So bringen Sie Ihr E-Mailing in Bestform
12.12.2024
10 Tipps für das optimale E-Mailing
E-Mailings bieten unglaublich viele Möglichkeiten - aber auch viel Fehlerpotenzial. Damit Sie alles richtig machen und Ihre Mailings richtig schön, sicher und vor allem werbewirksam an Ihre Kunden bringen, haben wir diese Tipps für Sie zusammengestellt.
Tipp 1: Ihr E-Mailing rechtlich einwandfrei
a) Nicht ohne Einverständnis:
Versenden Sie Ihre E-Mailings nur mit dem Einverständnis des Empfängers. Das erspart viel Ärger und sorgt für viel positive Resonanz.
b) Abbestellung möglich machen:
Bieten Sie in der Mail eine Abmeldemöglichkeit - ganz einfach per Klick.
c) Impressum:
Mit Impressum ist Ihre E-Mail rechtlich einwandfrei und zeigt Seriosität.
d) Auftragsverarbeitungsvertrag:
Wenn Sie über Dritte versenden, benötigen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit demjenigen, der die Daten verarbeitet und versendet. Hier finden Sie unseren Auftragsverarbeitungsvertrag.
Tipp 2: So gewinnen Sie Adressen
a) Über Ihre Homepage:
Integrieren Sie ein Formular zum Abonnieren Ihres Newsletters. Weisen Sie darauf aktiv z.B. über ein Pop-Up-Fenster hin. Mehr Abonnenten gewinnen Sie durch zusätzliche Rabatte für eine Newsletter-Anmeldung.
b) Über Social Media:
Werben Sie mit zusätzlichen Vorteilen wie speziellen Rabatten oder Sonderangeboten, die Abonnenten exklusiv nur im Newsletter erhalten, für ein Abonnement.
c) Gewinnspiele:
Veranstalten Sie Gewinnspiele, um Adressen zu erhalten. Das Newsletter-Abonnement sollte dabei transparent und freiwillig erfolgen.
Wichtig: Anmeldung per Double-Opt-In
Um Missverständnisse und Ärger zu vermeiden, ist es wichtig, die Eintragung in Ihren Newsletter nachweisen zu können. Das Double-Opt-In-Verfahren hat sich hier durchgesetzt: der Abonnent trägt sich in Ihren Verteiler ein, erhält eine E-Mail und erst duch Klick auf den Aktivierungslink der Mail wird seine Adresse hinterlegt.
Übrigens: wir richten ein Formular mit Double-Opt-In-Funktion gerne für Sie ein! Sie integrieren das Formular einmalig auf Ihrer Homepage - alles andere erledigen wir vollautomatisch für Sie!
Tipp 3: Brezeln Sie Ihre E-Mailings richtig auf
Gestalten Sie schicke E-Mailings in Ihrem Corporate Design. Achten Sie auf einen guten Bild-Text-Mix und vermeiden Sie zu lange Textpassagen.
a) Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte
Darum legen Sie Wert auf eine gute Bildauswahl. Bilder werden heutzutage per Link in die Mail eingebunden - so bleibt das Mail-Volumen klein. Durch das Grafik-Nachladen beim Empfänger sieht Ihre Mail trotzdem gut aus. In unserem Template-Editor finden Sie eine kostenlose Bildauswahl - und die Einbindung per Link erfolgt automatisch.
b) Bewegte Bilder für den Wow-Effekt
Überraschen Sie die Empfänger mit einfachen, kleinen gifs - das können auch einfach nur wechselnde Produktbilder sein. Ganz gleich was: was sich bewegt, bekommt Aufmerksamkeit.
c) Bildunterdrückte Version - für den Fall der Fälle
Wenn Empfänger unterwegs sind, laden Sie evt. Bilder nicht nach. Geben Sie daher Ersatztexte ein. Diese erscheinen, wenn das Bild fehlt.
d) Barrierefreie E-Mails - damit Sie ALLE erreichen
Mit einfachen Maßnahmen können Sie dafür sorgen, dass Ihre E-Mail auch bei Seh-Einschränkungen erfasst werden kann. Verwenden Sie reinen Text (keine Integration von wichtigem Text im Bild), mid 12 px. groß und legen Sie für Ihre Bilder Alternativ-Texte an, die auch von Screenreadern ausgelesen werden können. Wählen Sie dunkle Schrift auf hellem Hintergrund. Hier finden Sie weitergehende Informationen zu barrierefreien E-Mails.
Das ist aber noch lange nicht alles - Wir zeigen Ihnen weitere Möglichkeiten und Features für Ihre E-Mailings.
Tipp 4: Gestaltung - aus Spam-Filtersicht
Auch erwünschte E-Mails bleiben in Spam-Filtern hängen. Daher sollen Sie beachten:
a) Betreffzeilen nicht zu werblich
Der Betreff sorgt nicht nur dafür, dass der Empfänger die Mail öffnet: auch der Spam-Filter schaut genau hin. Ein "allzu aggressiver" Auftritt ist hier kontraproduktiv. Verzichten Sie daher auf viele Großbuchstaben, Sonderzeichen und werbliche Reizworte (billig, kostenlos..).
b) Inhalt mit Bedacht wählen
Inhaltsfilter reagieren auf bspw. auf Texte, die unangemessene Sprache verwenden oder bestimmte Reizworte (billig, Sonderangebote oder bspw. mehrere Ausrufezeichen hintereinander) häufig enthalten. Bleiben Sie seriös und werben Sie nicht zu reißerisch.
c) Korrekte Sprache für den Empfänger
Es hört sich banal an: aber achten Sie darauf, den Empfänger in der korrekten Sprache anzusprechen. Manche Filter blocken Nachrichten die nicht in der Muttersprache des geografischen Gebiets des Empfängers geschrieben sind.
d) Vorsichtiger Einsatz von Bildern und Anhängen
Um die Textanalyse zu umgehen, arbeiten Spammer auch gerne mit Bildern und wenig Text. Daher gelten ein hoher Bild-Anteil sowie auch viele/große Anhänge als Spam-Indikator. Setzen Sie Bilder daher mit Bedacht ein. Ein Text-Bild-Verhältnis von 60:40 oder sogar 80:20 gilt als vorteilhaft.
e) Sauber programmierte HTML
Hinter jeder schicken Mail steckt eine Programmierung, die wir als Empfänger nicht gleich sehen - Spam-Filter aber schon. Und sie bewerten eine unsaubere Programmierung im Hintergrund als Spam-Indiz.
Übrigens: jede mit unserem Template-Editor erstellte Vorlage ist selbstverständlich sauber programmiert!
Tipp 5: Personalisieren für mehr Emotion
Nutzen Sie die Möglichkeit des E-Mailings, den Empfänger individuell anzusprechen. Denn Personalisierung kann emotionale Nähe schaffen.
Schon einfache Personalisierungen bringen Sie näher zum Ziel, z.B.:
a) die Anrede - nichts hört der Mensch lieber als seinen eigenen Namen. So fühlt er sich gleich zu Beginn des Mailings angesprochen
b) der Wohnort ("Grüße nach <Wohnort>")- das reduziert die Distanz
c) individuelle Gutscheincodes - jeder bekommt gerne etwas geschenkt.
aber auch Kundennummer, Termine, Rabatte u.v.m. eignen sich.
Hier können Sie personalisieren:
a) im Betreff - z.B. mit dem Namen des Empfängers
b) im Mailtext - Anrede, Kundennummer etc - alles ist möglich
c) im Absender - individuelle Absenderadressen, z.B. je nach Mitarbeiter.
Voraussetzung für die Personalisierung ist nur, dass die entsprechenden Informationen in Ihrem Verteiler enthalten sind. Der jeweilige Spaltenname wird dabei im Betreff oder Mail-Text platziert - und beim Versand werden die individuellen Inhalte je Empfänger automatisch eingefügt.
Tipp 6: Das Wichtigste: Der Content
Der Inhalt Ihres Newsletters muss stimmen - sonst risikieren Sie viele Abmelder, die Sie vorher im Schweiße Ihres Angesichts akquiriert haben. Achten Sie vor allem hierauf:
a) Relevanz für die Zielgruppe
Der Köder muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler. Stimmen Sie die Inhalte auf Ihre Zielgruppe ab, sprechen Sie den Jargon Ihrer Empfänger und zeigen Sie die Vorteile aus der Sicht der Kunden.
b) Betreffzeile als Aufreißer
Rütteln Sie auf, machen Sie neugierig und bieten Sie im Betreff gleich einen Vorteil. Vermeiden Sie aber spam-verdächtige Wörter wie "billig".
c) Wichtigste Aussagen oben
Oft wird nur der Anfang gelesen, also bringen Sie alles Wichtige gleich dort. Also nicht Konzentration verpuffen lassen durch eine oberste Zeile im Stil "wenn Sie das nicht sehen, klicken Sie hier".
d) Kurz und knackig
Machen Sie es kurz. Bieten Sie ausführliche Infos lieber auf den Landingpages. Die E-Mailings selbst sind vor allem der Teaser für Ihre Angebote und Infos auf der Homepage.
Tipp 7: Zustellung erhöhen
Nur, wenn Ihr Mailing ankommt, können Sie Ihre Ziele erreichen. Hierauf müssen Sie bei der Zustellung achten:
a) SPF-Records korrekt setzen
Um festzustellen, ob ein Absender einer Mail korrekt ist, nutzt man SPF-Records (Sender Policy Framework). Hier ist hinterlegt, welche IP-Adresse Mails mit diesem Absender versenden darf. Bei Versand über einen E-Mail-Dienstleister müssen Sie Ihre SPF-Records erweitern (Bei GTC z.B.: v=spf1 mx include:kundenmailing.net ~all).
Nähere Informationen zu SPF-Records finden Sie hier:
Video: SPF-Records einrichten
Webseite: Alle Sicherheitseinstellungen auf einen Blick
b) Zweitzustellung gegen Greylisting
Spammer versuchen meist nur eine einmalige Zustellung über ihre IP-Adresse. Daher lehnen Empfänger oft Mails neuer Empfänger bei der ersten Zustellung zunächst ab (Greylisting). Bei einer Zweitzustellung kurz darauf von der gleichen IP-Adresse aus, wird diese dann aber wie gewünscht angenommen.
Übrigens: natürlich erledigen wir in diesen Fällen die Zweitzustellung automatisch und ohne Zusatzkosten für Sie.
c) Überprüfung von Blacklists
Schätzt ein Empfangsserver Ihre Absender-IP - auch fälschlicherweise, bspw. aufgrund vieler Mails zur gleichen Zeit - als Spam-Versender ein, kann es schnell passieren, dass Sie auf einer Blacklist landen und bis zu einer Entsperrung dauerhaft gesperrt werden. Überprüfen Sie daher regelmäßig, dass Sie nicht auf Blacklists gelistet werden - und reagieren Sie ggf.
Übrigens: unsere Technik überprüft vollautomatisch alle relevanten Blacklists und reagiert im Falle einer Listung sofort.
d) Verteilerbereinigung
Ein hoher Anteil unzustellbarer Mails kann Ihrer Reputation beim Spamfilter schaden. Werten Sie Ihre Versandprotokolle nach jedem Versand aus und korrigieren Sie fehlerhafte Adressen. Sonst können auch Mails an korrekte Adressen beim nächsten Versand vom Empfänger aufgrund zu hoher Falschadressen abgelehnt werden.
e) Versand mit DKIM
Einige Provider setzen den signierten Versand mit einem DKIM-Schlüssel voraus, um eine Mail entgegenzunehmen. Kein Problem mit GTC: Sie können in Ihrem geschützten Kundenbereich ein DKIM-Schlüsselpaar generieren. Den öffentlichen Schlüssel hinterlegen Sie einmalig im DNS Ihrer Absenderdomain - das war´s. Bei jedem Versand aktivieren Sie "Mit DKIM versenden" - und der Versand erfolgt automatisch DKIM-signiert. Ohne Zusatzkosten für Sie. So erhöhen Sie Ihre Zustellquote zusätzlich.
Nähere Informationen zu DKIM finden Sie hier:
Video: DKIM bei GTC einrichten
Video: So funktioniert DKIM
Webseite: Alle Sicherheitseinstellungen auf einen Blick
10 Tipps zur besseren Zustellbarkeit finden Sie hier: 10 Tipps zur Zustellung.
Tipp 8: Vor dem Versand: Testen
Mit einem Klick versenden Sie Ihre E-Mailing - damit nichts schief geht, sind Vorab-Tests wichtig:
a) Text und Links
Die E-Mail repräsentiert Sie nach außen - daher prüfen Sie die E-Mail auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Klicken Sie jeden Link und überprüfen Sie das Ziel.
b) Abmeldelink
Geben Sie dem Empfänger immer die Möglichkeit, sich mit einem Klick abzumelden. Dies erspart Ihnen nicht nur Ärger - Sie sind dazu auch rechtlich verpflichtet.
c) Darstellung in unterschiedlichen Clients
Je nach Empfänger-Client können Mails unterschiedlich dargestellt werden. Testen Sie das vorher!
Übrigens: Die Vorlagen unseres Template-Editors sind automatisch für die gängigsten Clients optimiert.
d) Darstellung auf unterschiedlichen Endgeräten
Drei Spalten nebeneinander sehen auf einem großen Bildschirm toll aus - aber auf dem Smartphone sind sie kaum lesbar. Achten Sie auf ein Responsive Design: die Vorlage passt sich dann automatisch an.
Übrigens: die Vorlagen unseres Template-Editors sind alle im Responsive-Design und passen sich daher jedem Endgerät an.
Tipp 9: Optimaler Versandzeitpunkt
In der Mailflut und Hektik des Tages wird eine eingehende Mail auch schnell mal einfach gelöscht. Daher ist es wichtig, dass Ihre Mail den Empfänger erreicht, wenn er aufnahmefähig ist. Hier tickt jeder anders.
Business-to-Business (B2B):
Als optimaler Versandzeitpunkt werden oft Mittwoch und Donnerstag empfohlen. Montag und Freitag können Brücken- oder freie Tage sein, daher wird hiervon häufig abgeraten. Morgens sind die Empfänger eher empfänglich - hingegen ist die Mittagspausenzeit nicht zu empfehlen. Aber testen Sie selbst, wie Ihre Zielgruppe tickt.
Business-to-Consumer (B2C):
Privatpersonen erreichen Sie besser außerhalb der Arbeitszeit - der Freitag nachmittag eignet sich z.B. sehr gut. Auch die Mittagspausenzeit ist ein beliebter Versandzeitpunkt. Testen Sie am besten selbst.
Übrigens: Der optimale Versandzeitpunkt kann sehr unterschiedlich sein je nach Zielgruppe. Testen Sie daher am besten selbst zu unterschiedlichen Zeiten - und vergleichen Sie dann Öffnungsrate und Klickverhalten.
Tipps zum richtigen Versandzeitpunkt finden Sie auch hier: Richtiger Versandzeitpunkt.
Tipp 10: E-Mailings auswerten
Um Ihr E-Mail-Marketing Schritt für Schritt zu optimieren, ist die Nachbearbeitung wichtig.
a) Protokoll
Kontrollieren Sie, wer Ihr Mailing erhalten hat und aktualisieren Sie fehlerhafte Adressen. Nur so bleibt Ihr Verteiler dauerhaft gut. Wenn Sie keine Zeit haben, löschen Sie die dauerhaften fehlerhaften Adressen (Hardbounces) zumindest vor dem nächsten Versand aus dem Verteiler: zu viele fehlerhafte Adressen können sonst zu einer Ablehnung Ihrer Mails an korrekte Adressen führen.
b) Öffnungsrate und Linktracking
Optimieren Sie Versandzeitpunkt und Betreff durch den Vergleich der Öffnungsraten gleicher Kampagnen. Prüfen Sie anhand von Linktracking, welche Themen Ihre Zielgruppe besonders interessiert haben, um Ihre Themenschwerpunkte zielgruppengerecht zu setzen.
c) Wie und womit öffnen Empfänger
Lesen Ihre Empfänger vorwiegend auf mobilen Geräten? Dann arbeiten Sie tendenziell mit weniger Text und größeren Buttons - das macht das Lesen und Agieren für den Empfänger einfacher.
Übrigens: In Ihrem Kundenbereich finden Sie all diese Informationen zu Ihrem E-Mailing: Statistiken und Protokolle zum Versand, Öffnungsrate und Linktracking - und auch Auswertungen der Mail-Clients und Geräte, mit denen die Empfänger Ihre Mail geöffnet haben.
Sie wollen mehr aus Ihren E-Mailings rausholen? Dann probieren Sie doch mal Follow-Up-Mailings.
Fazit
E-Mailings sind eine ganz tolle Möglichkeit, um Kunden zu gewinnen und zu binden. Doch es gibt viele Fallstricke, die dazu führen können, dass der Empfänger Ihre E-Mail nicht bekommt - oder nicht gerade werbewirksam. Wenn Sie die Tipps beachten, sind Sie auf dem besten Weg, Ihre E-Mailings zum Verkaufsschlager zu machen. Gerne unterstützen wir Sie dabei!
Hier finden Sie nähere Infos zum E-Mail-Versand über GTC
