E-Mailings - geschickt versenden
16.1.2025
Nicht nur Inhalt und Aufbau eines E-Mailings sind wichtig: Der Erfolg von E-Mailings hängt auch vom Versandzeitpunkt ab. Je nach Tageszeit oder Wochentag reagieren Empfänger auf ein E-Mailing unterschiedlich: zum einen Zeitpunkt widmen sie Ihrer E-Mail mehr Zeit und Aufmerksamkeit – aber wenn sie unpassend kommt, löschen sie sie einfach ungelesen. Es lohnt sich daher, genauer hinzuschauen, welche Versandzeiten und -häufigkeiten sich für Ihre Zielsetzung lohnen.
Nutzen Sie diese Erfahrungswerte und Details für die bessere Planung Ihres E-Mail-Marketing.
Warum der Versandzeitpunkt wichtig ist
Eine an sich interessante Mail, aber zur falschen Zeit - Postfach voll und ein wichtiger Termin drängt? Gelöscht! Wem geht das nicht manchmal so.
Damit das Ihrer E-Mail nicht passiert, sollten Sie auf die Versandzeit und den Versandtag achten. Doch den idealen Zeitpunkt gibt es nicht. Er ist vielmehr von einigen Faktoren abhängig - die zeitlichen Präferenzen Ihrer Zielgruppe was das Lesen und Bearbeiten von E-Mails angeht, spielt hier eine große Rolle.
Einflussfaktoren
Unterschiedliche Faktoren entscheiden darüber, ob ein Empfänger Zeit und Muße hat, Ihre E-Mail zu öffnen und zu lesen oder nicht.
- Zielgruppe: B2B oder B2C
Während geschäftliche Mails üblicherweise während der Arbeitszeit gelesen werden, ist es im privaten Bereich genau umgekehrt: in der Regel ist hierzu nur Zeit in der Freizeit. - Tagesablauf - wann ist Ihre Zielgruppe online?
Während der Sachbearbeiter tagsüber überwiegend am PC sitzt, kann der Handwerker seinen Mail-Verkehr oft erst abends erledigen. Junge Eltern sind direkt nach Feierabend erst einmal familiär gebunden und kommen erst gegen später am Abend zum Checken ihrer E-Mails. Und in den Mittagspausen erreicht die geschäftliche Mail vermutlich nur den leeren Arbeitsplatz des Empfängers. - Ferien und Feiertage
An Feiertagen oder in Schulferien steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Zielgruppe nicht zu Hause oder bei der Arbeit ist. Einzelne Empfänger mag man so vielleicht erreichen - aber vor allem im B2B-Bereich wird das Gros nicht aufnahmebereit am PC sitzen. - Jahreszeit und Wetter:
Bei schönstem Sonnenschein verbringen manche den Sonntag vielleicht eher am Baggersee oder im Garten mit Freunden, als kaufbereit am PC, Tablet oder Handy.
Der genaue Versandzeitpunkt muss somit gut überlegt sein und richtet sich stark nach Ihrer Zielgruppe.
Optimale Versandzeiten im B2B-Bereich
Im geschäftlichen Bereich sind die Zeiten am attraktivsten, in denen davon auszugehen ist, dass die Zielgruppe am PC erreichbar ist und bereit ist, sich mit Ihrer E-Mail auseinanderzusetzen.
Während Montag morgen die Gedanken vielleicht noch mit dem Wochenende oder dem überquillenden Postfach beschäftigt sind, dient der Freitag nachmittag häufig dem Ziel, die Arbeit der Woche erledigt zu bekommen und möglichst bald ins Wochenende zu starten.
Daher sind Montag vormittag und Freitag nachmittag keine idealen Versandzeitpunkte - ebensowenig wie das Wochenende. Dienstag bis Donnerstag hingegen sollte genug Raum sein, Ihre E-Mail aufmerksam wahrzunehmen.
Zeitlich gesehen sind vor allem die Kernzeiten der Arbeit interessant, außerhalb der Pausenzeit - also zwischen 9 und 11/12 Uhr und 14 und 16 Uhr. Hier wird man die meisten Empfänger im B2B-Bereich am PC antreffen.
Allerdings konkurriert man in dieser Zeit natürlich auch mit vielen anderen E-Mails, die auch um die Aufmerksamkeit des Empfängers buhlen.
Je nach Produkt und E-Mail kann es somit auch interssant sein, dieses Schema zu durchbrechen: bei einem Versand in den frühen Morgenstunden erreicht man die Early-Birds in den Unternehmen besonders gut, und die anderen sehen Ihre E-Mail gleich mit bei den ersten des jewieiligen Tages im Posteingang. Hier hilft nur: testen.
Optimale Versandzeiten im B2C-Bereich
Ihre Privatkunden hingegen erreichen Sie idealerweise außerhalb deren Arbeitszeiten. Allerdings ist auch in der Freizeit nicht immer Zeit, Mails aufmerksam zu lesen. Hier muss man abwägen.
Die meisten Menschen checken ihre privaten Mails unter der Woche morgens und abends, sowie entspannt Sonntags am späten Vormittag. Aber nicht jeder tickt hier gleich: der eine startet hochmotiviert in den Tag, den anderen darf man vor dem zweiten Kaffee nicht Guten Morgen wünschen. Der Single checkt seine Mails direkt nach der Arbeit - die Mutter, die nach Hause kommt, hat erst mal alle Hände voll zu tun und findet erst Zeit, wenn die Kinder im Bett sind.
Prinzipiell lässt sich sagen, dass man die meisten Privatkunden Montags bis Freitags in den frühen Abendstunden erreichen wird - also zwischen 17 Uhr und 20 Uhr. Am Wochenende dient der Samstag häufig der Erledigung der privaten Aufgaben, so dass sich Ruhe erst am Sonntag morgen einstellt. Am Wochenende eignet sich daher der (spätere) Sonntagvormittag am besten, weil man hier davon ausgehen kann, dass man den Empfänger in einer entspannten, aufnahmebereiten Stimmung erreichen wird (außer natürlich bei perfektem Badesee-Wetter ;-)).
Auch hier gilt: genau hinschauen - und am besten ausprobieren.
Auswahl der optimalen Versandzeit
Wegen der wachsenden E-Mail-Flut verändert sich auch das Öffnungs- und Klickverhalten der Empfänger, um deren knappe Zeit man buhlt. Damit das eigene E-Mailing nicht ungelesen gelöscht wird, ist es somit wichtig, den Versandzeitpunkt im Auge zu behalten und ggf. anzupassen.
Es kann sich lohnen, ungewöhnliche Versandzeiten zu testen - sowohl was die Uhrzeit als auch den Wochentag betrifft. Jedes Unternehmen und jede Zielgruppe sind individuell. Planen Sie daher Split-Tests nach Wochentag und Uhrzeit ein - und schauen Sie, was bei Ihrer Zielgruppe am besten funktioniert. Legen Sie erst dann den besten Zeitpunkt für den eigenen Versand fest.
Beachten Sie bei der Planung Ihrer Mailings auf jeden Fall auch die für Ihre Empfänger relevanten Feiertage und Ferienzeiten. Häufig macht der Versand eines wichtigen Mailings weniger Sinn in einer Woche mit einem Feiertag oder in den Ferien, weil viele Empfänger Urlaub haben und der Content danach nicht mehr relevant ist bzw. weil nach freien Tagen viele Mails auflaufen und auch schneller ungelesen gelöscht werden.
Wie oft sollten Sie versenden
Neben dem richtigen Versandzeitpunkt ist auch die Versandhäufigkeit wichtig für den Erfolg eines E-Mailings. Denn auch wenn jedes E-Mailing natürlich ein guter und wichtiger Kundenkontakt ist: schüttet man Empfänger mit E-Mails zu, dann sinken Öffnungs- und Klickraten und die Anzahl der Abmelder steigt.
Während man sich im B2C-Bereich durchschnittlich bei 3-4 Newsletter pro Monat bewegt, sind es im B2B-Bereich mit 1-2 etwas weniger. Gerade im B2C-Bereich bedeutet das aber nicht, dass jeder Empfänger 4x pro Monat angeschrieben wird. Durch Segmentierungen (z.B. nach Geschlecht oder Kaufinteressen) erhalten ggf. nur spezielle Kundengruppen ein Mailing.
Jede Zielgruppe und jedes Produkt sind hier unterschiedlich – wichtig ist, dass Sie die Balance halten zwischen regelmäßigem, engen Kundenkontakt und interessanten Inhalten, die der Empfänger auch in den gewählten Abständen für vertretbar hält. Empfehlenswert ist, den Abonnenten bei der Anmeldung zum Newsletter auf die ungefähre Frequenz Ihrer Mailings hinzuweisen, damit er dies einschätzen kann. Allerdings heißt dies auch für Sie selbst, sich an diese Vorgabe zu halten.
Fazit
Wer E-Mailings versendet, sollte sich Gedanken über die genaue Terminierung des Versandes machen. Verlassen Sie sich dabei nicht nur auf Umfrageergebnisse, sondern testen Sie selbst, welche Vorlieben Ihre Zielgruppe beim Erhalt von Mailings hat. Teilen Sie dazu Ihren Verteiler auf und versenden Sie vergleichbare Stückzahlen zu verschiedenen Uhrzeiten, an verschiedenen Tagen usw. Vielleicht haben Sie auch Mailings wie z.B. regelmäßige Info-Mailings, die für solche Tests besonders geeignet sind.
Es kann sich lohnen, ungewöhnliche Versandzeiten zu wählen, um aus der Masse der E-Mailings herauszustechen – vielleicht erreichen Sie Ihre Zielgruppe ja samstags morgens um 3 Uhr am besten, weil Ihre Mail konkurrenzlos auf die Wochenendfrühaufsteher wartet? Probieren Sie es einfach aus. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei und sind natürlich immer parat, wenn wir Sie dabei unterstützen können.
Hier finden Sie nähere Infos zum E-Mail-Versand über GTC
