Die Digitalisierung - wie Sie den Boom nutzen
In unserer heutigen Zeit muss alles schnell gehen, Werbemaßnahmen bedienen immer größere Massen, Informationen sind in Sekundenschnelle abrufbar, Computer ersetzen Uhren, Radio, Fernseher. Doch die Digitalisierung bietet auch für Sie viele Möglichkeiten, Arbeitsschritte, aber auch Geräte zu reduzieren.
Wir möchten Sie über die Möglichkeiten informieren, mit der Digitalisierung nicht nur Zeit sondern auch eine Menge Geld zu sparen!
Papier reduzieren und Geld sparen
Der Trend „Papierloses Büro“ kommt in immer mehr Firmen an. Sogar eingehende Informationen im Papierformat werden immer häufiger eingescannt und digital abgelegt. So erübrigt sich die lästige Suche nach einem bestimmten Dokument in großen Ordnern oder gar Papier-Archiven. Das spart Aufwand, Zeit und Geld. Spezielle Dokumente (Rechnungen, Verträge usw.) lassen sich viel leichter finden und jeder Mitarbeiter kann ohne Umwege zugreifen.
Ein großer Fortschritt für das digitale Büro ist der elektronische Belegversand – ein Beispiel sind elektronische Rechnungen. Hier bekommen die Kunden ihre digitale Rechnung per E-Mail zugeschickt bzw. können ihre Rechnungen mit einem Kundenzugang direkt selbst downloaden. Dies spart neben Papier auch Porto und Postlaufzeiten.
Die Buchhaltung hat somit abgekürzte Arbeitsprozesse und schnellere Zahlungseingänge! Weitere Belege, für die sich eine Digitalisierung häufig lohnt, sind Mahnungen, Bestellbestätigungen und ggf. Kontoauszüge. Belege aus dem Zahlungsverkehr müssen außerdem nicht mehr ausgedruckt und in Papierform abgelegt werden.
Weitere Möglichkeiten
Auch digitale Schnittstellen wie Mail-to-Fax / Fax-to-Mail bieten Vereinfachung. Sie sparen z.B. die Anschaffung eines Faxgeräts oder erleichtern die Kommunikation, wenn entweder der Sender oder der Empfänger nicht über ein Faxgerät verfügt. Auch hier gibt es sehr gute Papier-, Platz- und Kosteneinsparungen!
Eine weitere, sehr nützliche Neuerung und immer mehr gefragt sind Cloud-Lösungen. Hier können firmeneigene Cloud-Anbindungen geschaffen werden, aber auch allgemeinzugängliche Portale wie die Google-Cloud o.ä. verwendet werden. Dazu werden Daten in einem passwortgeschützten Online-Speicher hochgeladen und für bestimmte Personen freigegeben. Auf diese Weise können mehrere Personen aktiv auf bestimmte Daten zugreifen und diese bearbeiten bzw. aktualisieren. Gerade bei temporären Projekten ist diese Vorgehensweise sehr sinnvoll! Bei öffentlichen Clouds überprüfen Sie besser, dass wirklich niemand anders auf Ihre Daten zugreifen kann.
Auch Duden oder Nachschlagewerke gibt es inzwischen online zur freien Verfügung, so, dass es nicht mehr notwendig ist, z.B. Duden fürs Büro anzuschaffen. Webseiten wie www.leo.org bieten ein gutes Übersetzungstool. In Wikipedia kann man viele spontane Fragen ohne viel Aufwand abklären.
Fazit
Die Digitalisierung bietet viel Potenzial, um Zeit, Geld, Papier und Platz zu sparen und Prozessabläufe zu optimieren. Vielleicht lohnt es sich auch für Sie, mehr Vorgänge zu digitalisieren und in Zukunft von besserer Ablage und Zugriff zu profitieren – probieren Sie es aus!
