Digital am Spam-Filter vorbei - per Online-Fax
05.11.2025
Leitfaden für den Einsatz von Online-Fax im Unternehmen
Faxen war vorgestern? Weit gefehlt. Das Fax ist für viele Branchen wieder die erste Wahl. Denn ein Fax kommt durch - trotz Spam-Filter. Es wird nicht versehentlich gelöscht, geht nicht in der Mail-Flut unter - und es besteht keine Phishinggefahr. Und es kommt trotzdem blitzschnell beim Empfänger an - und wird gelesen.
Natürlich nicht das verstaubte Faxgerät: als digitale Version. Denn das Online-Fax lässt sich nahtlos in die betrieblichen Abläufe integrieren - papierlos, speicherbar und von überall aus einsehbar.
Das Fax - ein sicherer Übertragungsweg
Beim Fax denken viele an das klassische Faxgerät, das irgendwo in der Ecke steht und einen Papierstau verursacht.
Aber das Fax ist kein Gerät - sondern ein Übertragungsweg. Hierüber werden schnell und sicher "Bilder" von A nach B versandt. Dabei wird das "Bild" nicht etwa im maschinenlesbaren Klartext (wie die E-Mail) übertragen, sondern aufgeteilt in einzelne Pakete, die beim Empfänger wieder als Bild zusammengesetzt werden. Dadurch hat das Fax einen klaren Sicherheitsvorsprung gegenüber der unverschlüsselten Mail.
Selbstredend wird das Fax nicht von Spam-Filtern versehentlich aussortiert. Und der Leser muss sich keine Gedanken um Viren oder Phishing-Versuche machen: das Fax ist einfach und ehrlich. Und hat daher eine hohe Akzeptanz.
Systemübergreifend kommt das Fax dabei gut an: keine Darstellungsprobleme, keine "zerhauenen" Schriftarten.
What you send is, what they get. ;-)
- Keine Spam-Problematik: ein Fax kommt an und bleibt nicht im Spam-Filter hängen.
- Keine Phishing-Angst: Ein Fax kann gefahrlos geöffnet und gelesen werden. Virenfrei!
- Ein Fax ist ein Bild: jedes Fax kommt genau so an, wie es abgeschickt wurde - es gibt keine Probleme mit Schriftarten, Grafiken, Darstellungen.
- Antworten einfach gemacht: Unterschrift drauf, zurückfaxen, fertig. Keine Suche nach Kundennummer und dem richtigen Passwort.
Integration des Online-Fax in den Büroablauf
Ein Internet-Anschluss genügt - und jeder Ihrer Mitarbeiter kann sofort und direkt faxen. Direkt vom eigenen PC aus: im Büro, im Homeoffice oder auch von unterwegs.
Und als Administrator können Sie die Zugänge und Rechte aller Mitarbeiter zum Online-Fax ganz flexibel einrichten und steuern - und behalten immer den Überblick über alle Faxaktivitäten.
Administrationsbereich
- Beliebig viele Nutzer flexibel einrichten und sperren
- Rechte individuell je Nutzer definieren und variieren
- Kontrolle aller Fax-Aktivitäten (ohne Einblick in die einzelnen Dokumente der Nutzer)
Geschützter Kundenbereich für die Nutzer
- Jeder Nutzer sieht nur seine eigenen Fax-Aktivitäten
- Einstellungen können individuell je Nutzer hinterlegt werden
Viele Einstellungsmöglichkeiten
- Kopfzeile, Fax-ID, Deckblatt individuell festgelegen
- Automatische Wiederanwahlen bei Besetztsituationen selbst definieren
- Einstellungen zur Verarbeitung eingehender bzw. ausgehender Faxe
- u.v.m.
Hierfür wird das Fax oft eingsetzt
Der Versand per Fax ist immer dort besonders geeignet, wo man sicher sein will, dass ein Dokument seinen Empfänger direkt, unverändert und schnell erreicht - und man nicht Gefahr laufen will, dass es im Spam-Filter hängen bleibt. Dazu gehören bespielsweise diese Dokumente:
- Bestellungen
- Produkt-Anfragen
- Auftragsbestätigungen und Lieferinformationen
- Korrekturabzüge
- Laborberichte
- Formlose Kündigungen
u.v.m.
Besonders interessant ist der Einsatz des Faxes vor allem in Branchen, in denen der Empfänger nicht den ganzen Tag am PC sitzen. Dazu zählen bspw.
- Arztpraxen
- Labore
- Apotheken
- Handwerksbetriebe jeglicher Art
Online-Fax als clevere Alternative zum Fax-Server
Die Online-Fax Lösung lässt sich beliebig skalieren. Und daher eigenet sie sich nicht nur als Ersatz einzelner Faxgerät - sondern natürlich auch als Alternative zu großen Faxservern. Keine aufwendige Hardware, keine Stromkosten, keine Wartungskosten: mit einer Online-Fax-Lösung reicht ein einziger Internet-Anschluss für Ihre gesamte Fax-Kommunikation. Ganz egal in welcher Größenordnung.
Die Anbindung für die einzelnen Mitarbeiter lässt sich ganz einfach per Online-Zugang, per E-Mail oder natürlich auch über eine API mit wenigen Codezeilen realisieren. Probleme beim Fax-Versand werden an den Online-Fax Dienstleister ausgelagert. So führt Online-Fax zu einer hohen Zeit- und Arbeitsersparnis für die Systemadministration.
Hier finden Sie alle Details zum Vergleich Online-Fax / Fax-Server:
Fazit
Gerade in den heutigen Zeiten der E-Mail Flut, ist Fax ein Kommunikationskanal, über den sich Informationen schnell, sicher und barrierefrei übermitteln lassen. Clever eingesetzt ermöglicht Online-Fax so die zuverlässige Zustellung von Dokumenten sicherzustellen - und integriert sich nahtlos in das papierlose Büro.
Ganz gleich ob Einzelunternehmen oder Großkonzern: für die Integration von Online-Fax in die Unternehmensstruktur sind weder zusätzliche Hard- oder Software noch großes Fachwissen nötig .Ein Internet-Anschluss genügt, um das komplette Unternehmen faxfähig zu machen.
Wie Sie sehen lässt sich die Fax-Kommunikation dabei problemlos in jede Umgebung integrieren. Sehr gerne beraten wir Sie und unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Online-Fax Lösung.
Hier finden Sie nähere Infos zum Online-Fax Angebot über GTC
