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Spamfilter: So kommen Ihre Mails ans Ziel

Spamfilter: So ticken sie

E-Mails sind im Büroalltag inzwischen unerlässlich - und Spam blockiert uns unnötig. Spam-Filter helfen uns, zeitfressende Spam-Mails bereits vorab herauszufiltern. Aber auch erwünschte E-Mails können von übereifrigen Spam-Filtern zu Unrecht blockiert werden, und den Empfänger so nicht erreichen. 

 

Wir zeigen Ihnen, wie Spam-Filter ticken - und wie Sie vermeiden, dass Ihre erwünschten E-Mails fälschlicherweise im Spam-Filter landen statt im Postfach des Empfängers.

 

Spamfilter – wie funktionieren sie?

Spamfilter sortieren E-Mails, die Sie als Spam einschätzen, direkt in den Spam- bzw. Junk-Ordner des Empfängers. Dafür ermittelt der Spam-Filter zunächste einen "Score" für jede E-Mail. Dieser Spam-Score bestimmt die Wahrscheinlichkeit, dass es sich bei der E-Mail um Spam handelt. Dafür werden unterschiedliche Kriterien herangezogen und unterschiedlich gewichtet.

 

Prinzipiell kann ein Spamfilter individuell konfiguriert werden und eigenständig vom Verhalten des Nutzers (der eingehende E-Mails z.B. als Spam markiert) lernen:

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E-Mails von Adressen aus dem eigenen Adressbuch werden so beispielsweise meist nicht als Spam eingestuft. Hinzu kommen viele individuelle Filtereinstellungen, von denen der Empfänger meist nichts mitbekommt und die auch unterschiedlich gewichtet sein können.

Kriterien für die Einordnung als Spam

Header

  • Absender-Adresse: Eine allgemeine E-Mail-Adresse als Absender (z. B. info@domain.de) erhöht die Spamwahrscheinlichkeit. Stattdessen besser einen persönlicheren benutzerdefinierten Namen als Absender verwenden wie z.B. "Sandra Meier <buero@firmaxyz.net>".
  • Antwort-Adresse: Spamfilter reagieren auch auf ein leeres "Reply-To"-Feld. Daher ist es empfehlenswert, stets eine Antwortadresse einzufügen.
  • IP-Adresse: Jede IP-Adresse wird anhand einer Spam-Black-Liste (SBL) überprüft. Diese beinhaltet die bisher als Spam identifizierten IP-Adressen. Wenn die IP-Adresse vorhanden ist, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit der Spameinstufung.


Text / Betreff

  • Zeichenwiederholung: Bei einer Zeichenwiederholung (z. B. "XXX" oder "$$$") oder vielen Frage- und/oder Ausrufezeichen steigt die Spam-Wahrscheinlichkeit
  • Großbuchstaben: Lange Passagen, die nur in Großbuchstaben geschrieben oder durch Leerzeichen gesperrt sind, gelten ebenso als Spamkriterien.
  • Badwords: Spamfilter reagieren besonders bei bestimmten Schlagwörtern. Zu diesen gehören beispielsweise die bekannten Wörter "Sex" und "Viagra". Aber auch scheinbar harmlose Wörter wie z. B. "günstig", "Gewinne", "gratis" oder "Angebot"  gehören ggf. zu den auffälligen Badwords.
  • Sich wiederholende Textpassagen: Wenn im Text eine Textpassage, wie z. B. "Hier klicken" mehrmals in der E-Mail auftaucht, kann der Spamfilter aktiv werden.


HTML-Code

  • Hintergrundfarbe: Viele Spamfilter tolerieren nur einen weißen Hintergrund. Bei farbigen E-Mail-Hintergründen in beispielsweise rot, blau, grün oder pink steigt somit die Wahrscheinlichkeit, dass diese E-Mails als Spam eingestuft werden.
  • Textfarbe: Neben der Hintergrundfarbe wird auch die Textfarbe überprüft. Hierbei gelten vor allem Text(teil)e in cyan, magenta, grau und gelb, aber auch Text(teil)e in rot, grün und blau als spamverdächtig.
  • Formular: Spamfilter reagieren negativ auf eingebundene Formulare, insbesondere dann, wenn der Formularinhalt per E-Mail versendet wird.
  • HTML-Anteil: E-Mails mit einem umfangreichen Programmcode lösen bei Spamfiltern oft Alarm aus. Daher sollte der HTML-Anteil nicht zu hoch ausfallen.
  • Grafiken: Viele Spamfilter werden aktiv, wenn im Verhältnis zu viele Bilder enthalten sind. Ein Verhältnis von Text zu Bild von ca. 60:40 ist ideal. Die Größe eines Bildes sollte nicht so groß sein - wir empfehlen eine Bildgröße von bis zu 100 kB/Bild.
  • Links: Spamfilter achten bei Links auf verschiedene Eigenschaften. Verlinken Sie möglichst in Ihren Mailings nur auf eigene Webseiten ohne führendes "http://...." , da dies als Spam eingestuft werden kann.

White-, Grey- und Blacklisting

Spamfilter arbeiten zusätzlich mit unterschiedlichen Listen. Auf diesen Listen werden Absender- und IP-Adressen gesammelt, anhand derer man - erst einmal ohne weitere Prüfung - entscheidet, ob eine E-Mail  zugestellt wird oder nicht. Man unterscheidet folgende Verfahren:

 

Whitelists beinhalten Absender-/IP-Adressen, deren E-Mails prinzipiell angenommen werden - die E-Mail-Adressen in den Adressbücher des Empfängers werden beispielsweise meist gewhitelistet.

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Greylisting funktioniert so, dass E-Mails prinzipiell bei der Erstzustellung abgelehnt und erst bei erneuter Zustellung von der gleichen IP-Adresse angenommen werden - Spam-Versender belassen es meist bei einem einzigen Versuch.

 

Blacklists führen Absender-/IP-Adressen, von denen prinzipiell keine E-Mails angenommen werden. Hier werden i.d.R. Absender aufgenommen, die bereits Spam versandt haben. Auch dynamische IP-Adressen werden oft als Zeichen für Spam angesehen und blockiert.

 

Für die Zustellung einer E-Mail ist somit wichtig, auszuschließen, dass die eigene Absender-/IP-Adresse somit nicht auf einer Blacklist enthalten ist - dies sollte regelmäßig überprüft werden. Zudem sollte bei einer abgelehnten Zustellung aufgrund von Greylisting eine Zweitzustellung mit gleicher IP-Adresse versucht werden.

 

GTC versendet selbstverständlich über statische IP-Adressen und überwacht automatisiert die gängigen Blacklists (D, A, CH). Im Falle einer Listung reagiert GTC sofort, so dass über diese IP-Adresse bis zur Löschung dieser von der Liste nichts weiter versandt wird. Auch eine Zweitzustellung bei Greylisting erfolgt vollautomatisch.

Tipps für eine bessere Zustellbarkeit

Sie versenden selbst E-Mailings? Dann ist es für Sie wichtig, dass Ihre angeforderten E-Mails auch den Empfänger erreichen - und nicht unbemerkt und unerwünscht im Spamfilter "hängen bleiben".

 

Was Sie als Versender bei der Mail-Gestaltung beachten sollten, haben wir hier in unseren Tipps für Sie zusammengefasst.

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Fazit

Spamfilter schützen uns heute vor einer massigen Flut unerwünschter E-Mails. Damit Ihre wichtigen Mails nicht fälschlich herausgefiltert werden, sollte man als Versender einige Dinge beachten.

 

Mit dem Versand über GTC sind Sie programmier- und versandtechnisch gesehen schon auf der richtigen Seite: der HTML-Code ist immer korrekt konfiguriert, Antwort-Adressen sind möglich, Multipart-Versand, Text/Bild-Möglichkeiten über den Template-Editor u.v.m. - und dass unsere IP-Adressen nicht ungerechtfertigter Weise auf Blacklists landen, überwachen wir für Sie vollautomatisch.

 

Textuell und optisch gesehen können Sie selbst mit oben beschriebenen Tipps zum seriösen Auftreten beitragen. Zusätzlich sollte die Nachbearbeitung des Versandes für Sie einen hohen Stellenwert haben: denn nur, wenn Ihr Verteiler auch gut gepflegt ist, kommen Ihre E-Mails an (und landen auch nicht in Spam-Filtern, die eine hohe Anzahl unzustellbarer Mail-Adressen ggf. als Spam-Zeichen interpretieren).

 

Haben Sie Fragen? Gerne unterstützen wir Sie beim Erstellen und Versenden Ihrer E-Mailings. Rufen Sie uns an unter Tel.: +49-(0)7 11-4 90 90-82 oder kontaktieren Sie uns.

 

 

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Martina Assenmacher

Ingram Micro Pan Europe GmbH


"Den E-Mail Versand unserer Newsletters erledigen wir in nur wenigen Minuten - und trotzdem super-professionell. Wir brauchen keine zusätzliche Software und müssen uns nicht langfristig binden. So bleiben wir flexibel. Zudem schätzen wir den Support der aufmerksamen GTC-Mitarbeiter."

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Uwe Streb

Festina Uhren GmbH


"Der Kundenservice hat uns super beraten. Jetzt holen wir viel mehr aus unseren Aktionen heraus, können Kampagnenvergleiche machen und erreichen genau, was wir wollen."

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Jürgen Klein

DATEV eG


"GTC ist unser langjähriger Partner für den SMS- und E-Mail-Versand und super zuverlässig. Daumen hoch."

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Bettina Holz

X-PERION Consulting AG


"Unsere Mitarbeiter sind in ganz Deutschland unterwegs, teilweise sogar europaweit. Eine regelmäßige Abstimmung ist hierbei unerlässlich. Mit GTC central-meeting sind wir völlig unabhängig: jeder wählt sich einfach per Telefon ein. Da spielt es keine Rolle, wo der Kollege gerade ist. Über internationale Einwahlnummern erfolgt die Einwahl auch aus dem Ausland zu geringen Kosten."

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Edgar Augel

Stadtmobil carsharing AG


"Mit dem Template-Editor erstellte E-Mailings sehen super aus. Außerdem passen sich unsere Mailings jetzt mit Responsive Design immer an die Größe der Empfangsgeräte an. Toll."

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Roland M. Rupp

Schweizerischer KMU Verband


"Der Service bei GTC lässt keine Wünsche offen. Auch die einfache Bedienung, die Auswertung und die mehrsprachige Menüführung sind top."

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Christof Korr

CreditPlus Bank AG


"Eine SMS wird nicht übersehen. Deshalb ist ein SMS-Mailing unsere Wahl, wenn es darauf ankommt. Mit GTC haben wir dazu einen Profi gefunden, mit dem alles super läuft. Und was uns besonders wichtig ist: Alle Daten bleiben in Deutschland."

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