Datenschutz beim Newsletterversand
25.1.2025
Der Datenschutz spielt auch beim Newsletterversand heutzutage eine wichtige Rolle. Wer personenbezogene Daten (wozu E-Mail-Adressen in der Regel zählen) von EU-Bürgern verarbeitet, muss sich an die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten. Denn sie regelt und vereinheitlicht die Datenschutzrechte von EU-Bürgern. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder.
Hinzukommen gesetzliche Vorgaben, die dem Versand von E-Mails enge Grenzen setzen.
Es ist also Zeit, Ihre Newsletter „auf Herz und Nieren“ zu prüfen. Nachfolgend haben wir für Sie aufgeführt, worauf Sie beim Versand von Newslettern unbedingt achten müssen.
Wen darf ich per E-Mail anschreiben
Um Mail-Adressen rechtlich unbedenklich anzuschreiben, muss es sich entweder um Bestandskunden handeln (mit gewissen Einschränkungen) oder der Empfänger muss Ihnen sein Einverständnis für den Erhalt Ihrer E-Mail gegeben haben.
Prinzipiell spielt es keine Rolle, wie der Empfänger Ihnen sein Einverständnis gegeben hat. Aus praktischen Gesichtspunkten allerdings hat sich das Einverständnis per "Double-Opt-In" etabliert: ein neuer Abonnent bestätigt dabei seine Eintragung in Ihren Newsletterverteiler stets noch einmal explizit durch Klick auf einen ihm per Mail übersandten Link. Erst wenn dies erfolgt ist, gilt das Einverständnis als erteilt. Damit wird ausgeschlossen, dass ein Dritter im Namen des Empfängers (für letzteren unwissentlich) Newsletter abonniert.
Wichtig: denken Sie daran, dass die Double-Opt-In-Einwilligung auch im Zweifelsfall von Ihnen nachgewiesen werden muss. Achten Sie daher auf eine entsprechende Dokumentation!
Übrigens: wenn Sie die Datenbankfunktion über GTC buchen, funktionieren Eintragung, Double-Opt-In-Mail und Dokumentation natürlich vollautmoatisch ohne Ihr zutun.
Abonnenten gewinnen – rechtlich einwandfrei
Je mehr Abonnenten Sie haben, desto mehr Reichweite hat Ihre Information. Doch Abonnenten zu gewinnen, ist in unserer reizüberfluteten Welt nicht einfach. Bieten Sie daher Anreize für Abonnenten wie z.B. Brancheninsider-Informationen, exklusive Bestellmöglichkeiten vor dem Verkaufsstart, aber auch Prozente auf den künftigen Einkauf. Auf Ihrer Webseite können Sie Ihren Newsletter auch mit einem Pop-Up o.ä. bewerben, um Ihren Empfängerkreis auszuweiten.
Nutzen Sie auch andere Kanäle, um Abonnenten zu generieren. Beispielsweise über Social-Media-Aktionen. Aber auch im persönlichen Gespräch, auf Messen, in Anzeigen, Flyern o.ä. können Sie E-Mail-Adressen sammeln. Achten Sie hier allerdings darauf, dass Sie jedes Einverständnis des Empfängers für Ihre E-Mails auch so dokumentieren müssen, dass Sie dies im Streitfall wirklich nachweisen können.
Was viele nicht wissen: Bei der Anmeldung zum Newsletter besteht ein Kopplungsverbot. Sie dürfen somit beispielsweise nicht die Teilnahme an einem Gewinnspiel mit der Verpflichtung zur Anmeldung zum Newsletter verbinden (=Kopplung). Die Teilnahme am Gewinnspiel muss auch ohne ein Newsletterabonnement möglich sein.
Sonderfall Bestandskunden
Ausnahmsweise kann die vorherige, ausdrücklich erteilte Einwilligung des Adressaten für den Erhalt des Newsletters entbehrlich sein. Dies ist möglich bei Bestandskunden, von denen Sie im Zusammenhang mit dem Verkauf Ihrer Ware oder Dienstleistung die E-Mail-Adresse erhalten haben, falls:
- Sie die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren / Dienstleistungen verwenden,
- der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und
- der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung eindeutig darauf hingewiesen wurde/wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann.
Tipp:
Weisen Sie den Kunden bei der Datenerhebung explizit darauf hin, dass die Daten auch für Direktwerbung verwendet werden können.
Transparenz für Abonnenten
Wenn Sie neue Abonnenten gewinnen, verlangt der Gesetzgeber eine sogenannte „Zweckgebundene Einwilligungserklärung“. Sie müssen den Empfänger also bereits vor seiner Eintragung darüber informieren, wofür Sie seine Daten erheben (Zweckgebundenheit) und an wen Sie diese ggf. übermitteln. Außerdem klären Sie ihn auf, wie er sein Einverständnis widerrufen kann. Es empfiehlt sich an dieser Stelle auch eine Verlinkung auf Ihre Datenschutzerklärung mit detaillierten Informationen.
Die Einwilligung für das Speichern der Daten muss generell freiwillig und aktiv durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen. Das einzige Pflichtfeld bei der Anmeldung über ein Formular darf die E-Mail-Adresse sein. Alle anderen Daten dürfen Sie nur freiwillig abfragen. Der Nutzer muss den Haken für sein Einverständnis aktiv selbst setzen – es dürfen keine vorausgewählten Häkchen für Einverständnisse aktiviert sein. Für jede Zustimmung wird ein gesondertes Ankreuz-Kästchen benötigt.
Datenschutzerklärung - das muss rein
Sie müssen nicht nur jeden neuen Abonnenten auf Ihre Datenschutzerklärung hinweisen – wichtig ist auch, dass Sie den Newsletter-Versand in der Datenschutzerklärung berücksichtigen.
Erläutern Sie hier, welche Daten dafür benötigt werden, welche Wege die Daten im Verarbeitungsprozess durchlaufen, ob und was im Newsletter getrackt wird und ggf. in welcher Form. Auch ein Hinweis auf Ihre AGB kann sinnvoll sein.
Externe Versand-Dienstleister - das ist hier wichtig
E-Mail-Adressen zählen prinzipiell zu personenbezogene Daten - daher unterliegt der E-Mail-Versand entsprechenden Datenschutzregeln.
Sobald Sie den Versand über einen externen Dienstleister vornehmen, ganz gleich ob per Online-Tool oder durch manuelle Be-/Überarbeitung durch den Dienstleister, müssen Sie Ihre Abonnenten im Rahmen Ihrer Datenschutzerklärung darüber informieren. Sie benötigen außerdem einen Auftragsvearbeitungsvertrag mit jedem eingesetzten Dienstleister. In der Regel genügt eine E-Mail oder ein Anruf, und der Dienstleister sendet Ihnen ein Dokument zu.
Auch müssen die Daten laut DSGVO immer in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union bleiben, in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder einem Drittstaat, für den ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt.
Diese Rechte haben Abonnenten
Jedem personenbezogenen Datensatz, den Sie bei sich speichern, spricht der Gesetzgeber bestimmte Rechte zu: so müssen Sie das Recht auf Löschung und Datenübertragbarkeit sicherstellen. Das bedeutet, dass Ihr Kunde / Abonnent das Recht hat, von Ihnen die Löschung seiner Daten zu verlangen oder die Übermittlung seiner von Ihnen gespeicherten Daten in gängiger, maschinenlesbarer und strukturierter Form an sich selbst oder sogar an einen anderen Betrieb. Dies erleichtert dem Kunden einen Anbieterwechsel.
Das Recht auf Löschung(= Recht auf „Vergessen werden“) umfasst dabei mehr als die einfache Austragung aus Ihrem Newsletterverteiler, bei dem Sie Abonnenten z.B. nur bei sich sperren: berücksichtigen Sie, dass Sie bei solchen Anfragen wirklich die personenbezogenen Daten aus Ihren Systemen löschen müssen.
Konsequenzen - das droht im Ernstfall
Die Einhaltung der DSGVO-Regeln sind für Sie verpflichtend, sobald Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Nehmen Sie dies nicht auf die leichte Schulter: Verstöße können teuer werden.
Bei Nichteinhaltung drohen Unternehmen Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro bzw. bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens. Besser also, vorab einen Blick mehr auf die Details zu werfen – als teure Strafen zu riskieren.
Datenschutz - und mehr
Beim Versand Ihrer E-Mailings ist der Datenschutz eine Grundvoraussetzung. Achten Sie darauf, dass:
- zulässige Einverständnisse vorliegen oder Bestandskunden angeschrieben werden dürfen
- die Daten die EU nicht verlassen oder entsprechende Ausnahmeregelungen vorliegen
- Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern vorliegen
- die Datenschutzerklärung den E-Mail-Versand mit berücksichtigt.
Dann kann es losgehen mit Ihren E-Mailings! Was es hier zu beachten gibt, haben wir Ihnen in unserer kleinen Checkliste zusammengefasst.
Fazit
Um alle rechtliche Vorgaben zu erfüllen und empfindliche Strafen zu vermeiden, sollte bei Ihrem E-Mail-Marketing der Datenschutz mit ganz oben auf der Agenda stehen. Wenn das gewährleistet ist, können Sie sich marketingtechnisch voll austoben.
Gerne unterstützen wir Sie dabei - beispielsweise mit der Einrichtung einer Newsletterdatenbank für Sie, mit Anmeldeformular für Ihre Webseite und automatischem Double-Opt-In. Wir beraten Sie gerne! Kontaktieren Sie uns - unsere netten Kundenberater sind gerne für Sie da!
