Büro-Alltag

Wissenwertes

Zeit ist Geld – die größten Zeitfresser im Büro

Sie kommen nach dem Feierabend nach Hause und haben irgendwie das Gefühl, dass der Tag nicht so produktiv war, wie Sie es sich gewünscht haben?

 

Das kann an den kleinen Zeitfressern liegen, welche sich heimlich in den Arbeitsalltag einschleichen. Oft sind wir uns dieser gar nicht bewusst und sind am Ende des Tages mit unserer Arbeit unzufrieden. Machen Sie Ihre Zeitfresser im Büro ausfindig!

Lautstärke

Lärm im Büro lenkt stark ab und wird von vielen als sehr unangenehm empfunden. Oft dauern Aufgaben dann länger, weil der Fokus immer wieder verloren geht. Störend können lautes Telefonieren oder gesprächiges Herumlaufen der Kollegen sein, aber auch ein Radio oder Musik im Hintergrund. Achten Sie darauf, was Ihre Konzentration stört.

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Bitten Sie im Zweifel Kollegen um das Ausschalten von Musik, leisere Telefonate und senken Sie so den Geräuschpegel. Gegen zeitweiligen Straßenlärm oder eine womöglich immer hohen Geräuschkulisse im Großraumbüro kann für konzentriertes Arbeiten auch Ohropax oder ein schallisolierender „Noise-Cancelling-Kopfhörer“ eine praktische Abhilfe sein.

Plaudern mit Kollegen

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Austausch mit Kollegen ist wichtig und auch eine gute Abwechslung bei der Arbeit. Es ist schön, wenn man sich gut mit den Kollegen versteht und fördert natürlich auch das Arbeitsklima. Jedoch muss man aufpassen, dass das nicht zu viel Zeit raubt. Schnell vertieft man sich in ein intensives Gespräch und verliert die Zeit dann aus den Augen. Führen Sie deshalb einfach beim Mittagessen oder Feierabend-Drink ausgiebig private Gespräche, dort haben Sie auch mehr Zeit.

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Unordnung auf dem Schreibtisch

Chaos auf dem Schreibtisch kann schnell mehr Zeit in Anspruch nehmen als nötig. Auf einem unordentlichen Schreibtisch verlieren Sie schnell den Überblick. Ein Griff zu wichtigen Unterlagen wird womöglich zum detektivischen Suchspiel. Das muss nicht sein.

 

Organisieren Sie Ihren Schreibtisch: werfen Sie weg, heften Sie ab, sortieren Sie ein. Auf einem aufgeräumten Schreibtisch haben die Zeitfresser keine Chance mehr. Durch eine genau gekennzeichnete Ordnerstruktur finden Sie schnell benötigten Unterlagen. Auch mit Post It’s und Textmarkern können Sie sich wichtige Informationen markieren und sich besser organisieren. Häufig benötigte Dokumente sortieren Sie übersichtlich in ein Ablagesystem auf dem Schreibtisch.

Vom Smartphone ablenken lassen

Heutzutage sind wir alle gut vernetzt und fast jeder besitzt ein Smartphone. Doch gerade das zieht unsere Aufmerksamkeit ab und stört unsere Konzentration. Durch Push-Mitteilungen auf dem Bildschirm, das Vibrieren einer Nachricht oder lautgestellte Anrufe werden wir schnell abgelenkt. Bei einem schnellen überprüfenden Blick bleibt es meistens nicht und man schaut noch dies oder das nach ... Solche Verhaltensweisen sollte man sich besser abgewöhnen.

Schalten Sie deshalb Ihr Smartphone stumm und legen es nicht auf den Schreibtisch. Auch hier gilt – aus den Augen, aus dem Sinn. Wenn Sie eine wichtige Nachricht oder ein wichtiges Telefonat erwarten, können Sie eine kurzfristige Ausnahme machen, aber bleiben Sie konsequent und platzieren Sie es außerhalb Ihres Blickfeldes.

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Internet

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Kaum ein Medium ist so verführerisch wie das Internet. Gerade bei Recherchen kann man viel Zeit verlieren, da man immer weiter auf neue interessante Seiten stößt.

 

Hier hilft nur viel Disziplin. Legen Sie einen Zeitrahmen für die Internet-Recherche fest. Bis dahin sollten Sie Ergebnisse haben und können sich auf die nächsten Aufgaben konzentrieren.

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Meetings ohne Zeitplan und Agenda

Meetings sind wichtig, um Fragen, Aufgaben und andere wichtige Themen zu besprechen. Gerade bei großen Firmen sind Meetings unumgänglich, damit alle auf dem Laufenden sind. Jedoch können sie auch ausarten. Schnell bleibt das Gespräch in ungeplanten Themen hängen oder Themen nehmen zu viel Raum ein, welche für den Großteil der Teilnehmer irrelevant sind. Dadurch werden Meetings schnell in die Länge gezogen und sind dann ein unnötiger Zeitfresser.

 

Gerade bei großen Meetings ist es deshalb sinnvoll, eine maximale Dauer festzulegen und einen Mitarbeiter zu benennen, der moderiert und die Themen vorbereitet. Machen Sie sich vor dem Meeting genau Gedanken, welche Punkte Sie auf jeden Fall ansprechen wollen und welche Fragen geklärt werden müssen. Oft sind kurze Gesprächsbeiträge genauer und effizienter und die Zeit wird sinnvoller genutzt.

Nichtbeachtung der persönlichen Leistungskurve

Manchmal sind die eigenen Ansprüche zu hoch und man will immer perfekte Arbeit abliefern. Beobachten Sie jedoch Ihre Tagesform im Laufe einer Arbeitswoche. Machen Sie sich bewusst, wann Sie besonders produktiv sind und zu welchen Zeitpunkten Sie eher in einem Leistungstief stecken. Gerade nach dem Mittagessen fühlt man sich oft etwas müder und kommt mit schwierigeren Aufgaben nur schwer voran.

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Planen Sie für die Zeit Ihres Leistungstiefs einfache Routineaufgaben ein. Sortieren Sie die Post, Ihre E-Mails oder Ihre Schreibtischablage. Die wichtigen und schwierigen Aufgaben bearbeiten Sie besser gleich morgens, oder wenn Ihre persönliche Leistungskurve wieder steigt. So kommen Sie besser voran und es macht auch mehr Spaß.

Keine Ordnung in den To-Do‘s

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Morgens ins Büro kommen und „wild drauf los arbeiten“ ist unstrukturiert und schwierig. Kein Überblick über den Tag und die Woche lässt Sie schnell Aufgaben vergessen oder Prioritäten falsch setzen.

 

Erstellen Sie deshalb eine To-do-Liste für den aktuellen Tag und die beiden nächsten Tage. Tragen Sie dort alle anstehenden Aufgaben ein. Sortieren Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit und arbeiten Sie die Aufgaben dann ab. Achten Sie allerdings darauf, die Anzahl Ihrer Aufgaben zu begrenzen. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie vieles immer wieder weiter aufschieben.

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E-Mails unstrukturiert bearbeiten

Wer ständig seine Mails checkt, unterbricht seine aktuellen Arbeitsvorgänge und braucht jedes Mal Zeit, wieder in die eigentliche Thematik einzusteigen. Wenn eine dringende Nachricht ansteht, müssen Sie natürlich immer wieder Ihre Mails prüfen, aber sonst spricht nichts dagegen, eine Mail erst nach wichtigen Arbeitsschritten zu beantworten.

 

Kümmern Sie sich zu festen Zeiten um die Bearbeitung Ihrer E-Mails, um konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. Gehen Sie die E-Mails der Reihe nach durch und entscheiden Sie sofort, ob die einzelne beantwortet, weitergeleitet oder gelöscht wird. Sie können sich auch Schlagwörter in Ihrem Postfach anlegen und die Nachrichten nach Prioritäten ordnen bzw. benennen. Bearbeiten Sie Ihre Mails z.B. drei Mal am Tag. Zu Beginn Ihrer Arbeitszeit am Morgen, nach dem Mittagessen und etwa eine Stunde vor Feierabend.

Zu viele Aufgaben anhäufen

Gerade wenn Sie schon sehr viel zu tun haben, ist es nicht förderlich, noch mehr Aufgaben und Anfragen anzunehmen. Dadurch dauert alles noch länger, Sie verlieren den Überblick und verfallen dadurch in Hektik und Stress.

Lehnen Sie Aufgaben und Anfragen ab, die Sie zeitlich nicht bearbeiten können. Gerade bei der Verteilung von neuen Aufgaben ist es wichtig, dass Sie das Ablehnen begründen oder eine Alternative bieten. Diese könnte sein, dass Sie die Aufgabe übernehmen, aber machen Sie Ihrem Kollegen deutlich, dass eine Bearbeitung erst zu einem späteren Zeitpunkt geschehen kann. Wenn Sie merken, dass es zu viele Aufgaben sind ist besser, rechtzeitig Bescheid zu geben, damit die Aufgabe auf jeden Fall termingerecht erledigt wird, auch wenn Ihnen dabei jemand hilft.

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Fazit

Das perfekte Büro und den perfekten Arbeitstag gibt es sicher nicht, aber viele Zeitfresser lassen sich im Büroarbeitstag vermindern und teilweise sogar verhindern. Das Erkennen der typischer Zeitfresser ist die Voraussetzung, um sie möglichst klein zu halten.

 

Ein bewusstes Zeitmanagement hilft Ihnen, Aufgaben strukturiert und umfassend anzugehen. Schließen Sie Ihre aktuelle Aufgabe erst ab und kümmern Sie sich dann um Folgeprojekte. Dann haben Sie immer einen guten Überblick und verfallen nicht in Stress. Wer strukturiertes Arbeiten umsetzt, arbeitet deutlich effektiver und hat einen angenehmeren und kontrollierbaren Arbeitsalltag.

 

Finden Sie also Ihre Zeitfresser im Büro und sagen Sie Ihnen den Kampf an!

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Martina Assenmacher

Ingram Micro Pan Europe GmbH


"Den E-Mail Versand unserer Newsletters erledigen wir in nur wenigen Minuten - und trotzdem super-professionell. Wir brauchen keine zusätzliche Software und müssen uns nicht langfristig binden. So bleiben wir flexibel. Zudem schätzen wir den Support der aufmerksamen GTC-Mitarbeiter."

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Uwe Streb

Festina Uhren GmbH


"Der Kundenservice hat uns super beraten. Jetzt holen wir viel mehr aus unseren Aktionen heraus, können Kampagnenvergleiche machen und erreichen genau, was wir wollen."

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Jürgen Klein

DATEV eG


"GTC ist unser langjähriger Partner für den SMS- und E-Mail-Versand und super zuverlässig. Daumen hoch."

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X-PERION Consulting AG


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Edgar Augel

Stadtmobil carsharing AG


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Schweizerischer KMU Verband


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Christof Korr

CreditPlus Bank AG


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