Spamfilter Funktionsweise

Damit Ihre erwünschte Mail nicht im Spamfilter landet, zeigen wir Ihnen,

 

  • wie Spamfilter den Inhalt Ihrer E-Mails beurteilen
  • was aus technischer Sicht beim Versand geprüft wird
  • was White-, Grey- und Blacklisting ist
Spamfilter - so ticken sie

So prüfen Spamfilter E-Mails

8.6.2026

E-Mails sind im Büroalltag inzwischen unerlässlich - und Spam blockiert uns unnötig. Spam-Filter helfen uns, zeitfressende Spam-Mails bereits vorab herauszufiltern.

 

Aber auch erwünschte E-Mails können von übereifrigen Spam-Filtern zu Unrecht blockiert werden, und den Empfänger so nicht erreichen. 

 

Wir zeigen Ihnen, wie Spam-Filter ticken - und wie Sie vermeiden, dass Ihre erwünschten E-Mails fälschlicherweise im Spam-Filter landen statt im Postfach des Empfängers.

Kurzum

Das machen Spamfilter:

Eingehende Mails überprüfen, einen Spamscore ermitteln (= Wahrscheinlichkeit, dass es Spam ist), verdächtige Mails blocken.

 

Danach prüfen Spamfilter:

  • Inhalt und Aufbau
  • Absender und dessen Reputation
  • Sicherheitseinstellungen beim Versand (SPF, DKIM, DMARC)
  • Abgleich mit Blacklists (Absender, IP-Adressen)
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Spamfilter – wie funktionieren sie?

Spamfilter sortieren E-Mails, die sie als Spam einschätzen, direkt in den Spam- bzw. Junk-Ordner des Empfängers. Dafür ermittelt der Spam-Filter zunächste einen "Score" für jede E-Mail. Dieser Spam-Score bestimmt die Wahrscheinlichkeit, dass es sich bei der E-Mail um Spam handelt. Dafür werden unterschiedliche Kriterien herangezogen und unterschiedlich gewichtet.

 

Prinzipiell kann ein Spamfilter individuell konfiguriert werden und eigenständig vom Verhalten des Nutzers (der eingehende E-Mails z.B. als Spam markiert) lernen:

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E-Mails von Adressen aus dem eigenen Adressbuch werden so beispielsweise meist nicht als Spam eingestuft. Hinzu kommen viele individuelle Filtereinstellungen, von denen der Empfänger meist nichts mitbekommt und die auch unterschiedlich gewichtet sein können.

Kriterien für die Spam-Einordnung

Inhalt
 

Der Spamfilter analysiert den Inhalt Ihrer E-Mail und sucht hier nach typischen Spam-Mustern. Durch den Einsatz von KI sind es inzwischen hier weniger einzelne Signalworte als der Gesamtkontext, der zählt.

  • Übertriebene werbliche Formulierungen und Versprechungen: "100% kostenlos", "Komplett gratis", "Exklusiv nur für Sie" - solche und ähnliche Formulierungen können bei entsprechender Häufung und im Gesamtkontext als Spam-Anzeichen gewertet werden. 
  • Künstliche Dringlichkeit: "Nur heute", "Handeln Sie sofort", "Überprüfen Sie dringend", "Ihr Konto wird gesperrt" - E-Mails, in denen versucht wird, Druck auf den Empfänger auszuüben, werden leicht geblockt.
  • Betrugsmuster / Ähnlichkeit zu Spam-Kampagnen: Spam-Filter prüfen anhand von Vergleichsmails, ob es sich um eine typische "seriöse" E-Mail handelt, sondern Ähnlichkeiten zu (ggf. auch ganz aktuellen) Spam-E-Mails aufweist. 
  • Austauschbare Texte / mangelnde Individualität: Tatsächlich werten (KI-basierte) Spam-Filter zunehmend auch solche Texte als Spam-Indiz, die für sie generisch, standardisiert, austauschbar wirken. Muster von Kampagnen, deren Texte sich sehr ähneln, lassen sich schnell erkennen - und als Spam-Indiz werten.


Schreibweise

  • Unnatürliche Wiederholung von Satzzeichen: Unnötige Zeichenwiederholung (Bspw.: !!!, ???, $$$) lassen die Spam-Wahrscheinlichkeit steigen.
  • Großbuchstaben: Passagen, die nur in Großbuchstaben geschrieben oder durch Leerzeichen gesperrt sind, können als Spamkriterium gewertet werden, z.B. "GRATIS", "SOFORT ANMELDEN".
  • Sich vielfach wiederholende Textpassagen: Wenn im Text eine Textpassage, wie z. B. "Hier klicken" mehrmals in der E-Mail auftaucht, kann der Spamfilter aktiv werden.


Link-Analyse

  • Sehr viele Links: Bei einer unnatürlichen Häufigung von Links (bspw. mehr Links als Fließtext), reagieren viele Spam-Filter.
  • Zieldomain der Links: Wo führen die Links hin? Alter, Reputation, Blacklist-Einträge und Weiterleitungen fließen bei der Analyse mit ein. 
  • Abweichungen zwischen angezeigtem und tatsächlichem Ziel: Wird im Text bspw. die Domain www.beispiel.de angezeigt - verlinkt wird aber zu einer ganz anderen Domain, dann ist dies ein starkes Signal für Spam.

 

Aufbau und Struktur

  • Versteckter Text: Sehr kleiner Text oder bspw. weißer Text auf weißem Grund - diese Inhalte sind für den Empfänger kaum sichtbar. Dies dient  in der Regel nicht der Übermittlung eines seriösen Inhalts und erhöht daher die Spam-Einschätzung.
  • Unsichtbare Links: Gleiches gilt für Links, die für den Leser nicht sichtbar sind - bspw. durch die Farbgebung oder die Größe. 
  • Viel Bild, wenig Text: Um Spamtexte zu verschleiern, wurden früher Spam-Nachrichten häufig in einem Bild "versteckt", das der Spam-Filter nicht auslesen konnte. Bilder dienen in der Regel der visuellen Unterstützung des E-Mail-Textes. Kippt dieses Verhältnis unnatürlich zu Lasten des Textes, gilt dies als Spam-Merkmal.

 

Vertrauenswürdigkeit des Absenders

  • Autorisierung der IP-Adresse für den Versand mit dieser Absenderdomain: in den SPF-Records zu jeder Domain ist hinterlegt, von welchen IP-Adressen/Servern aus mit dieser Absenderadresse Mails versandt werden dürfen. Fehlen SPF-Records oder sind dort die IP-Adressen/Server des Versenders nicht hinterlegt, gilt das als mangelnde Autorisierung des Versenders - die Mail wird abgelehnt.
  • Verschlüsselung / Signatur der Mail: Durch eine DKIM-Verschlüsselung einer Mail wird sichergestellt, dass diese nicht manipuliert wird. Die E-Mail an sich erhält hierbei einen privaten DKIM-Schlüssel - der dazu passende öffentliche Schlüssel ist für die Absenderdomain hinterlegt. Nur, wenn die Schlüssel zusammenpassen, ist die E-Mail in Ordnung.
  • DMARC-Eintrag: Mit diesem Eintrag legt die Absenderdomain fest, wie der Empfänger verfahren soll, wenn SPF-Records oder DKIM nicht korrekt sind. Viele Empfangsserver setzen diesen Eintrag voraus, um die Mail anzunehmen.
  • Reputation des Absenders: Für die Absenderdomain wird überprüft, ob sie evt. bereits auf gängigen Blacklists eingetragen ist, hohe Beschwerderaten bzw. viele Spam-Meldungen aufzuweisen hat. Um zu vermeiden, dass Spammer die Absenderdomain einfach beliebig wechseln, wird eine sehr junge Domain bzw. der Versand vieler Mails direkt nach Registrierung abgestraft.

 

Empfänger und Empfängerverhalten

  • Viele unzustellbare Mails: Erhält ein Provider viele unzustellbare Mails vom gleichen Absender, kann er davon ausgehen, dass die Mail nicht an aktive Kunden gesandt wird, deren Adresse in der Regel bekannt sein sollte. Nach einer gewissen Anzahl solcher Mails, werden weitere Mails dann häufig als Spam abgelehnt.
  • Öffnungen / Antworten / Weiterleitungen: All dies wird als positives Zeichen gewertet und senkt die Spam-Einschätzung. Auch das Verschieben von (fälschlich aussortierten) Spam-Mails in den normalen Posteingang ist ein gutes Zeichen. Hier setzt der Spam-Filter auf die Schwarmintelligenz.
  • Spam-Meldungen / schnelles bzw. ungelesenen Löschen / Blockieren es Absenders: machen dies viele Empfänger, dann springen Spam-Filter häufig an und blockieren weitere E-Mails dieses Absenders.

 

White-, Grey- und Blacklisting

Spamfilter arbeiten zusätzlich mit unterschiedlichen Listen. Auf diesen Listen werden Absender- und IP-Adressen gesammelt, anhand derer man - erst einmal ohne weitere Prüfung - entscheidet, ob eine E-Mail  zugestellt wird oder nicht. Man unterscheidet folgende Verfahren:

 

Whitelists beinhalten Absender-/IP-Adressen, deren E-Mails prinzipiell angenommen werden - die E-Mail-Adressen in den Adressbücher des Empfängers werden beispielsweise meist gewhitelistet.

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Greylisting funktioniert so, dass E-Mails prinzipiell bei der Erstzustellung abgelehnt und erst bei erneuter Zustellung von der gleichen IP-Adresse angenommen werden - Spam-Versender belassen es meist bei einem einzigen Versuch.

 

Blacklists führen Absender-/IP-Adressen, von denen prinzipiell keine E-Mails angenommen werden. Hier werden i.d.R. Absender aufgenommen, die bereits Spam versandt haben. Auch dynamische IP-Adressen werden oft als Zeichen für Spam angesehen und blockiert. Blacklists werden von unterschiedlichen Anti-Spam-Organisationen geführt (z.B. Spamhaus), die diese Ihren Kunden zur Verfügung stellen. 

 

Für die Zustellung einer E-Mail ist somit wichtig, auszuschließen, dass die eigene Absender-/IP-Adresse somit nicht auf einer Blacklist enthalten ist - dies sollte regelmäßig überprüft werden. Zudem sollte bei einer abgelehnten Zustellung aufgrund von Greylisting eine Zweitzustellung mit gleicher IP-Adresse versucht werden.

 

GTC versendet selbstverständlich über statische IP-Adressen und überwacht automatisiert die gängigen Blacklists (D, A, CH). Im Falle einer Listung reagiert GTC sofort, so dass über diese IP-Adresse bis zur Löschung dieser von der Liste nichts weiter versandt wird. Auch eine Zweitzustellung bei Greylisting erfolgt vollautomatisch.

Tipps für eine bessere Zustellbarkeit

 

 

 

 

 

Sie versenden selbst E-Mailings? Dann ist es für Sie wichtig, dass Ihre angeforderten E-Mails auch den Empfänger erreichen - und nicht unbemerkt und unerwünscht im Spamfilter "hängen bleiben".

 

Was Sie als Versender beachten sollten, haben wir hier in unseren Tipps für Sie zusammengefasst.

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Fazit

Spamfilter schützen uns heute vor einer massigen Flut unerwünschter E-Mails. Damit  wichtige E-Mails nicht fälschlich herausgefiltert werden, ist es gut zu verstehen, wie Spam-Filter arbeiten.

 

Naturgemäß lassen sich Spamfilter nicht in die Karten schauen, was Ihre genauen Mechanismen angeht - dank KI und maschinellem Lernen verändern sich diese zudem. Eingehende E-Mails werden dabei immer damit verglichen, wie aktuelle Spam-E-Mails versandt werden: Inhalt, Aufbau, Links - und auch technische Versandwege eingehender E-Mails werden hier genau analysiert.

 

Damit Ihre erwünschten E-Mails bei Ihren Abonnenten landen, ist es daher wichtig, Ihre E-Mails seriös zu gestalten und gemäß den aktuellen Sicherheitsstandards (SPF-Records, DKIM..) zu versenden. Worauf Sie hier achten sollten, haben wir auf der Seite: Spamfilter vermeiden für Sie zusammengefasst.

 

Haben Sie Fragen? Gerne unterstützen wir Sie auch beim Erstellen und Versenden Ihrer E-Mailings. Rufen Sie uns an unter Tel.: +49-(0)7 11-4 90 90-82 oder kontaktieren Sie uns.

 

 

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"Als Fotografin versende ich immer wieder Newsletter - und die kann ich mit GTC super einfach anlegen. Dubletten und Abmelder werden automatisch rausgefiltert. Und als ich Fragen hatte, war der Support telefonisch direkt erreichbar und konnte mir weiterhelfen."

Christine Otto

Christine Otto Fotografie

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"Wir schätzen das Newsletter-Tool sehr, weil wir uns verlassen können, dass alles einfach passt"

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Communication Consultants GmbH

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"Den E-Mail Versand unserer Newsletters erledigen wir in nur wenigen Minuten - und trotzdem super-professionell. Wir brauchen keine zusätzliche Software und müssen uns nicht langfristig binden. So bleiben wir flexibel. Zudem schätzen wir den Support der aufmerksamen GTC-Mitarbeiter."

Martina Assenmacher

Ingram Micro Pan Europe GmbH

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"Der Kundenservice hat uns super beraten. Jetzt holen wir viel mehr aus unseren Aktionen heraus, können Kampagnenvergleiche machen und erreichen genau, was wir wollen."

Uwe Streb

Festina Uhren GmbH

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"Mit dem Template-Editor erstellte E-Mailings sehen super aus. Außerdem passen sich unsere Mailings jetzt mit Responsive Design immer an die Größe der Empfangsgeräte an. Toll."

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Schweizerischer KMU Verband

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"Eine SMS wird nicht übersehen. Deshalb ist ein SMS-Mailing unsere Wahl, wenn es darauf ankommt. Mit GTC haben wir dazu einen Profi gefunden, mit dem alles super läuft. Und was uns besonders wichtig ist: Alle Daten bleiben in Deutschland."

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CreditPlus Bank AG

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