Marketing und
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Wissenswertes

E-Rechnungen & Co. machen das Leben leichter

Die Digitalisierung bietet viele Vorzüge und stellt einen immer größeren Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz dar – auch bei der Rechnungstellung.

 

In Behörden wird der digitale Rechnungsversand sogar ab 2020 Pflicht.

Die E-Rechnung sowie der elektronische Belegversand bieten aber für wirklich alle Unternehmen ein großes Einsparpotenzial an Zeit und Geld.

 

Welche Dokumente kann man versenden?

Rechnungen, Mahnungen, Bestätigungen jeglicher Art - all dies versenden Sie zeit- und kostensparend mit dem Belegversand z.B. per Fax oder E-Mail.

 

Dazu brauchen Sie nur Ihre gewünschten Daten z.B. aus CRM-Systemen oder Datenbanken exportieren und mit dem zu versendenden Dokument an GTC übermitteln. Der Rest läuft bei Nutzung z.B. der GTC-Systeme für den Belegversand vollautomatisch.

Rechtliche Vorgaben

Die meisten Belege können Sie ohne Einschränkungen als elektronischen Beleg versenden. Eine kleine Besonderheit stellt die E-Rechnung dar: Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail oder Computerfax von Unternehmen zu Unternehmen versendet werden, die (früher vorgeschriebene) digitale Signatur ist nicht mehr verpflichtend. Es gelten die gleichen Vorschriften wie für den Papierbeleg.

E-Rechnung

Bild: © qimono/Pixabay.com

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Besonderheiten der E-Rechnung

Es braucht für eine Umstellung der „normalen“ auf die elektronische Rechnung kein separates Einverständnis beim Rechnungsempfänger eingeholt werden. Es reicht aus, wenn man die elektronische Rechnungsstellung in den AGBs definiert.

E-Rechnung

Bild: © TeroVesalainen/Pixabay.com

Es ist aber sinnvoll, wenn Sie die regelmäßigen Kunden vorab über die Umstellung informieren, damit sie sich darauf einstellen können.

 

Bei elektronischen Rechnungen gelten sonst die gleichen Inhaltsvorgaben wie bei gedruckten Rechnungen. Und auch hier besteht die übliche Aufbewahrungsfrist für Empfänger: 10 Jahre im Format, in dem sie eingegangen sind.

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Möglichkeiten der Versandart

Ihre Rechnungen, aber auch andere Belege, können Sie elektronisch ideal per E-Mail oder per Fax versenden. Für beide Kanäle gibt es Vorteile:

E-Versand per E-Mail

Beim E-Mail Versand bieten gute Dienstleister das sogenannt Bounce-Management (Zustellung nur, wenn die E-Mail auch vom Empfänger angenommen wird) sowie eine automatisierte Zweitzustellung bei Greylisting u.v.m. Dies erhöht die Zustellquote. Damit sehen Sie im Protokoll genau, welche Dokumente beim Empfänger wirklich angekommen sind und wo Sie Ihren Empfänger kontaktieren sollten.

Per E-Mail versendete Belege kann man auch sehr praktisch ablegen und damit platzsparend und leicht die übliche Aufbewahrungsfrist organisieren. Beim E-Versand per Mail wird auf Wunsch automatisch die Öffnungsrate Ihrer Mails gemessen. Außerdem können Sie weitere Infos in der Mail verlinken und Ihre Empfänger so auf Ihre Homepage leiten, um z.B. auch auf neue Produkte o.ä. hinzuweisen oder eine Aktion zu bewerben. Wenn Sie Linktracking nutzen, sehen Sie auch, ob diese Verlinkungen auch genutzt werden und können auswerten, wie viele Empfänger die Links klicken.

E-Rechnung

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E-Versand per Fax - Belege mit Lese-Garantie

Bei Fax denken Sie an ein traditionelles Thermogerät? Schon lange nicht mehr: in Zeiten von Spamfilter- und Phishing-Problemen ist das Fax die schnellste und sicherste Methode, Informationen zuzustellen – und das auch ganz ohne Faxgerät, sondern direkt am Computer. Im Gegensatz zur E-Mail, die wir tagtäglich in großen Mengen erhalten, wird das Fax dabei immer gelesen – wie will man auch sonst entscheiden, ob die Information wichtig ist. Das Fax kommt sicher beim Empfänger an.

Das bringt Ihnen der elektronische Belegversand

 

Mit elektronischen Belegen per E-Mail oder Fax

  • Sparen Sie Portokosten
  • Sparen Sie Druckkosten
  • Verkürzen Sie die Postlaufzeiten
  • Sorgen Sie so für schnellere Zahlungseingänge
  • Sehen Sie genau, wann Ihr Beleg versandt wurde und auch ankam
  • Schonen Sie die Umwelt (kein Papierverbrauch, keine vollen Straßen und Fahrzeugeinsatz wie bei Postversand)
  • Halten Sie Ihren Schreibtisch leer und es geht nichts verloren
  • Vereinfachen Sie Ihre Betriebsabläufe
E-Rechnung

Bild: © nattanan23/Pixabay.com

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Auch die Übertragung der Daten ist mit dem richtigen Versender absolut datenschutzkonform. Die Verwaltung und Verwahrung der Daten kann optimiert oder sogar automatisiert werden. Nach jedem Versand erhalten Sie ein ausführliches Protokoll und sehen, wann der Beleg den Empfänger erreicht hat. Der Versand von Rechnung, Mahnung … ist in wenigen Minuten abgewickelt.

Checkliste

Diese Punkte sollten Sie bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen/Belege beachten:

 

  • Prüfen Sie, wie Sie die Rechnungsdaten/Belegdaten digital aus Ihren Systemen erhalten und klären Sie mit Ihrem IT-Leiter oder Ihrem Versanddienstleister, wie Sie diese digital versenden können. Berücksichtigen Sie hierbei, ob Ihre Empfänger über einen Fax- oder E-Mail-Anschluss verfügen.
  • Informieren Sie Ihre Geschäftspartner mit entsprechendem Vorlauf über die geplante Umstellung und klären Sie über die Vorteile auf.
  • Integrieren Sie die Informationen über den elektronischen Rechnungs-/Belegversand in die offiziellen AGBs.
  • Versenden Sie nur i.S. des Gesetzes unveränderbare Rechnungen oder Belege (Unversehrtheit des Inhalts): Mit einem entsprechend gesicherten Faxdokument bzw. einer sicheren pdf-Datei erfüllen Sie diese Vorgaben.
  • Prüfen Sie Ihren Belegversand auf In- und Auslandskompatibiliät und evtl. in anderen Ländern bestehende Rechtsvorgaben.

Fazit

Die Umstellung auf elektronischen Versand von Rechnungen und Co. bringt viele Vorteile mit sich – wie die schnellere Abwicklung, die zeitnahe Zustellung von Belegen, die frühere Zahlung von Rechnungen, Kosteneinsparungspotenzial und auch ökologische Gründe, die Ihnen marketingtechnisch von Nutzen sein können. Wir beraten Sie gerne, wie die Umstellung bei Ihnen gelingen kann – rufen Sie uns einfach an unter Tel.: +49- (0)7 11-4 90 90-82!

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Martina Assenmacher

Ingram Micro Pan Europe GmbH


"Den E-Mail Versand unserer Newsletters erledigen wir in nur wenigen Minuten - und trotzdem super-professionell. Wir brauchen keine zusätzliche Software und müssen uns nicht langfristig binden. So bleiben wir flexibel. Zudem schätzen wir den Support der aufmerksamen GTC-Mitarbeiter."

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Uwe Streb

Festina Uhren GmbH


"Der Kundenservice hat uns super beraten. Jetzt holen wir viel mehr aus unseren Aktionen heraus, können Kampagnenvergleiche machen und erreichen genau, was wir wollen."

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Jürgen Klein

DATEV eG


"GTC ist unser langjähriger Partner für den SMS- und E-Mail-Versand und super zuverlässig. Daumen hoch."

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Bettina Holz

X-PERION Consulting AG


"Unsere Mitarbeiter sind in ganz Deutschland unterwegs, teilweise sogar europaweit. Eine regelmäßige Abstimmung ist hierbei unerlässlich. Mit GTC central-meeting sind wir völlig unabhängig: jeder wählt sich einfach per Telefon ein. Da spielt es keine Rolle, wo der Kollege gerade ist. Über internationale Einwahlnummern erfolgt die Einwahl auch aus dem Ausland zu geringen Kosten."

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Edgar Augel

Stadtmobil carsharing AG


"Mit dem Template-Editor erstellte E-Mailings sehen super aus. Außerdem passen sich unsere Mailings jetzt mit Responsive Design immer an die Größe der Empfangsgeräte an. Toll."

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Roland M. Rupp

Schweizerischer KMU Verband


"Der Service bei GTC lässt keine Wünsche offen. Auch die einfache Bedienung, die Auswertung und die mehrsprachige Menüführung sind top."

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Christof Korr

CreditPlus Bank AG


"Eine SMS wird nicht übersehen. Deshalb ist ein SMS-Mailing unsere Wahl, wenn es darauf ankommt. Mit GTC haben wir dazu einen Profi gefunden, mit dem alles super läuft. Und was uns besonders wichtig ist: Alle Daten bleiben in Deutschland."

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