Notfall im Betrieb - so sind Sie gewappnet
Im Unternehmensalltag läuft in der Regel alles routiniert nach Plan. Wer denkt da schon an Notfälle? Doch potentielle Gefahrenstellen aufzudecken und Pläne für den Notfall aufzustellen ist wichtig, damit auch im Notfall ohne Zeitverzug geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.
Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, geeignete Maßnahmen vorzuhalten, um im Notfall schnell reagieren können. Hier zeigen wir Ihnen, wie sich optimal vorbereiten können.
Zuerst wichtig: Gefährdungseinschätzung
Im ersten Schritt machen Sie für eine gute Vorbereitung eine Gefährdungsbeurteilung im Unternehmen. Im produzierenden Gewerbe gibt es i.d.R. ganz andere Voraussetzungen als z.B. bei einem Dienstleister (in der Produktion o.ä. gibt es sehr genau geregelte, vorgeschriebene Betriebsanweisungen für Gefahr- und Biostoffe, für Maschinen und Anlagen sowie für gefährliche Arbeitsverfahren, die für jeden Anwendungsbereich von Fachleuten festgelegt werden müssen und deshalb hier nicht im Detail beschrieben werden). Bestimmen Sie selbst, wie die Gefahr für Mitarbeiter und Umfeld in Ihrem individuellen Fall einzuschätzen ist. Anschließend können Sie Ihre Ergebnisse bewerten, Materialien und den Bedarf für geschultes Personal festlegen.
Medizinischer Notfall
- Erste-Hilfe-Materialien zusammenstellen:
Zu den gängigsten Erste-Hilfe-Materialien gehören der DIN-Norm unterliegende betriebliche Verbandkasten mit Verbandmaterial, Hilfsmitteln und Rettungsdecke (in Einzelfällen kann auch ein automatisierter externer Defibrillator, Beatmungsgerät, Notdusche, Krankentrage sinnvoll sein - je nach Struktur der Arbeit und des Personals). Verbandsmaterialen und Zubehör müssen regelmäßig auf Vollständigkeit und Ablaufdatum gecheckt werden - schreiben Sie dies fest in Ihren betrieblichen Abläufen fest, damit es nicht vergessen wird. Aufbewahrungsstellen für Erste-Hilfe-Material müssen deutlich erkennbar, dauerhaft mit Rettungszeichen für Erste-Hilfe-Einrichtungen gekennzeichnet sowie im Flucht- und Rettungsplan vermerkt sein.
- Notfallkarte für besonders gefährdete Mitarbeiter:
Eine Fürsorgepflicht besteht für alle Mitarbeiter – aber aus Datenschutzgründen kennen ggf. weder der Arbeitgeber noch die Kollegen das individuelle Gefährdungspotential einzelner Mitarbeiter. Asthma, Epilespie, Bienenallergie: nicht jeder wird (und soll davon wissen) – doch ist diese Information für Ersthelfer essentiell. Dies lässt sich über eine Notfallkarte lösen: der Mitarbeiter kann sie für sich individuell bedrucken lassen und im Geldbeutel aufbewahren. Nur im Notfall kann dann darauf zugegriffen werden.
- Zentral ausgehängte Notfallinformationen:
Wichtig für den Ernstfall ist eine zentral zugängliche Notfallinformation mit Flucht- und Rettungsplan. Hier finden alle Mitarbeiter z.B. wichtige Telefonnummern, die je nach Betrieb angepasst werden können (z.B. Giftnotruf, Kontakt Augenarzt ... und evtl. zu Infos zum zuständigen, von der Berufsgenossenschaft zugelassenen Durchgangsarzt, der zuständigen Berufsgenossenschaft - diese Information wird in manchen Betrieben vom Rettungsdienst benötigt). Achten Sie darauf, dass diese Informationen regelmäßig aktualisiert werden.
- Bereitstellung von Ersthelfern:
In jedem Unternehmen müssen geschulte Ersthelfer zur Verfügung stehen, die im Notfall sofort reagieren und die Rettungskette aktivieren. Die Anzahl der erforderlichen Helfer ist abängig von der Betriebsgröße:
• bis zu 20 Beschäftigte eine/einen Ersthelferin/-helfer
• ab 20 Beschäftigte in Verwaltungs- und Handelsbetrieben 5% der Beschäftigten,
• ab 20 Beschäftigte bei sonstigen Betrieben 10 % der Beschäftigten
• ab 250 Beschäftigte brauchen Sie einen Betriebssanitäter, wenn Art, Schwere und Zahl der Unfälle den Einsatz erfordern
• ab 1500 Beschäftigte muss mindestens ein Betriebssanitäter zur Verfügung stehen.
Um betrieblicher Ersthelfer zu bleiben, wird spätestens alle zwei Jahre eine Auffrischung durch ein Erste-Hilfe-Training erforderlich. Die gesetzlichen Unfallversicherungsträger übernehmen die Kosten für die Aus- und Fortbildung.
Digitaler Notfall
Viele vergessen, auch für den digitalen Notfall vorzusorgen. Bei einem Stromausfall, Blackout, Cyberangriff o.ä. haben Sie dennoch gute Möglichkeiten, Ihre Firmenkommunikation am Laufen zu halten. Wichtig dafür ist jedoch ein Plan, nach dem sich alle Mitarbeiter schnell richten können.
Überlegen Sie sich also wie Sie vorgehen, wenn z.B. beim Stromausfall die Telefonanlage und der Faxanschluss nicht erreichbar sind und hinterlegen Sie im Zweifel einen Notfallverteiler mit E-Mail-Adressen, Mobilfunknummern und Zugängen (Passwörter o.ä.) in einer sicheren unternehmensinternen Version, z.B. Cloud, auf die Sie/Mitarbeiter auch extern zugreifen können. Falls ein Stromausfall nachts eintritt, richten Sie sich z.B. eine automatische Alarmierung per SMS ein, damit Techniker/Mitarbeiter sofort reagieren können (für die Alarmierung können wir Ihnen sogar einen Dienst einrichten, s. Link). Im einzelnen ist es gut, diese Möglichkeiten einzuplanen:
- Wichtige Mitteilungen an Kunden und Geschäftspartner:
Informieren Sie Ihre Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten über die besondere Situation und Ihre Erreichbarkeit - per Fax, E-Mail oder SMS erreichen Sie alle auf einen Schlag. Ihre Mitarbeiter, die vielleicht teilweise im Außendienst oder Homeoffice sind, können Sie unabhängig vom Firmennetz per SMS über die besondere Situation informieren. Stellen Sie sicher, dass Sie den Versand (und auch den Empfang) aller Mitteilungen unabhängig vom Firmenanschluss vornehmen können. Hinterlegen Sie dafür entsprechende Notfallverteiler außerhalb des Firmennetzes (z.B. in einer Cloud). Beim Versand über einen Dienstleister reicht Ihnen ein Internet-Anschluss, um den Versand per Mail, Fax oder SMS zu realisieren – selbst ein Mobiltelefon genügt.
Hier finden Sie Infos zu Fax-Mailings, SMS-Mailings und E-Mailings.
- Einzelne Faxe versenden und empfangen:
Gerade jetzt, wo die Mail-Flut zunimmt, bekommt ein Fax viel Aufmerksamkeit. Und darauf kommt es im Notfall an. Auch dafür benötigen Sie kein Faxgerät oder festes Büro. Faxen Sie doch, wo Sie wollen! Sie brauchen nur einen Internetanschluss, um Ihre Faxe direkt aus Ihrem Mail-Programm heraus zu versenden und zu empfangen. Ohne jegliche Installation. Das ist dann zwar so einfach wie eine E-Mail - aber wird nicht so schnell übersehen. Und dank der Übertragung über sichere Telefonleitungen eignet sich das Fax auch für sensible Inhalte wie besondere Notfalldaten.
Hier finden Sie Infos zu Internet-Fax.
Meeting per Telefonkonferenz:
Gerade im Notfall ist der Austausch wichtig - mit allen Beteiligten. Doch auch wenn Sie notfallbedingt nicht Tür an Tür sitzen oder das gewohnte Equipment nicht zur Verfügung steht, geht das ganz einfach: mit einer Telefonkonferenz bringen Sie alle Gesprächspartner an einen Tisch – unkompliziert, ohne Schnickschnack und egal, wo Ihre Teilnehmer oder Sie sich befinden. Sie benötigen dazu nur ein Telefon.
Hier finden Sie Infos zu Telefonkonferenzen
Fazit
Zum Glück läuft im Arbeitsalltag meist alles rund und Notfälle sind die Seltenheit. Doch auch für diese Ausnahmefälle müssen Sie gewappnet sein – zum Schutz Ihrer Mitarbeiter, Ihres Umfeldes und Ihres Unternehmens. Sorgen Sie daher mit geeigneten Maßnahmen und Plänen für den Ernstfall vor. Und vergessen Sie nicht den digitalen Notfall: neben Cyberattacken kann auch ein versehentlich durchtrenntes Kabel den Firmenalltag von jetzt auf gleich ins Chaos stürzen. Umso wichtiger, hier gut vorbereitet zu sein!
Wenn Sie sich mit diesen Tipps vorbereiten, werden Sie aber Notfälle künftig schnell und gut organisiert in den Griff kriegen. Alles Gute dabei.
