Online-Fax - aktueller als gedacht
Faxen war vorgestern? Weit gefehlt. Das Fax ist für viele Branchen wieder die erste Wahl. Natürlich nicht das verstaubte Faxgerät – sondern die Online-Variante.
Die lässt sich nahtlos in die betrieblichen Abläufe heutzutage integrieren – und stellt sicher, dass wichtige Nachrichten eben nicht im Spam-Filter landen, sondern gelesen werden.
Das Fax als Übertragungsweg
Beim Fax denken viele an das klassische Faxgerät, dabei ist es mehr als das: nämlich ein Übertragungsweg, der in Zeiten der Mail-Flut viele Vorzüge mit sich bringt. Um ihn zu nutzen, reicht ein Internet-Zugang.
Mit diesen Vorteilen punktet das Fax:
- Keine Spam-Problematik: ein Fax kommt an und bleibt nicht im Spam-Filter hängen.
- Keine Phising-Angst: Ein Fax kann gefahrlos geöffnet und gelesen werden.
- Ein Fax ist ein Bild: jedes Fax kommt genau so an, wie es abgeschickt wurde - es gibt keine Probleme mit Schriftarten, Grafiken, Darstellungen.
Online-Fax ins papierlose Büro integrieren
Um das Fax als sicheren Übertragungsweg zu nutzen, brauchen Sie also keine unhandlichen Faxgeräte: ein Internet-Anschluss genügt.
Jeder Mitarbeiter kann so direkt faxen, z.B. aus seinem E-Mail-Account heraus, und somit auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice. Die Online-Variante des Faxversandes bietet dabei im Vergleich zum klassischen Faxgerät zusätzliche Möglichkeiten:
Geschützter Kundenbereich
- Die gesamte Fax-Kommunikation kann zentral koordiniert, gespeichert, nachverfolgt werden.
Beliebig viele Nutzer können angelegt und verwaltet werden. - Systemadministrationen können Probleme der Nutzer direkt überprüfen und eingreifen.
Versandlisten für mehrere Empfänger
- Ein Fax kann gleichzeitig an beliebig viele Empfänger gesandt werden – mit einem Klick.
Kopfzeile und/oder Fax-ID möglich
- Kopfzeile, Fax-ID, Deckblatt: all dies können Sie individuell festgelegen.
Nachsendung an nicht erreichte Empfänger
- Anzahl der automatischen Wiederanwahlen bei Besetztsituationen kann frei definiert werden.
- Und wenn ein Fax mal nicht durchging, versenden Sie es mit einem Klick erneut.
Höchste Aufmerksamkeit
Einer der größten Vorteile des Faxes ist die hohe Aufmerksamkeit. Im normalen Arbeitsleben erhält jeder inzwischen jeden Tag so viel E-Mails, dass oft großzügig gelöscht wird und einzelne Mails untergehen. Dabei gibt es auch andere Möglichkeiten, wichtige Informationen an den Empfänger zu bringen: per Fax.
Beim Fax wird jeder Empfänger aufmerksam:
- Ein Fax wird oft erwartet
Durch seinen dringenden Charakter werden Faxe häufig erwartet, z. B. wie in der Medizinbranche für Labor- oder Arztberichte oder dringende Bestellungen.
- Ein Fax fällt auf
Da nicht sehr viele Faxe versendet werden, fällt ein Fax richtig auf und geht nicht so leicht im E-Mail-Postfach unter. Da man den Inhalt von außen beurteilen kann (wie bei einer E-Mail über den Betreff), ist einem Fax der erste Augenschein sicher.
Bei manchen Empfängern kommt das Fax auch noch handfest aus dem Faxgerät, wo es sowieso nicht übersehen werden kann, wie z.B. beim Handwerker. Er kann das Fax so besser in seinen Arbeitsalltag integrieren, weil er selten am PC sitzt.
- Das Fax ist zuverlässig und nachweisbar
Für wichtige Dokumente, sei es im Rechtswesen, Medizinbereich oder für Bestätigungen oder Kündigungen wird immernoch sehr gerne das Fax genutzt. Hier verhaut es keine Darstellungen, man kann sich sicher sein, dass das Fax ankommt und hat sogar ein aussagekräftiges Protokoll der Übertragung.
- Preis-Leistungs-Aufmerksamkeitssieger Fax
Ein Fax kostet einen Bruchteil eines Briefes, ist besser für die Ökobilanz und schneller auf den Weg gebracht. Aufgrund seines „dringlichen Charakters“ erhält das Fax zudem mehr Aufmerksamkeit als ein Brief – und natürlich auch im Vergleich zu den hunderten von E-Mails, die man jeden Tag erhält. Im Gegensatz zur E-Mail bleibt ein Fax nicht unbemerkt im Spam-Filter hängen, so dass die Erreichbarkeit der Empfänger höher ist.
Online-Fax - clevere Alternative zum Fax-Server
Statt eines Faxgerätes ist in viele Unternehmen der Fax-Server für die Fax-Kommunikation im Einsatz. Auch hier eignet sich eine Online-Fax-Lösung als professionelle Anbindung, um Zeit und Kosten zu sparen. Denn statt teurer, wartungsanfälliger Fax-Server-Hardware benötigen Sie mit einer Online-Fax-Lösung nur einen Internet-Anschluss für Ihre Fax-Kommunikation.
Die Anbindung an die einzelnen Mitarbeiterrechner lässt sich per E-Mail oder natürlich auch über eine API mit wenigen Codezeilen realisieren. Ganz gleich, welchen Weg man wählt: Online-Fax ist eine zuverlässige Lösung, die die Systemadministration viel Zeit sparen lässt.
Hier finden Sie alle Details dazu
Fazit
Es ist wichtig, auf allen Kanälen erreichbar zu sein, um alles herauszuholen. Nicht nur einzelne Branchen bevorzugen dabei das Fax: wenn Sie sicher sein wollen, dass ein Dokument ankommt, ist das Fax der geeignete Übertragungsweg.
Wie Sie sehen lässt sich die Fax-Kommunikation dabei problemlos in jede Umgebung integrieren. Sehr gerne unterstützen wir Sie dabei auch bei der Umsetzung
