Hilfsmittel gegen den Fachkräftemangel
Die Corona-Pandemie und der anhaltende Fachkräftemangel haben die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mit weniger Personal vor Ort mehr Arbeit zu bewältigen. Eine Lösung besteht darin, Arbeitsprozesse zu optimieren, zu automatisieren und Aufgaben auszulagern.
Technische Lösungen für den Verwaltungsalltag
Automatisierte E-Mail-Filter einsetzen
- Mit automatisierten E-Mail-Filterlösungen können Sie E-Mails effizient filtern, kategorisieren und bearbeiten oder weiterleiten. Das spart Zeit und ermöglicht einen besseren Überblick bei der täglichen E-Mail-Flut.
Mit Online-Kalender-Tools und Anwesenheitssystemen arbeiten
- Gerade, wenn es schnell gehen muss, ist es wichtig zu wissen, wer wie erreichbar ist – Homeoffice und flexible Arbeitszeitmodelle erschweren hier den Überblick. Gut geführte Online-Kalender und Anwesenheitssysteme erleichtern die Übersicht und die beschleunigen die Abläufe im Arbeitsalltag.
Alle Kommunikationstools nutzen
Gerade im kleinen Team ist es wichtig, dass die Kommunikation läuft – ganz gleich, ob die Mitarbeiter im Büro sitzen, im Homeoffice oder mobil arbeiten.
Nicht nur die Mail ist hier wichtig: auch eingehende Faxe müssen schnell bearbeitet werden – oder Informationen per Fax versandt werden. Mit einer Internet-Fax-Lösung ist das direkt vom PC aus möglich, ganz egal, wo man gerade arbeitet.
Die Kommunikation mit dem Außendienst ist einfach per WebSMS vom PC aus möglich – unabhängig von der Internet-Abdeckung. Instant-Messaging-Lösungen ermöglichen den kurzfristigen Austausch mit Kollegen – und vermeiden eine zunehmende Mailflut. Achten Sie hier auf Lösungen, die datenschutzrechtlich unbedenklich sind – es gibt einige europäische Lösungen.
Meetings limitieren und optimieren
Meetings binden Manpower - limitieren Sie daher deren Anzahl und Dauer. Ziehen Sie auch Telefonkonferenzen mit ins Kalkül – sofern Sie keine Präsentation planen. Ohne Ablenkung durch Bildübertragungen konzentriert das Team sich so auf das Wesentliche. Zudem ist eine Telefonkonferenz ohne Internet bspw. auch aus dem Auto möglich.
Weiterführende Infos für die Planung effizienter Telefonkonferenzen finden Sie hier:
https://gtc.de/unternehmen/wissensdatenbank/marketing-und-kommunikation/telefonkonferenzen.html
Rechnungs- und Mahnungsversand automatisieren
Versand von Rechnungen und Mahnungen per Post oder manuell per Mail oder Fax kosten Zeit und sind fehleranfällig. Automatisieren Sie den Versand von Rechnungen und Mahnungen, z.B. per Fax oder E-Mail. Das spart Zeit, Kosten und reduziert den administrativen Aufwand.
Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI)
Überlegen Sie, welche Unterstützungsmöglichkeiten durch den Einsatz von KI möglich sind. Es gibt unterschiedliche KI-Lösungen ai Marketing – von der Unterstützung bei der Recherche, über Bild- und Text-Generierung bis hin zur Datenauswertung. Achten Sie hier darauf, keine sensiblen Firmendaten an eine externe KI weiterzugeben.
E-Signaturen für Unterschriftsprozesse
Beschleunigen und vereinfachen Sie Unterschriftsprozesse durch den Einsatz von E-Signaturen, beispielsweise mit DocuSign oder Adobe Sign. Dies ist auch vom Homeoffice aus möglich, und kann die Prozesse im Unternehmen maßgeblich vereinfachen.
Kundenkommunikation
Automatisierte Kundenkommunikation
- Gute Kundenkommunikation ist wichtig, um Kunden zu Stammkunden zu machen und zu behalten. Das sollte auch bei geringer Personaldichte nicht verloren gehen. Automatisieren Sie den Versand von Mails bspw. nach Bestellvorgängen (Triggermails).
Denken Sie auch über zusätzliche Kundenmailings nach: neben normalen Newslettern und Angeboten können Sie auch „persönliche Mails“ an eine Kundengruppe senden. Bspw. eine personalisierte Text-Mail, in der der Kundenberater individuell beim Kunden nachfragt, ob mal wieder Aktionen geplant sind. Das E-Mailing lässt sich mit individuellen Absendern versehen – und natürlich inhaltlich nach Belieben personalisieren. So erreichen Sie eine große Anzahl Kunden mit nur einem Klick.
Standardtexte für Standardfragen
- Das Rad muss nicht jedes Mal neu erfunden werden: Bereiten Sie Standardtexte für regelmäßige Fragen/Probleme vor, die die Kundenberatung verwenden kann, ohne dabei das Persönliche zu vernachlässigen. Jede der Standardmails können Sie z.B. mit einem zusätzlichen persönlichen Satz individualisieren.
Telefonische Erreichbarkeit limitieren
- Telefonieren kann ein Zeitfresser sein. Deshalb: bieten Sie andere Möglichkeiten für den Kontakt an, um Ihren Mitarbeitern Zeit für andere Aufgaben zu geben wie z.B. Kontaktmöglichkeiten per Mail, ein Kontaktformular auf der Webseite und automatisierte Chat-Bots. Die telefonische Erreichbarkeit kann dann auf bestimmte Zeitfenster limitiert werden.
Dienstleister statt Software
- Ganz gleich, ob Bildbearbeitung oder E-Mailversand: für alles gibt es inzwischen Software. Doch diese muss installiert, bedient und regelmäßig mit Updates versehen werden. Bei Fragen bleibt meist nur der Blick in umfangreiche, und oft doch nicht passende Hilfe-Themen.
Eine Alternative bieten Dienstleister: Sie erledigen die Aufträge wahlweise direkt – oder bieten wartungsfreie Online-Tools zur Rund-um-die-Uhr-Nutzung.
Ein Telefonsupport hilft hier häufig direkt weiter – oder springt auch ein, wenn Not am Mensch ist.
Tipp:
GTC bietet ein Online-Tool zur Vorbereitung von E-Mailings – inklusive Bildbearbeitungstool und kostenlosem Zugriff auf eine Bilderdatenbank. Und wenn´s mal schnell gehen muss, gestalten wir auch das komplette Mailing für Sie. Beim nächsten Mal können Texte und Bilder dann per Klick einfach ausgetauscht werden. Das spart Zeit. Auch den Rechnungs- und Mahnungsversand können wir gerne für Sie per Mail oder Fax automatisieren.
Sprechen Sie uns an unter buero@gtc.net. Wir beraten Sie gerne!


Fazit
Der Fachkräftemangel erfordert von Unternehmen nicht nur innovative Rekrutierungsstrategien, sondern auch effiziente Kommunikationslösungen, um den Arbeitsaufwand zu minimieren. Identifizieren Sie Zeitfresser, überdenken Sie organisatorische Abläufe und ziehen Sie den Einsatz technischer Lösungen in Betracht. So lässt sich die gleiche Arbeit auch mit weniger Personal erledigen.
Wir unterstützen Sie gerne – mit Telefonkonferenzen, Internet-Fax, WebSMS und Mailings per E-Mail, Fax und SMS. Und auch den Rechnungs- und Mahnungsversand realisieren wir gerne für Sie. Sprechen Sie uns an unter buero@gtc.net. Wir beraten Sie gerne.
