Stille Wächter für mehr E-Mail-Sicherheit
E-Mail-Marketing ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Arbeitsalltags geworden. Unternehmen nutzen E-Mails, um mit Kunden zu kommunizieren, Produkte zu bewerben und Informationen zu teilen. Doch auch unseriöse Spam- und Phishing-Mails erobern täglich unsere Postfächer.
Angesichts der digitalen Flut solcher Nachrichten wird es immer wichtiger, den Mail-Verkehr sicherer zu machen. SPF-Records sollen dazu beitragen. Wir erklären Ihnen hier, was SPF-Records sind, wie sie eingesetzt werden und was Sie selbst beim Versand Ihrer E-Mails beachten sollten.
Was sind SPF-Records
Sender Policy Framework, kurz SPF, ist ein Mechanismus, der dazu dient, die Echtheit von E-Mails zu verifizieren. Sie legen fest, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen einer Domain zu senden.
Mit Hilfe von SPF-Records kann also festgestellt werden, ob der verwendete Server Mails mit diesem Absender versenden darf. Spoofing – also der Versuch, vorzugeben, eine E-Mail würde von einer vertrauenswürdigen Quelle stammen - kann so verhindert werden.
Wie funktionieren SPF-Records
- Einmalige Eintragung der SPF-Records:
Der Besitzer der Domain (derjenige, der die E-Mails sendet) hinterlegt bei seinem Domain-Provider einen SPF-Record. Dabei handelt es sich um eine Text-Datei in der hinterlegt ist, von welchem Mail-Server bzw. welchen IP-Adressen aus Mails mit dem Domain-Absender versandt werden darf.
Neben dem eigenen Server sollten hier auch E-Mail-Dienstleister mit aufgeführt werden, die bspw. automatisierte Mails oder auch E-Mailings im eigenen Auftrag versenden, wie z.B. GTC.
- E-Mail wird versendet:
Wenn eine E-Mail versandt wird, überprüft der empfangende Mail-Server automatisch, ob der Versender eine Mail mit der Absenderadressen versenden darf. Der Empfangsserver ruft somit automatisiert die SPF-Records zu dieser Domain ab. Nur wenn der Versandserver / die IP-Adressen der E-Mail auch in den SPF-mit aufgeführt wird, gilt die E-Mail als legitim. Wenn nicht, ist die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um Spam oder eine betrügerische Mail handelt, hoch.
- Spam-Einstufung:
Basierend auf der SPF-Überprüfung trifft der empfangende Mailserver eine Entscheidung darüber, ob die E-Mail akzeptiert, als Spam markiert oder abgelehnt wird.
Warum sind SPF-Records wichtig
Aus diesen Gründen sind korrekt gesetzte SPF-Records für jedes Unternehmen wichtig:
- Schutz vor Phishing-Angriffen:
Phishing-Angriffe, bei denen Angreifer versuchen, sich als legitime Unternehmen auszugeben, sind eine ständige Bedrohung für Unternehmen. Durch einen Check der SPF-Records können Sie die Authentizität des Absenders überprüfen. Mails, die nicht vom angegebenen Absender stammen, gelangen so gar nicht in Ihren Mail-Kreislauf.
- Sicherung Ihrer Reputation:
In Ihrem Namen und ohne Ihr Wissen versandte Betrugsmails können zu Beschwerden und Ärger führen und zu einer schlechten Reputation. Mit SPF-Records schieben sie dem einen Riegel vor.
- Erhöhung der Zustellbarkeit:
SPF-Records spielen eine Schlüsselrolle bei der Verbesserung der Zustellbarkeit von E-Mails. Wenn ein E-Mail-Server eine Nachricht empfängt, überprüft er die SPF-Einträge der Absender-Domain. Ist der sendende Server nicht autorisiert, wird die E-Mail möglicherweise als Spam markiert oder abgelehnt. Durch die klare Definition legitimer Mailserver wird die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Posteingang des Empfängers landen, erheblich gesteigert.
Eine besondere Rolle spielt die Zustellbarkeit auch beim E-Mail-Marketing. Achten Sie hier darauf, auch die Server Ihres E-Mail-Marketing-Providers mit in Ihre SPF-Records aufzunehmen.
Wie implementiert man SPF-Records selbst
Damit Ihre eigenen E-Mails gut ankommen und kein Fremder in Ihrem Namen versenden kann, ist es wichtig, SPF-Records für Ihre Absenderdomain zu definieren. Wie dies funktioniert, haben wir hier kurz für Sie skizziert.
SPF-Records korrekt setzen:
Sehen Sie Schritt für Schritt wie Sie SPF-Records bei sich integrieren.
(Alternativ Download als pdf).
Fazit
SPF-Records tragen zu einer erhöhten Sicherheit im E-Mail-Verkehr bei – und können beim E-Mail-Marketing für die Zustellrate mit entscheidend sein. Achten Sie auf den korrekten Einsatz von SPF-Records und berücksichtigen Sie hier auch externe Versand-Dienstleister, die Sie beauftragen.
Richtig eingesetzt helfen SPF-Record, den Mail-Verkehr sicherer zu machen – und die Zustellbarkeit von erwünschten Mails zu erhöhen.
