tun können um Ihre Versandquote zu steigern. Je besser ein Verteiler, desto höher sind die Erfolgschancen.
Vorarbeit: Adressen aufbereiten
Wichtig für einen guten Verteiler ist die saubere Aufbereitung und Pflege. Sie brauchen auf jeden Fall den Namen des Ansprechpartners, der die Einwilligung abgegeben hat und dessen elektronische Empfangs-Adresse. Zusatzangaben sind für den personalisierten Versand nützlich.
Adressdaten wie die Faxnummer, E-Mail Adresse oder Handynummer unterliegen einer ständigen Änderung und müssen besonders gepflegt werden. Sinnvoll ist es daher, in Kontakt mit den Empfängern zu stehen um auf Änderungen zu reagieren, Falschangaben zu korrigieren und um die Erreichbarkeit Ihrer Werbebotschaft zu sichern.
Adressen mittels Protokoll auswerten
Sobald der Versand abgeschlossen ist, bekommen Sie von GTC per E-Mail einen Link zu Ihrem geschützten GTC Kunden-Account und können dort das Versandprotokoll einsehen und herunterladen. Hier sehen Sie, welche Empfänger erreicht werden konnten.
Wichtig ist für Ihre Adresspflege: Das Protokoll zeigt anhand des Status detailliert, woran es gelegen haben kann, dass Ihr Fax, Ihre E-Mail oder SMS nicht zugestellt wurde. Folgende Fälle können eintreten (Produktspezifisch):
Fax Status
- Anrufannahme aber kein Fax – Angenommener Anruf, aber kein Fax.
(i.d.R. falsche Rufnummer) - Fehler bei der Übertragung – Es kam zu einem Fehler während der Übertragung.
- Gesperrte Rufnummer – Wiederholt fehlerhafte Nummer/ Kundensperrliste/ Robinsonsperrliste: Fehlerhafte Nummer wurde erneut angeschrieben; gesperrte Nummern von Sperrlisten werden auch angezeigt.
- Falsche Rufnummer – Zahlendreher oder fehlende Vorwahl.
- Keine Antwort/der Anruf wurde nicht entgegengenommen –
Das Empfangsgerät hat möglicherweise kein Papier mehr oder der Speicher ist voll. - Besetzt –Die Empfangsleitung ist in Benutzung.
SMS Status
- Nachricht zwischengespeichert – Das Empfängergerät war nicht eingeschaltet oder in einem Funkloch. Es werden Nachsendeversuche gestartet.
- Zustellung nicht erfolgreich – Wenn auch die Nachsendeversuche fehlschlagen, kann die Nachricht nicht zugestellt werden.
- Ungültige Mobilfunknummer – die Nummer ist falsch oder nicht mehr vergeben.
E-Mail-Status
Soft Bounce - Verbindung vom Mailhost während der Datenübergabe getrennt.
- Hard Bounce - Zieladresse vom Mailhost nicht akzeptiert (z.B. Mail wurde vom Empfänger nicht angenommen).
- Zieladresse syntaktisch inkorrekt - Fehler in der Adresse, eventuell falsche Domain oder Buchstabendreher.
Adressen aktualisieren
Diese Angaben sind für die Auswertung Ihres Auftrages und zukünftig geplanter von großer Bedeutung.
- Wenn z.B. im Protokoll angezeigt wird, dass die E-Mail-Adresse nicht korrekt ist, kann es sein, dass sich Ihr Ansprechpartner geändert hat oder ausgeschieden ist.
- Wenn Ihre E-Mail vom Empfänger-Server abgelehnt wurde, können Sie das evtl. mit Ihrem Empfänger klären, indem er Ihre Absenderadresse in sein Adressbuch aufnimmt.
Am besten sortieren Sie Ihr Protokoll nach nicht erreichten Empfängern, prüfen es und nutzen die Gelegenheit, um Ihren Empfänger anzurufen. Dann können Sie sich mal wieder persönlich in Erinnerung rufen und die falschen Angaben im Verteiler direkt in der Datenbank berichtigen.
Immer wieder neue Adressen beschaffen
Grundstein für Mailings ist der Verteiler mit den Adressdaten. Wie Sie ja wissen, brauchen Sie vor dem Versand Einverständniserklärungen von den jeweiligen Empfängern. Daher ist das Anlegen und Pflegen einer eigenen Adressdatenbank unabdingbar und schützt Sie vor Beschwerden.
Dennoch ist es schlau, wenn Sie fortlaufend neue Adressen sammeln! Erfragen Sie in Telefongesprächen, bei Messen oder über ein Briefmailing die Kontaktdaten und das Einverständnis der Empfänger und legen diese möglichst genau und detailreich in Ihrer Datenbank an. Auch über Ihre Webseite können Sie die Möglichkeit geben, sich für z.B. einen regelmäßigen Newsletter anzumelden.
Fazit
Nach dem Versand ist vor dem Versand. Die Protokollauswertung Ihres Auftrages hat einen hohen Informationsgehalt. Mit den Angaben des Protokolls und Korrektur Ihrer Daten können Sie weitere Versendungen optimieren und die Zustellbarkeit Ihrer Nachrichten künftig deutlich steigern.
Das Protokoll zeigt Ihnen, warum Ihre Werbebotschaft nicht ankam. Ein kurzer Blick auf das Protokoll und Sie können sofort agieren und Ihren Versandverteiler bearbeiten. Oft liegt es nur an einem Zahlendreher, an einer versehentlich verwendeten Telefon- statt einer Faxnummer oder die Vorwahl war nicht korrekt.
Bei GTC können Sie das Versandprotokoll kostenlos in Ihrem geschützten Kundenbereich einsehen und herunterladen.
Wie dies funktioniert, sehen Sie hier: Versandprotokoll. Probieren Sie es aus.
