Arbeitsprozesse in der moderne Arbeitswelt
Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert. Mit mehr Mitarbeitern im Homeoffice, internationaler Zusammenarbeit und flexibleren Arbeitszeiten stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Um diesen Wandel erfolgreich zu meistern, sind klare Absprachen und effiziente technische Lösungen unerlässlich.
Flexiblere Arbeitszeiten und Homeoffice
Abstimmung der Arbeitszeiten
- Definieren Sie gemeinsam feste Zeitfenster für Mittagspausen und Kernarbeitszeiten, damit für alle klar ist, wer wann sicher erreichbar ist.
- Planen Sie gemeinsame Zeiten für das Team, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, z.B. feste Bürotage.
- Organisieren Sie regelmäßige interdisziplinäre Meetings, um auch den Austausch mit anderen Bereichen / Abteilungen zu fördern.
Neue Meetingformate
- Nutzen Sie Meetings zur Stärkung des Teamgefühls und für die regelmäßige Abstimmung des Projektfortgangs.
- Setzen Sie auch bewusst Präsenz-Meetings ein, die das Wir-Gefühl stärken.
- Definieren Sie Inhalt, Ziel und Dauer der Meetings im Vorfeld.
- Passen Sie die Meetingformate inhaltlich je nach Bedarf an, um sie effektiver zu gestalten. Für ein reines Update-Meeting können Sie z.B. weniger Zeit veranschlagen.
Klare Zuständigkeiten
- Definieren Sie Zuständigkeiten präziser, da die Zusammenarbeit häufiger nicht mehr vor Ort stattfindet und deshalb weniger persönliche Absprachen stattfinden.
- Setzen Sie klare Grenzen z.B. für die Arbeitszeiten, um Überlastung zu vermeiden und eine gesunde Work-Life-Balance zu gewährleisten.
Telefonische Erreichbarkeit
- Stellen Sie sicher, dass immer ein kompetenter Ansprechpartner für Kunden, Partner und Interessenten erreichbar ist, ohne dass einzelne Mitarbeiter dabei überlastet werden.
Technische Lösungen
Meeting-Lösungen
- Nutzen Sie Telefonkonferenzen für kurze Abstimmungen und legen Sie bei Video-Calls klare Regeln für die Nutzung der Kamera fest.
- Fördern Sie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, um E-Mail-Fluten zu vermeiden, und setzen Sie auf digitales Dokumentenmanagement.
Interne Kommunikationssysteme
- Implementieren Sie interne Instant-Messaging-Systeme. Achten Sie hier auch auf den Datenschutz – evtl. sind hier europäische Lösungen anderen vorzuziehen.
- Vermeiden Sie lange interne E-Mail-Ketten mit einer großen Empfängeranzahl. Setzen Sie stattdessen bspw. auf geeignete Projektmanagement-Tools oder klare Kommunikationsabläufe.
Alternative Kommunikationswege
Die E-Mail-Flut kostet viel Zeit – und nicht selten gehen gewünschte Informationen unter, werden versehentlich gelöscht oder landen im Spam-Filter. Denken Sie auch an alternative Kommunikationswege – wie bspw. das Fax oder die SMS (z.B. für die Information des Außendienstes). Über entsprechende Online-Tools lassen sich Faxe und SMS genauso einfach von jedem PC aus versenden wie eine E-Mail – aber sie landen nicht versehentlich im Spam-Filter und erhalten mehr Aufmerksamkeit.
Fazit
Mit der Zunahme von Homeoffice, internationalen Teams und flexiblen Arbeitszeiten müssen Unternehmen ihre Arbeitsprozesse anpassen. Dies erfordert klare Absprachen, präzise Zuständigkeitsdefinitionen und den Einsatz geeigneter technischer Lösungen. Indem Sie diese Maßnahmen ergreifen, können Sie die Effizienz und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigern und den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt erfolgreich begegnen.
Um die Kommunikation auch per Online-Fax ganz einfach zu organisieren, finden Sie hier interessante Informationen zum Thema Internet-Fax.
