Richtig Texten in Briefen und Mails
Geschäftsbriefe – sind die Visitenkarte für Ihr Unternehmen – und auch Korrespondenz per E-Mail, die den Postbrief immer mehr ersetzt. Gerne schleichen sich in Geschäftsbriefe immer wieder veraltete Phrasen und umständliches Beamtendeutsch ein.
Deshalb zeigen wir Ihnen diesmal, wie Sie Ihre Korrespondenz frischer gestalten und alte Zöpfe abschneiden und mit den hässlichen "alten Zöpfen" fangen wir gleich mal an.
Bessere Beispiele für "alte Zöpfe"
| Bezugnehmend auf unser Telefongespräch | Vielen Dank für das nette Telefonat. |
| Wir senden Ihnen | Sie erhalten |
| Hiermit laden wir Sie ein. | Wir laden Sie ein |
| Wir würden uns sehr freuen | Wir freuen uns |
| Mit Bezug auf | Danke für Ihre Nachricht vom |
| Wir haben Ihnen xyz beigefügt | In der Anlage finden Sie |
| Anbei erhalten Sie | Sie erhalten |
| Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung | Wir freuen uns auf Ihre Fragen |
| Gemäß Ihrer Anfrage | Wir haben Ihre Anfrage erhalten / Vielen Dank für Ihre Anfrage |
| Wir erwarten Ihre Rückmeldung | Bitte melden Sie sich/ Wir freuen uns auf Ihre Antwort |
Weitere Tipps für Ihre Geschäftskorrespondenz
- Briefe generell so persönlich wie möglich:
Auch im Geschäftsleben gibt es viele Abstufungen zwischen streng formal und persönlich-vertraut. Je nachdem, wie gut Sie Ihren Kunden kennen - verfassen Sie Ihre Briefe möglichst persönlich.
- Persönliche Note im Briefstil:
Ihr Stil gibt dem Brief Ihre ganz persönliche Note. Geben Sie in Ihren Briefen auch ein positives Gefühl für Ihr Unternehmen, das dahintersteht.
- Immer aus der Sicht des Empfängers schreiben:
Schreiben Sie nicht "Wir bieten Ihnen ...", sondern lieber "Mit dem Produkt können Sie Problem xyz lösen." Stellen Sie das Interesse des Briefempfängers in der Vordergrund.
- Briefanreden und Grußformeln:
Wenn Sie Ihren Ansprechpartner kennen, verwenden Sie ruhig unterschiedliche und persönlichere Briefanreden, wie "Liebe Frau Meier," oder "Schönen Tag, Frau Meier," oder "Ganz nettes Hallo, Frau Meier,". Schreiben Sie Ihre Briefanreden/Grußformeln in Antwortbriefen nicht förmlicher als der Korrespondenz-Partner, sondern passen Sie sich dem Stil an.
- Kurz fassen:
Lesezeit ist kostbar, machen Sie es dem Leser einfach und schreiben Sie verständlich und kurz.
- Rechtschreibung einhalten:
Rechtschreibfehler gelten als unhöflich, weil Sie zeigen: Ich habe mir nicht viel Mühe gegeben. Achten Sie auf ordentliche Rechtschreibung und Satzzeichen.
- Fremdwörter:
Verwenden Sie keine oder wenige Fremdwörter, versuchen Sie alles in gutem Deutsch zu verfassen.
- Empfängerdaten besonders gründlich kontrollieren:
Erhält man Post, in der der eigene Name/die Empfängerdaten falsch geschrieben sind, erschüttert das das Vertrauen. Achten Sie also auf die Richtigkeit der Empfängerdaten.
- Schachtelsätze vermeiden:
Machen Sie kurze Sätze mit max. einem Komma. Sonst verwirren und ermüden Sie Ihre Leser.
- Positiv formulieren:
Wählen Sie Ihre Formulierungen wenn möglich stets positiv, also z.B. statt "Es ist schrecklich, wenn Ihre E-Mails nicht ankommen." "Mit XYZ kommen Ihre E-Mails immer sicher an."
- Mehr Verben statt Substantive:
Verben sind kürzer und eingängiger als Substantive, geben Sie Ihnen den Vorzug.
Fazit
Alles in allem gilt: Gestalten Sie Ihre Briefe immer so persönlich wie möglich und vermeiden Sie eine stereotype Ansprache. Zeigen Sie in der Korrespondenz immer Wertschätzung und machen sie dem Empfänger das Lesen so angenehm, verständlich und kurz wie möglich.
Verzichten Sie auf altmodisches Beamtendeutsch. Vielleicht ist das DIE Gelegenheit, Ihre Briefe mal zu prüfen und die alten Zöpfe abzuschneiden. Haben Sie Mut zur direkten Ansprache. Viel Erfolg bei der Umsetzung.
