E-Rechnungen & Co. machen das Leben leichter
Die Digitalisierung bietet viele Vorzüge und stellt einen immer größeren Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz dar – auch bei der Rechnungstellung.
In Behörden wird der digitale Rechnungsversand sogar ab 2020 Pflicht.
Die E-Rechnung sowie der elektronische Belegversand bieten aber für wirklich alle Unternehmen ein großes Einsparpotenzial an Zeit und Geld.
Welche Dokumente kann man versenden?
Rechnungen, Mahnungen, Bestätigungen jeglicher Art - all dies versenden Sie zeit- und kostensparend mit dem Belegversand z.B. per Fax oder E-Mail.
Dazu brauchen Sie nur Ihre gewünschten Daten z.B. aus CRM-Systemen oder Datenbanken exportieren und mit dem zu versendenden Dokument an GTC übermitteln. Der Rest läuft bei Nutzung z.B. der GTC-Systeme für den Belegversand vollautomatisch.
Rechtliche Vorgaben
Die meisten Belege können Sie ohne Einschränkungen als elektronischen Beleg versenden. Eine kleine Besonderheit stellt die E-Rechnung dar: Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail oder Computerfax von Unternehmen zu Unternehmen versendet werden, die (früher vorgeschriebene) digitale Signatur ist nicht mehr verpflichtend. Es gelten die gleichen Vorschriften wie für den Papierbeleg.
Besonderheiten der E-Rechnung
Es braucht für eine Umstellung der „normalen“ auf die elektronische Rechnung kein separates Einverständnis beim Rechnungsempfänger eingeholt werden. Es reicht aus, wenn man die elektronische Rechnungsstellung in den AGBs definiert.
Es ist aber sinnvoll, wenn Sie die regelmäßigen Kunden vorab über die Umstellung informieren, damit sie sich darauf einstellen können.
Bei elektronischen Rechnungen gelten sonst die gleichen Inhaltsvorgaben wie bei gedruckten Rechnungen. Und auch hier besteht die übliche Aufbewahrungsfrist für Empfänger: 10 Jahre im Format, in dem sie eingegangen sind.
Möglichkeiten der Versandart
Ihre Rechnungen, aber auch andere Belege, können Sie elektronisch ideal per E-Mail oder per Fax versenden. Für beide Kanäle gibt es Vorteile:
E-Versand per E-Mail
Beim E-Mail Versand bieten gute Dienstleister das sogenannt Bounce-Management (Zustellung nur, wenn die E-Mail auch vom Empfänger angenommen wird) sowie eine automatisierte Zweitzustellung bei Greylisting u.v.m. Dies erhöht die Zustellquote. Damit sehen Sie im Protokoll genau, welche Dokumente beim Empfänger wirklich angekommen sind und wo Sie Ihren Empfänger kontaktieren sollten.
Per E-Mail versendete Belege kann man auch sehr praktisch ablegen und damit platzsparend organisieren. Beim E-Versand per Mail wird auf Wunsch automatisch die Öffnungsrate Ihrer Mails gemessen. Außerdem können Sie weitere Infos in der Mail verlinken und Ihre Empfänger so auf Ihre Homepage leiten, um z.B. auch auf neue Produkte o.ä. hinzuweisen oder eine Aktion zu bewerben. Wenn Sie Linktracking nutzen, sehen Sie auch, ob diese Verlinkungen auch genutzt werden und können auswerten, wie viele Empfänger die Links klicken.
E-Versand per Fax - Belege mit Lese-Garantie
Bei Fax denken Sie an ein traditionelles Thermogerät? Schon lange nicht mehr: in Zeiten von Spamfilter- und Phishing-Problemen ist das Fax die schnellste und sicherste Methode, Informationen zuzustellen – und das auch ganz ohne Faxgerät, sondern direkt am Computer. Im Gegensatz zur E-Mail, die wir tagtäglich in großen Mengen erhalten, wird das Fax dabei immer gelesen – wie will man auch sonst entscheiden, ob die Information wichtig ist. Das Fax kommt sicher beim Empfänger an.
Das bringt Ihnen der elektronische Belegversand
Mit elektronischen Belegen per E-Mail oder Fax
- Sparen Sie Portokosten
- Sparen Sie Druckkosten
- Verkürzen Sie die Postlaufzeiten
- Sorgen Sie so für schnellere Zahlungseingänge
- Sehen Sie genau, wann Ihr Beleg versandt wurde und auch ankam
- Schonen Sie die Umwelt (kein Papierverbrauch, keine vollen Straßen und Fahrzeugeinsatz wie bei Postversand)
- Halten Sie Ihren Schreibtisch leer und es geht nichts verloren
- Vereinfachen Sie Ihre Betriebsabläufe
Auch die Übertragung der Daten ist mit dem richtigen Versender absolut datenschutzkonform.
Die Verwaltung und Verwahrung der Daten kann optimiert oder sogar automatisiert werden.
Nach jedem Versand erhalten Sie ein ausführliches Protokoll und sehen, wann der Beleg den Empfänger erreicht hat.
Der Versand von Rechnung, Mahnung … ist in wenigen Minuten abgewickelt.
Checkliste
Diese Punkte sollten Sie bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen/Belege beachten:
- Prüfen Sie, wie Sie die Rechnungsdaten/Belegdaten digital aus Ihren Systemen erhalten und klären Sie mit Ihrem IT-Leiter oder Ihrem Versanddienstleister, wie Sie diese digital versenden können. Berücksichtigen Sie hierbei, ob Ihre Empfänger über einen Fax- oder E-Mail-Anschluss verfügen.
- Informieren Sie Ihre Geschäftspartner mit entsprechendem Vorlauf über die geplante Umstellung und klären Sie über die Vorteile auf.
- Integrieren Sie die Informationen über den elektronischen Rechnungs-/Belegversand in die offiziellen AGBs.
- Versenden Sie nur i.S. des Gesetzes unveränderbare Rechnungen oder Belege (Unversehrtheit des Inhalts): Mit einem entsprechend gesicherten Faxdokument bzw. einer sicheren pdf-Datei erfüllen Sie diese Vorgaben.
- Prüfen Sie Ihren Belegversand auf In- und Auslandskompatibiliät und evtl. in anderen Ländern bestehende Rechtsvorgaben.
Fazit
Die Umstellung auf elektronischen Versand von Rechnungen und Co. bringt viele Vorteile mit sich – wie die schnellere Abwicklung, die zeitnahe Zustellung von Belegen, die frühere Zahlung von Rechnungen, Kosteneinsparungspotenzial und auch ökologische Gründe, die Ihnen marketingtechnisch von Nutzen sein können. Wir beraten Sie gerne, wie die Umstellung bei Ihnen gelingen kann – rufen Sie uns einfach an unter Tel.: +49- (0)7 11-4 90 90-82!
